Если налоговая сообщила о расхождениях по НДС, действовать нужно быстро и по порядку: выяснить, какие именно записи не совпали, собрать подтверждающие документы и решить, исправлять отчётность или давать пояснения. Заодно стоит проверить, как ведётся учёт в компании, — расхождения обычно сигнал о слабом контроле, а не о разовой случайности.
Сначала разберитесь, что именно нашла налоговая
Расхождения по НДС — это не всегда ошибка. Инспекция сопоставляет данные из вашей отчётности с данными контрагентов и с другими источниками. Несовпадение может означать и реальную ошибку, и техническую ситуацию: контрагент не отразил счёт-фактуру, подал уточнёнку, указал другой номер документа.
Поэтому первое действие — получить точный перечень позиций, по которым есть вопросы. Запросите его у бухгалтера в письменном виде: какие счета-фактуры, какие суммы, какие контрагенты. Без такого списка обсуждать нечего.
Дальше по каждой позиции нужно найти первичные документы: счёт-фактуру, договор, накладную или акт, подтверждение оплаты. Если документы есть и оформлены верно, готовится пояснение. Если ошибка действительно есть — её исправляют.
Как понять, что бухучёт ведётся качественно
Качество учёта видно не по толщине папок, а по тому, сходится ли одно с другим. Вот признаки, которые владелец может проверить сам, не будучи бухгалтером.
Отчётность сходится с первичкой. Возьмите любую крупную сделку за месяц и проследите путь: договор, счёт-фактура, запись в книге продаж или покупок, сумма в декларации. Если на любом шаге документ «теряется» или сумма расходится — это тревожно.
Нет расхождений с контрагентами. Попросите бухгалтера регулярно сверять данные по НДС с ключевыми поставщиками и покупателями. Расхождения дешевле ловить самим, чем получать вопросы от инспекции.
Сроки не нарушаются. Отчётность и платежи уходят вовремя, а не в последний момент и не после напоминания. Постоянные переносы и «доделаем завтра» — признак перегруженного или неорганизованного учёта.
Документы собираются в течение месяца. Если первичка приносится раз в квартал кучей и разбирается задним числом, ошибки почти неизбежны.
Учёт ведётся в одной системе. Данные не дублируются вручную в нескольких таблицах, нет «параллельной бухгалтерии» в тетради или переписке.
Вам понятны цифры. Бухгалтер может объяснить простыми словами, откуда взялась сумма налога к уплате. Если в ответ звучит только «так программа посчитала», это повод копать глубже.
Что спросить у бухгалтера
Разговор лучше вести по конкретным пунктам, а не «как у нас дела».
Спросите, как организована сверка с контрагентами по НДС и как часто она проводится. Уточните, кто отвечает за сбор первичных документов и что происходит, если документ не пришёл вовремя. Попросите показать, как выглядит книга покупок и книга продаж за последний период и сходятся ли они с декларацией.
Отдельный вопрос — как фиксируются исправления. Если ошибку нашли, должно быть понятно, что именно исправили, когда и на основании чего. Хаотичные правки без следов — плохой знак.
И последнее: спросите, какие расхождения уже были и как их закрыли. Бухгалтер, который ведёт учёт аккуратно, ответит по фактам. Размытый ответ — сам по себе сигнал.
Тревожные сигналы
Насторожить должны несколько вещей сразу.
Бухгалтер не может быстро показать документы по конкретной сделке. Отчётность сдаётся, но объяснить происхождение сумм никто не берётся. Первичные документы хранятся в беспорядке или только в электронной почте. Исправления вносятся без пояснений. Сверки с контрагентами не проводятся вообще.
Отдельный сигнал — если учёт ведёт один человек без подстраховки, а доступы к системам и документам есть только у него. Это риск и для бизнеса, и для восстановления учёта в случае чего.
Что делать при расхождениях и тревожных сигналах
Сначала зафиксируйте план: какие позиции проверяем, кто готовит документы, к какому моменту всё собрано. Назначьте ответственного и сроки внутри компании — так процесс не растянется.
По каждой позиции подготовьте документы и решение: пояснение, уточнённая отчётность или исправление. Не отправляйте ответ, пока не сверили его с первичкой.
Если выяснилось, что учёт ведётся слабо, разумно провести проверку учёта за прошедший период и навести порядок в документах. Иногда стоит пересмотреть, как организована работа с бухгалтерией: распределить обязанности, настроить сверки, ввести регулярный контроль.
И главное — не откладывайте. Расхождения, оставленные без ответа, имеют свойство накапливаться и превращаться в более серьёзный разговор.
Частые вопросы
Что делать в первую очередь, если налоговая сообщила о расхождениях?
Получите у бухгалтера точный перечень позиций и проверьте по ним первичные документы. Дальше решайте по каждой: пояснение или исправление.
Можно ли самому проверить качество учёта, если я не бухгалтер?
Да. Проследите путь крупной сделки от договора до декларации и проверьте, сходятся ли суммы. Ещё один простой тест — попросить объяснить цифры простыми словами.
Какие вопросы задать бухгалтеру?
Про сверку с контрагентами, порядок сбора документов, исправления и прошлые расхождения. Конкретные ответы по фактам — хороший признак.
Что делать, если учёт оказался запущенным?
Проведите проверку учёта за прошедший период, наведите порядок в документах и пересмотрите организацию работы бухгалтерии. Не откладывайте разбор расхождений.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.