Входной НДС теряется или задваивается чаще всего из-за невнимательности в первичке и сверках. Проверить это можно самому, не разбираясь в проводках: сравните документы от поставщиков с тем, что попало в учёт, и посмотрите, сходятся ли суммы к уплате с вашими ожиданиями. Ниже — что именно смотреть и о чём спрашивать бухгалтера.
Что значит «теряется» и «задваивается»
Теряется — когда счёт-фактура или другой документ от поставщика есть, а к вычету его не поставили. Причины бывают бытовые: письмо с документом ушло в спам, бумага задержалась в пути, счёт-фактуру не загрузили в учёт. Итог один: вы платите налог больше, чем могли бы.
Задваивается — когда один и тот же документ попал в учёт дважды. Например, поставщик прислал счёт-фактуру повторно, и её провели ещё раз. Или исправительный документ завели как новый, не отменив старый. Здесь риск другой: вычет заявлен больше положенного, и при проверке это вскроется.
Оба случая владелец может заметить без доступа к проводкам. Нужны только документы от контрагентов и отчёты, которые бухгалтер и так формирует.
Проверка первая: сверьте поступления с учётом
Соберите все счета-фактуры и универсальные передаточные документы, которые пришли от поставщиков за период. Попросите бухгалтера показать список документов, принятых к учёту за тот же период. Сравните два списка по номерам и датам.
Если в вашем списке есть документ, которого нет в учёте, — это потеря. Если в учёте документ встречается дважды — это задвоение. Такую сверку полезно делать не раз в год, а регулярно, пока документы свежие и поставщик ещё может быстро ответить.
Проверка вторая: книга покупок и книга продаж
Книга покупок показывает, какие вычеты вы заявили. Книга продаж — какие суммы вы начислили. Попросите показать обе и пробегитесь по ним глазами.
Что искать в книге покупок: повторяющиеся записи с одинаковыми номером и датой документа, записи с исправлениями, подозрительно крупные суммы от поставщиков, с которыми вы мало работали. Что искать в книге продаж: операции, которых вы не помните, и возвраты, оформленные не так, как вы ожидали.
Вы не обязаны понимать каждую строку. Достаточно заметить вопрос и задать его бухгалтеру — это уже половина проверки.
Проверка третья: сходится ли налог с вашей картиной бизнеса
Вы примерно знаете, сколько продали и сколько купили. Если налог к уплате резко вырос без роста выручки — вероятно, часть вычетов не попала в учёт. Если налог упал без падения продаж — возможно, вычеты заявлены с избытком.
Резкие скачки стоит объяснять, а не списывать на «так посчиталось». Попросите бухгалтера разложить сумму к уплате: сколько начислено, сколько принято к вычету, что дало разницу с прошлым периодом.
Что спросить у бухгалтера
Задавайте вопросы про процесс, а не про цифры. Так вы увидите, есть ли система.
- Как вы получаете документы от поставщиков и где проверяете, что все дошли?
- Что вы делаете, если поставщик прислал счёт-фактуру повторно?
- Как вы отслеживаете исправленные и заменённые документы?
- Кто и как часто сверяет учёт с документами контрагентов?
- Что происходит с документом, который пришёл после сдачи отчётности?
Спокойные и конкретные ответы — хороший знак. Если в ответ звучит «там всё автоматически» без деталей, попросите показать, как это работает на примере одного поставщика.
Тревожные сигналы
Стоит разбираться, если:
- вы находите у себя документы, которых нет в учёте, регулярно;
- в книгах видны повторяющиеся записи;
- бухгалтер не может быстро показать список принятых документов;
- суммы к уплате меняются скачками без понятной причины;
- на ваши вопросы отвечают общими словами и просят «не лезть в учёт»;
- документы от поставщиков теряются, и никто этого не замечает.
Один такой сигнал — повод для разговора. Несколько сразу — повод менять порядок работы с документами.
Что делать, если нашли проблему
Сначала зафиксируйте факты: какие документы не учтены или учтены дважды, за какой период. Затем обсудите с бухгалтером, как это исправить и как не допустить повторения.
Если ошибка уже повлияла на отчётность, порядок исправления зависит от ситуации — пусть бухгалтер объяснит его вам простыми словами. Заведите привычку хранить все документы от поставщиков в одном месте, доступном и вам, и бухгалтеру. И договоритесь о регулярной сверке — тогда потери и задвоения будут всплывать сразу, а не через год.
Частые вопросы
Я не бухгалтер. Реально ли мне самому это проверить?
Да. Вам достаточно сравнить список документов от поставщиков со списком того, что принято к учёту, и просмотреть книги покупок и продаж на повторы.
Как часто нужно делать такую сверку?
Достаточно регулярно, пока документы свежие. Чем раньше вы заметите расхождение, тем проще его исправить и тем быстрее ответит поставщик.
Что делать, если бухгалтер отказывается показывать книги и списки документов?
Это само по себе тревожный сигнал. Учёт — ваша ответственность как владельца, и вы вправе видеть, какие документы приняты и какие суммы заявлены.
Поставщик прислал счёт-фактуру повторно. Это опасно?
Само по себе нет. Опасно, если её проведут в учёт второй раз. Предупредите бухгалтера о повторном документе и уточните, что он не попадёт в учёт дважды.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.