Счёт-фактура — документ, по которому вы принимаете НДС к вычету. Если в нём ошибка или он оформлен не так, как требует налоговая, вычет снимут, а налог придётся платить из своих денег. Проверить ключевые поля счёта-фактуры владелец может сам, без знания бухгалтерских программ.
Какие поля счёта-фактуры проверить в первую очередь
Начните с реквизитов продавца и покупателя. Названия организаций, ИНН, КПП, адреса должны совпадать с учредительными документами и с тем, что указано в договоре. Опечатка в ИНН или лишняя буква в названии — повод вернуть документ на переоформление.
Дальше смотрите на дату и номер. Номер идёт по порядку, дата не может быть позже даты отгрузки или получения аванса. Если номера прыгают или повторяются, спросите бухгалтера, как ведётся журнал счетов-фактур.
Проверьте, что именно вам продали. В табличной части должны быть наименование товара, работы или услуги, единица измерения и количество. Формулировка вроде «услуги по договору» без расшифровки — слабое место: при проверке сложно доказать, что услуга реальна.
Отдельно посмотрите на ставку и сумму НДС. Ставка должна соответствовать тому, что вы обсуждали с поставщиком, а сумма налога — арифметически сходиться со стоимостью без НДС. Если поставщик применяет льготу или освобождение, в счёте-фактуре будет соответствующая пометка, и вычет по такому документу не заявляется.
Сверка счёта-фактуры с реальностью сделки
Документ должен описывать то, что произошло на самом деле. Сравните счёт-фактуру с договором, накладной, актом выполненных работ, платёжным поручением. Даты, суммы и содержание должны совпадать.
Проверьте, что вы действительно получили товар или результат работ. Вычет заявляется по оприходованным ценностям. Если счёт-фактура есть, а товар не пришёл или акт подписан формально, вычет снимут.
Посмотрите на поставщика. Он должен быть действующим, а сделка — иметь деловую цель. Если контрагент зарегистрирован недавно, у него нет сотрудников и имущества, а цена заметно ниже рынка, это риск. Налоговая проверяет такие связи и может признать вычет необоснованной выгодой.
Признаки, что бухучёт ведётся качественно
Качественный учёт виден по порядку в документах. Счета-фактуры хранятся в одном месте, подшиты по датам, к каждому приложены первичные документы. Вы можете попросить любую папку и за пару минут найти нужный документ.
Бухгалтер сам сообщает вам о сроках и о том, какие документы нужны. Вы не выясняете это в последний день отчётности. Хороший признак — регулярные короткие отчёты: сколько налогов начислено, что уплачено, какие долги висят.
Сверка с налоговой проводится не только по требованию. Если бухгалтер раз в квартал или год сверяет расчёты с бюджетом и показывает вам результат, ошибки ловятся раньше, чем их найдёт инспекция.
Ещё один признак — документы не переделывают задним числом. Исправления оформляются корректно, с объяснением причины. Если вы видите, что счёт-фактуру перевыставили «для порядка» после сдачи отчётности, задайте вопрос.
Что спросить у бухгалтера
Спросите, как ведётся книга покупок и книга продаж и кто отвечает за сверку счетов-фактур с этими регистрами. Уточните, что происходит, если поставщик прислал документ с ошибкой: кто ему пишет, в какой срок и как фиксируется замена.
Попросите объяснить, по каким сделкам за последний период заявлен вычет и нет ли среди контрагентов рискованных. Бухгалтер должен уметь назвать критерии, по которым он оценивает поставщика.
Спросите, как хранятся документы и что будет, если налоговая запросит их копии. Уточните, есть ли у вас доступ к электронным счетам-фактурам и кто получает их от контрагентов.
Попросите показать, как выглядит ваш налоговый регистр по НДС. Если ответ сводится к «всё под контролем», а показать нечего, это повод насторожиться.
Тревожные сигналы и что с ними делать
Первый сигнал — вы не видите первичных документов. Вам приносят только цифры к уплате, а накладные и акты не показывают. Требуйте документы до подачи отчётности, а не после.
Второй — счета-фактуры появляются задним числом, после того как отчётность уже сдана. Это значит, что учёт ведётся не по факту сделок, а подгоняется под результат. Обсудите с бухгалтером причину и попросите навести порядок в первичке.
Третий — вы не можете получить ответ, по какой сделке заявлен вычет. Если бухгалтер не может связать сумму вычета с конкретными документами, риск претензий высок.
Четвёртый — контрагенты жалуются, что им не отвечают на запросы об исправлении документов. Это ваша репутация и ваш вычет.
При любом из этих сигналов сначала соберите документы по спорным сделкам. Затем проведите сверку с поставщиками и с налоговой. Если ошибки подтвердились, оформите исправленные счета-фактуры и уточнённую отчётность. Дальше решайте, продолжать работу с этим бухгалтером или менять подход к учёту.
Частые вопросы
Можно ли принять вычет, если в счёте-фактуре опечатка в адресе?
Рискованно. Ошибки в реквизитах сторон дают налоговой повод снять вычет. Попросите поставщика переоформить документ.
Что делать, если поставщик не прислал счёт-фактуру?
Запросите документ письменно. Без счёта-фактуры вычет по этой сделке заявить нельзя, а расходы придётся подтверждать другими документами.
Как часто владельцу проверять документы самому?
Достаточно выборочной проверки перед сдачей отчётности и сверки с бухгалтером по крупным сделкам. Главное — видеть первичные документы, а не только итоговые суммы.
Опасно ли работать с поставщиком, который зарегистрирован недавно?
Само по себе это не запрет. Но проверьте, есть ли у контрагента ресурсы для сделки и совпадает ли цена с рынком. При признаках фиктивности вычет снимут.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.