Книга продаж показывает, насколько аккуратно в компании собирают данные о выручке. Если записи в ней совпадают с реальными отгрузками и оплатами, бухучёт, скорее всего, в порядке. Если книга заполняется формально или с задержками, ошибки почти наверняка есть и в других участках учёта.
Что такое книга продаж и почему она показательна
Книга продаж — это сводный регистр, куда попадают сведения о выставленных счетах-фактурах и о выручке. Она связана с книгой покупок, декларацией по налогу и данными бухгалтерского учёта. Ошибка в одной строке тянет за собой расхождения в отчётности.
Для владельца это удобная точка проверки. Вам не нужно разбираться в проводках и планах счетов. Достаточно посмотреть, как книга соотносится с тем, что вы знаете о своём бизнесе.
Если вы продаёте через сайт, розницу или по договорам с отсрочкой, книга всё равно должна отражать все обороты. Когда часть продаж в ней не видна, значит, учёт ведётся не полностью.
Признаки качественного учёта по книге продаж
Хороший учёт узнаётся по нескольким простым вещам.
Записи вносятся регулярно, а не разово перед сдачей отчётности. У каждой строки есть основание: счёт-фактура, отгрузочный документ, платёж. Даты и суммы совпадают с первичными документами.
Книга сходится с тем, что вы видите в своём бизнесе. Сумма продаж за период близка к выручке по кассе, эквайрингу и банковским поступлениям от покупателей. Расхождения объяснимы: возвраты, авансы, неотгруженные заказы.
Данные книги согласуются с отчётностью, которую сдают в налоговую. Если бухгалтер показывает вам декларацию, суммы продаж в ней должны соответствовать книге.
Ещё один признак — книга ведётся в учётной программе, а не вручную в таблице. Тогда меньше риск арифметических ошибок и потери строк.
Проверки, которые владелец может сделать сам
Вам не нужны специальные знания, чтобы провести несколько простых сверок.
Сравните выручку по банку и кассе за месяц с итогом книги продаж за тот же месяц. Разница должна объясняться: авансы, возвраты, продажи с отсрочкой платежа. Если разница большая и никто не может её пояснить, это повод разбираться.
Возьмите несколько крупных сделок и найдите их в книге. Проверьте дату, сумму и покупателя. Если сделка есть в документах, но её нет в книге, часть продаж выпала из учёта.
Посмотрите, как быстро появляются записи. Если за прошлый месяц книга пустая, а отгрузки были, учёт ведётся с задержкой. Это риск ошибок и пропусков.
Спросите, кто и на каком основании вносит записи. Ответ «вносим, когда дойдут руки» — плохой знак.
Что спросить у бухгалтера
Задайте несколько прямых вопросов и посмотрите на реакцию.
Как книга продаж сверяется с выручкой по банку и кассе и как часто. Кто отвечает за полноту записей. Что происходит с возвратами и корректировками: где они отражаются и видно ли это в книге.
Попросите показать, как выглядят записи по одной-двум вашим сделкам. Хороший бухгалтер откроет документ и покажет строки. Если вместо этого идут общие объяснения, это тревожно.
Спросите, какие расхождения уже находили и как их закрывали. Ответ покажет, ведётся ли вообще контроль, а не только заполнение форм.
Тревожные сигналы
Насторожиться стоит в нескольких случаях.
Книга заполняется только перед сдачей отчётности, а в остальное время не обновляется. Суммы в ней заметно ниже реальной выручки. Записи не совпадают с первичными документами по датам или суммам.
Бухгалтер не может быстро показать записи по конкретной сделке. На вопросы о сверках отвечает общими словами. Вы получаете отчётность, но не понимаете, откуда в ней взялись цифры.
Ещё один сигнал — работа вручную в таблицах без связи с учётной программой. Так теряются строки и появляются двойные записи.
Что делать при проблемах
Сначала зафиксируйте расхождения: выпишите, какие сделки или суммы не совпали. Это даст предметный разговор, а не общие претензии.
Попросите бухгалтера провести сверку книги продаж с выручкой и первичными документами и показать результат. Обсудите, как будет устроен регулярный контроль: кто сверяет, как часто, где хранятся подтверждения.
Если ошибки повторяются, стоит проверить весь учёт, а не только книгу продаж. Иногда проще передать учёт другой команде и запросить восстановление данных. Решение принимайте по фактам: насколько полно и вовремя ведётся учёт и можете ли вы сами проверить любую цифру в отчётности.
Частые вопросы
Можно ли оценить бухучёт только по книге продаж?
Это хорошая отправная точка, но не полная картина. Книга показывает полноту и аккуратность учёта выручки, а покупки, зарплаты и налоги нужно проверять отдельно.
Что делать, если книга продаж не совпадает с выручкой по банку?
Зафиксируйте расхождения по конкретным сделкам и попросите бухгалтера объяснить каждое. Если объяснений нет, проверьте учёт целиком.
Как часто владельцу смотреть книгу продаж?
Достаточно регулярной сверки, например раз в месяц или квартал. Главное — делать это до сдачи отчётности, а не после.
О чём говорит ручное заполнение книги в таблице?
О повышенном риске ошибок и потери строк. Стоит обсудить переход на учёт в программе и сверку данных с первичными документами.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.