Календарь отчётности — это список всех отчётов, деклараций и расчётов, которые компания обязана сдать в течение года, с указанием дат. Если такого списка нет, если даты в нём «плавают» или бухгалтер каждый раз напоминает о сдаче в последний момент, это повод разобраться, как ведётся учёт. Ниже — признаки, которые вы можете проверить сами, без специальных знаний.
Календарь существует и он у вас есть
Попросите у бухгалтера календарь отчётности на год в письменном виде: таблица, где по каждому отчёту указано, что сдаётся, куда и к какому сроку. Такой документ должен быть у вас, а не только в голове или переписке бухгалтера. Если вам отвечают «да зачем вам это, я всё помню» — это первый тревожный сигнал.
Проверьте, что в календаре есть не только налоги. Отчётность по сотрудникам, отчёты в фонды, бухгалтерская отчётность по итогам года — всё это должно быть в одном списке. Если календарь состоит из двух-трёх строк, скорее всего, часть обязательств просто не учтена.
Сверьте календарь с тем, что вы знаете о своей компании. Есть ли у вас сотрудники, есть ли операции с наличными, есть ли имущество — под каждую такую особенность в календаре должны быть свои строки. Календарь, одинаковый у всех клиентов бухгалтера, — плохой признак: у компаний разные обязанности.
Сроки не сдвигаются в последний день
Нормальный ритм работы выглядит так: отчёт готовится заранее, вы видите его до сдачи, а не после. Если бухгалтер пишет вам вечером в последний день сдачи и просит срочно подписать или оплатить что-то, значит, работа идёт в режиме пожара. Иногда так бывает, но если это повторяется из раза в раз — система не настроена.
Спросите, за сколько дней до срока вам обычно присылают отчёт на проверку. Ответ «как получится» вас не устроит. Вам нужно время, чтобы посмотреть цифры и задать вопросы, а не подписывать вслепую.
Отдельно проверьте, что вы получаете подтверждение сдачи. После отправки отчёта остаётся квитанция или протокол приёма. Если бухгалтер говорит «сдали» без документа, попросите показать подтверждение. Это занимает минуту, а снимает большой риск.
Вы понимаете, что подписываете
Вам как руководителю или предпринимателю не нужно знать проводки. Но вы должны понимать, что за цифры стоят в отчёте и откуда они взялись. Если на любой вопрос «почему здесь такая сумма» вы слышите «это сложно, вам не надо», это плохо.
Попросите простое объяснение: из каких операций сложилась сумма налога, почему она выросла или уменьшилась по сравнению с прошлым периодом. Бухгалтер, который ведёт учёт аккуратно, сможет объяснить это на пальцах за пару минут.
Проверьте, совпадают ли цифры в отчётности с тем, что вы видите в движении денег по счёту. Резкие расхождения — не обязательно ошибка, но повод задать вопрос. Ответ должен быть конкретным, а не общими словами.
Тревожные сигналы в поведении бухгалтера
Первый сигнал — недоступность. Если на простой вопрос нет ответа днями, а в отчётный период бухгалтер пропадает, вы рискуете узнать о проблеме уже после срока. Второй — отсутствие документов: нет актов, нет расчётов, нет подтверждений сдачи, всё «на словах».
Третий сигнал — учёт ведётся в одном лице без передачи дел. Если человек заболел или уехал, работа встаёт. Спросите, кто подхватит задачи, если бухгалтер недоступен, и есть ли у вас доступ к своей первичной документации и учётной системе.
Четвёртый — вам не показывают первичку. Договоры, акты, счета, кассовые документы должны храниться и быть доступны вам как владельцу. Если бухгалтер говорит, что документы у него и вам они не нужны, это ограничивает ваш контроль.
Пятый — резкие изменения в суммах без объяснений. Налог вырос в разы, а внятного ответа нет. Или наоборот: платежи подозрительно маленькие при хорошей выручке. И то и другое требует разбора.
Что спросить у бухгалтера
Задайте несколько прямых вопросов и посмотрите на реакцию. Какие отчёты мы сдаём и когда? Кто отвечает за каждый из них? Где хранятся подтверждения сдачи? Что будет, если срок пропущен, и как вы это отслеживаете?
Спросите, как устроена проверка перед сдачей: кто-то кроме исполнителя смотрит отчёт? Есть ли у вас доступ к учётной системе, можете ли вы сами посмотреть нужные цифры? Как вы узнаете об изменениях в требованиях к отчётности?
Нормальная реакция — спокойные конкретные ответы и готовность показать документы. Плохая — раздражение, уход от темы, «вы всё равно не поймёте». Бухгалтер работает на вас, и объяснять вам результат — часть работы.
Что делать при тревожных сигналах
Сначала зафиксируйте, что именно вас смущает: нет календаря, нет подтверждений сдачи, нет ответов на вопросы. Письменно попросите эти документы и ответы. Письменная просьба дисциплинирует и оставляет след, если дело дойдёт до разбирательства.
Затем проверьте самое срочное: все ли отчёты за прошедшие периоды сданы и есть ли подтверждения. Если обнаружились пропуски, разбираться нужно сразу, а не в конце года. Параллельно получите доступ к своей первичной документации и учётной системе — это ваши данные.
Если ответы не появляются или вы видите, что учёт ведётся небрежно, рассмотрите смену бухгалтера. Передача дел должна идти по описи: документы, доступы, подтверждения сдачи, расчёты. Не соглашайтесь на устную передачу «на словах».
И последнее: не откладывайте. Проблемы в учёте редко рассасываются сами, зато имеют свойство накапливаться. Чем раньше вы зададите вопросы, тем дешевле обойдётся наведение порядка.
Частые вопросы
У меня ИП без сотрудников, нужен ли мне календарь отчётности?
Да, даже при небольшом объёме операций. У предпринимателя есть свои отчёты и сроки, и их удобнее держать в одном списке, чтобы ничего не пропустить.
Я не разбираюсь в бухгалтерии, как мне проверить отчёты?
Вам не нужно проверять расчёты. Достаточно понимать, что за цифры в отчёте, видеть подтверждения сдачи и получать ответы на свои вопросы простым языком.
Бухгалтер говорит, что все сроки помнит, и календарь не нужен. Это нормально?
Нет. Память — ненадёжный инструмент, а календарь нужен в первую очередь вам, чтобы контролировать ситуацию. Отказ показать список отчётов — повод насторожиться.
Что делать, если я нашёл пропущенный отчёт?
Не ждите конца года. Попросите бухгалтера объяснить ситуацию и подготовить отчёт как можно скорее, а также покажите подтверждение сдачи, когда оно появится.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.