Качественный бухучёт видно по тому, когда бухгалтер начинает работу над отчётностью и какие документы у вас есть до наступления срока сдачи. Если всё делается в последний день, вы узнаёте о проблемах слишком поздно. Проверить это можно самому, без специальных знаний.
Смотрите не на дату отправки, а на дату готовности
Отправка отчёта вовремя ещё не значит, что он готов заранее. Спросите бухгалтера, когда отчётность была собрана и проверена. Если ответ «вчера вечером» повторяется из раза в раз, работа идёт в режиме аврала.
Попросите присылать вам черновик отчётности до сдачи. Так вы увидите, что документ существует не в единственном экземпляре за час до дедлайна. Хороший признак — у бухгалтера есть привычка показывать вам цифры заранее и объяснять, что изменилось по сравнению с прошлым периодом.
Обратите внимание на запросы первичных документов. Если бухгалтер просит акты, накладные и выписки в начале периода, а не перед сдачей, значит, он ведёт учёт постепенно. Когда все документы запрашиваются одним списком в последний момент, часть из них наверняка потеряется.
Проверьте, есть ли у вас доступ к своей отчётности
Вы владелец бизнеса, поэтому имеете право видеть свою отчётность в любой момент. Попросите показать последнюю сданную декларацию или расчёт. Если бухгалтер отвечает уклончиво или обещает «потом скинуть», это повод насторожиться.
Уточните, где хранятся отправленные отчёты и квитанции о приёме. У вас должны быть копии. Если бухгалтер уйдёт или пропадёт связь, вы не останетесь без подтверждения, что отчётность сдана.
Проверьте, приходят ли вам уведомления о сдаче. Многие сервисы отправки отчётности позволяют настроить копию уведомления на вашу почту. Это простая проверка: если копии не приходят, попросите их настроить.
Задайте бухгалтеру прямые вопросы
Разговор лучше вести спокойно и по делу. Спросите, за сколько дней до срока он обычно готовит отчётность и что делает, если не хватает документов. Ответ покажет, есть ли у него порядок в работе.
Спросите, как он проверяет отчёт перед отправкой и сверяет ли данные с банком и складом. Уточните, что происходит, если он находит ошибку в уже сданном отчёте. Бухгалтер должен уметь объяснить свои действия простыми словами.
Попросите рассказать, какие документы он ждёт от вас и к какому числу. Если список конкретный и повторяется каждый месяц, это хороший признак. Если ответ расплывчатый, порядок в учёте под вопросом.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — вы не видели своей отчётности за прошлый период. Второй — бухгалтер не может быстро ответить, сдана ли конкретная декларация. Третий — просьбы «донести документы потом» повторяются регулярно.
Настораживает, когда бухгалтер просит не беспокоить его перед сдачей или отвечает на вопросы с раздражением. Ещё один признак — вы не получаете копий отправленных отчётов и квитанций. И плохой знак, если о долгах или блокировке счёта вы узнаёте от банка, а не от бухгалтера.
Отдельно проверьте, совпадают ли суммы в отчётности с тем, что вы видите в банке. Расхождения бывают у всех, но бухгалтер должен объяснить каждое. Если объяснений нет или они путаные, доверять учёту рано.
Что делать при тревожных сигналах
Сначала соберите факты: запросите копии последних отчётов и квитанций, посмотрите переписку и даты запросов документов. С этим списком проще вести разговор. Не начинайте с обвинений, начните с вопросов.
Попросите бухгалтера показать, как устроен его порядок работы: когда он запрашивает документы, когда готовит черновик, когда отправляет. Если порядок есть и он вас устраивает, зафиксируйте его в переписке. Если нет, обсудите, что нужно поменять.
Если ситуация не меняется, рассмотрите смену бухгалтера или переход на другую схему работы. Перед этим убедитесь, что у вас на руках есть все сданные отчёты и квитанции. Передача дел новому бухгалтеру должна проходить по описи документов.
Частые вопросы
Как понять, что отчётность готовят заранее, а не в последний день?
Смотрите на дату черновика и на то, когда бухгалтер запрашивает документы. Если черновик приходит до срока, а документы собираются в течение периода, работа идёт заранее.
Обязан ли бухгалтер показывать мне отчётность до сдачи?
Вы владелец бизнеса и вправе видеть свою отчётность. Договоритесь о таком порядке заранее, чтобы не спорить в момент сдачи.
Что делать, если я не получаю копий отправленных отчётов?
Попросите настроить копии уведомлений на вашу почту или присылать их вручную. Если бухгалтер этого не делает, это тревожный сигнал.
Можно ли проверить учёт, не разбираясь в бухгалтерии?
Да. Сравните суммы в отчётности с банковскими операциями и задайте вопросы по расхождениям. Бухгалтер должен объяснить их простыми словами.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.