Книга покупок показывает, какие счета-фактуры вы приняли к вычету. Если в ней есть записи по документам с ошибками, вычет по ним могут снять. Проверить это можно самому, не дожидаясь бухгалтера.
Что такое книга покупок и почему она важна владельцу
Книга покупок — это список счетов-фактур, по которым вы заявляете вычет. Каждая строка — это документ от поставщика и сумма налога, которую вы уменьшаете к уплате. Ошибка в строке означает, что вычет по этой сумме под вопросом.
Владельцу не нужно знать проводки. Достаточно понимать: каждая запись должна опираться на реальную поставку и на корректный документ. Если документ оформлен неверно, вычет по нему не защищён.
Признаки, что учёт ведётся качественно
Качественный учёт видно по порядку, а не по обещаниям. Вот что можно проверить без специальных знаний.
Книга покупок совпадает с тем, что вы реально закупали. Вы можете открыть список крупных поставщиков и сверить: все ли они есть в книге, нет ли там лишних строк.
По каждой крупной сделке есть документы: договор, счёт-фактура, накладная или акт. Они лежат в одном месте и доступны по первому запросу.
Счета-фактуры от поставщиков проверяются до того, как попасть в книгу. Бухгалтер сверяет реквизиты, а не просто переписывает суммы.
Вам регулярно показывают сводку: сколько вычетов заявлено, по каким поставщикам, какие документы вызывают сомнения. Если вы узнаёте о проблемах только при проверке, это тревожный сигнал.
Конкретные проверки, которые владелец может сделать сам
Выберите несколько крупных поставщиков за последний период и пройдите по шагам.
Сверьте название и реквизиты контрагента в счёте-фактуре с договором. Расхождения в наименовании, адресе или номере — повод задать вопрос.
Проверьте, что счёт-фактура относится именно к вашей поставке. Номер и дата документа должны совпадать с тем, что указано в накладной или акте.
Посмотрите, нет ли в книге покупок строк по поставщикам, с которыми вы не работали или работали давно. Лишняя строка — это риск.
Сравните сумму вычета по крупным сделкам с суммой налога в счёте-фактуре. Если цифры расходятся, попросите объяснить.
Проверьте, что счета-фактуры от поставщиков вообще дошли до вас. Иногда документ теряется, и вычет по нему не заявляется — вы платите больше, чем могли бы.
Что спросить у бухгалтера
Задайте вопросы прямо и попросите ответить документами, а не общими словами.
Как вы проверяете счета-фактуры поставщиков перед включением в книгу покупок? Что именно сверяете?
Есть ли сейчас счета-фактуры, по которым вы сомневаетесь в вычете? Покажите их.
Как вы отслеживаете, что поставщик не потерял документ и что счёт-фактура соответствует поставке?
Что произойдёт с вычетом, если в счёте-фактуре найдётся ошибка? Кто её исправляет — мы или поставщик?
Попросите показать книгу покупок за период и объяснить любую строку, которую вы не узнаёте. Если объяснение сводится к «так надо», это повод копать дальше.
Тревожные сигналы и что делать
Сигнал первый: в книге покупок есть поставщики, которых вы не помните. Попросите документы по каждой такой строке. Если документов нет, строку нужно разобрать до проверки.
Сигнал второй: счета-фактуры оформлены с расхождениями в реквизитах. Обратитесь к поставщику за исправленным документом. Пока исправления нет, вычет по такому счёту-фактуре под вопросом.
Сигнал третий: бухгалтер не может быстро показать документы по крупной сделке. Значит, порядок в бумагах не поддерживается. Начните с наведения порядка по крупным поставщикам.
Сигнал четвёртый: вам не показывают сводку по вычетам и не сообщают о сомнительных документах. Договоритесь о регулярном отчёте: какие вычеты заявлены и где есть риски.
Если нашли ошибку, действуйте по порядку. Сначала соберите документы по проблемной строке. Затем свяжитесь с поставщиком и запросите исправленный счёт-фактуру. После этого попросите бухгалтера убрать или заменить запись в книге покупок и объяснить, как это повлияет на налог.
Частые вопросы
Может ли ошибка поставщика в счёте-фактуре лишить меня вычета?
Да, если документ оформлен с нарушениями. Поэтому счета-фактуры нужно проверять до включения в книгу покупок, а не после.
Обязан ли я сам проверять книгу покупок, если есть бухгалтер?
Вести учёт — задача бухгалтера, но отвечает за вычеты компания. Регулярная сверка крупных сделок помогает заметить проблему раньше проверки.
Что делать, если поставщик не присылает исправленный документ?
Зафиксируйте запрос и сохраните переписку. Пока корректного документа нет, вычет по этой строке остаётся под риском.
Как понять, что бухучёт ведётся качественно, без глубоких знаний?
Смотрите на порядок: документы по крупным сделкам находятся быстро, книга покупок совпадает с реальными закупками, а о сомнительных документах вам сообщают заранее.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.