Вычеты НДС в декларации должны совпадать с итогом книги покупок за тот же период. Если суммы расходятся, декларация недостоверна, и это видно налоговой при сверке. Проверить это можно самому, не разбираясь в проводках: нужны декларация, книга покупок и немного внимания к деталям.
Что именно вы сверяете
Декларация по НДС состоит из разделов, но владельцу достаточно смотреть на итоговые суммы. В книге покупок есть итоговая строка за период. Сумма вычетов в декларации должна быть равна этой строке.
Речь идёт о вычетах по счетам-фактурам от поставщиков. Если бухгалтер принял вычет, он обязан отразить счёт-фактуру в книге покупок. Одно без другого не бывает.
Сверяйте не только общий итог, но и период. Вычеты, относящиеся к другому кварталу, в текущей декларации не отражаются. Это частая причина расхождений.
Проверка первая: итог книги покупок против декларации
Попросите у бухгалтера книгу покупок за проверяемый период и декларацию по НДС. Возьмите последнюю страницу книги — там итоговая сумма. Сравните её с суммой вычетов в декларации.
Суммы должны совпасть до копейки. Если разница есть, спросите, чем она объясняется. Ответ «округлили» или «небольшая погрешность» — плохой знак: в отчётности такого быть не должно.
Отдельно посмотрите, что книга покупок сформирована именно за тот квартал, за который сдана декларация. Даты и период должны совпадать.
Проверка вторая: есть ли документ под каждым вычетом
Вычет НДС возможен только при наличии счёта-фактуры или другого документа, который его заменяет. Попросите бухгалтера показать, что за каждой строкой книги покупок стоит документ от поставщика.
Выборочно проверьте несколько крупных строк. Возьмите счёт-фактуру из папки и найдите её в книге покупок. Сумма НДС в документе и в книге должна быть одинаковой.
Если по строке нет документа или суммы не сходятся, вычет могут снять при проверке. Тогда налог доначислят, и заплатить придётся из денег компании.
Проверка третья: сходятся ли книги с учётом
Книга покупок — не отдельный документ, а часть учёта. Её итог должен биться с данными бухгалтерской программы по счёту учёта НДС.
Попросите бухгалтера показать обороты по этому счёту за период. Сумма должна соответствовать книге покупок. Если бухгалтер не может быстро вывести эти данные, значит, учёт ведётся не системно.
Проверьте и книгу продаж: она тоже должна сходиться с декларацией. Если расхождения есть с обеих сторон, проблема не в одной опечатке, а в порядке работы с документами.
Что спросить у бухгалтера
Задайте прямые вопросы и посмотрите на реакцию. Спокойный и конкретный ответ — хороший признак. Раздражение или общие слова — повод насторожиться.
Спросите, как в компании организован приём счетов-фактур: кто их получает, когда регистрирует, где хранит. Узнайте, сверяет ли бухгалтер книги с декларацией перед сдачей и делает ли это письменно.
Попросите объяснить, что происходит с вычетами, если поставщик выставил счёт-фактуру с опозданием. Ответ покажет, понимает ли бухгалтер последствия и умеет ли их объяснить вам простыми словами.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — вы не можете получить книгу покупок и декларацию по первому запросу. Документы должны быть под рукой, а не собираться неделями.
Второй — суммы в книге и декларации не совпадают, а внятного объяснения нет. Любое расхождение должно иметь причину, которую можно проверить по документам.
Третий — вычеты есть, а документов от поставщиков нет или они не сходятся с записями. Это прямой риск доначисления налога.
Четвёртый — бухгалтер избегает сверок и говорит, что «всё и так правильно». Проверка занимает немного времени, и отказ от неё ничем не объясняется.
Что делать при расхождениях
Сначала зафиксируйте, в чём именно расхождение: итог, период или конкретная строка. Так вы сможете говорить с бухгалтером предметно, а не «что-то не сходится».
Попросите письменное объяснение и срок исправления. Если декларация ещё не сдана, ошибку можно исправить до отправки. Если сдана — обсудите, нужна ли уточнённая декларация.
Если бухгалтер не может объяснить расхождение или отвечает уклончиво, стоит проверить учёт глубже. Иногда достаточно сменить порядок работы с документами, иногда — передать учёт другим людям.
Частые вопросы
Обязательно ли суммы должны совпадать до копейки?
Да. Книга покупок и декларация формируются из одних и тех же данных, поэтому расхождений быть не должно. Любая разница — повод разобраться.
Можно ли проверить это, если я не разбираюсь в бухгалтерии?
Да. Нужно сравнить итоговую строку книги покупок с суммой вычетов в декларации и выборочно сверить несколько документов. Этого достаточно, чтобы заметить проблему.
Что будет, если вычеты в декларации не совпадут с книгой?
Декларация считается недостоверной, и налоговая может запросить пояснения или снять вычеты. Тогда компании доначислят налог.
Как часто стоит делать такую проверку?
Перед каждой сдачей декларации по НДС. Регулярная сверка занимает немного времени и помогает поймать ошибку до того, как её увидит налоговая.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.