Качество бухучёта проверяется не по обещаниям, а по документам. Главный признак — у вас на руках есть подтверждение по каждой сданной отчётности. Если подтверждений нет или они появляются только после напоминаний, это повод разбираться.
Начните с подтверждений о сдаче отчётности
Заведите простой список всей отчётности, которую сдаёт ваша компания: налоги, расчёты по взносам, персонифицированные сведения, бухгалтерская отчётность. Напротив каждого пункта должен быть документ, который подтверждает факт сдачи. Это может быть квитанция о приёме, протокол приёма или выгрузка из системы сдачи отчётности.
Проверка простая. Возьмите список и попросите бухгалтера показать подтверждение по каждому пункту за последний отчётный период. Если по какому-то пункту документа нет, спросите, почему. Ответ «всё отправлено, не переживайте» проверкой не является.
Отдельно уточните, кто и куда отправляет отчётность. Если этим занимается бухгалтер, подтверждения должны приходить вам, а не оставаться только у него. Договоритесь, что копии подтверждений вы получаете сразу после сдачи, без напоминаний.
Сверьте свои данные с тем, что видит налоговая
У владельца есть возможность посмотреть, какие сведения о компании и об уплаченных суммах отражены в системе налоговой службы. Сверьте эти данные со своей картиной: совпадают ли суммы начислений и платежей, нет ли задолженности, о которой вы не знали.
Если вы видите расхождение, не пытайтесь разобраться в нём самостоятельно. Зафиксируйте, что именно не совпадает, и задайте вопрос бухгалтеру. Хороший признак — когда бухгалтер сам отслеживает такие расхождения и сообщает вам о них раньше, чем вы их найдёте.
Полезно также проверить, что в системе указаны верные реквизиты компании и актуальные данные. Ошибки в реквизитах приводят к тому, что платежи и отчётность «не видны» или учитываются не там, где нужно.
Проверьте, как устроен учёт первичных документов
Качественный учёт начинается с первички: договоров, актов, накладных, чеков, счетов. Спросите бухгалтера, как документы попадают к нему и что происходит, если документ потерялся или пришёл позже. Понятный ответ означает, что процесс выстроен, а не держится на памяти одного человека.
Сделайте простой тест. Возьмите любую недавнюю сделку и попросите показать, как она отражена в учёте. Вы должны увидеть, что операция попала в учёт на основании конкретного документа, а не «примерно так».
Ещё один признак порядка — регулярность. Спросите, как часто бухгалтер запрашивает у вас документы и как вы об этом узнаёте. Если запросы приходят хаотично и в последний момент, риск ошибок и пропусков растёт.
Что спросить у бухгалтера
Задайте несколько прямых вопросов и посмотрите на ответы. Кто отвечает за сдачу каждой отчётности? Где хранятся подтверждения о сдаче? Как вы узнаете о требованиях и запросах от налоговой? Что происходит, если бухгалтер заболел или ушёл в отпуск?
Спросите, как организована работа с платежами: кто формирует платёжные документы, кто их проверяет, как подтверждается, что платёж прошёл. Полезно уточнить, есть ли у вас доступ к своим данным в системах сдачи отчётности и учёта. Доступ владельца — это не недоверие, а страховка.
Отдельно обсудите, как вы получаете итоговую картину: сколько компания заработала, сколько заплатила, что осталось должно. Если ответ сводится к «посмотрите в личном кабинете», попросите объяснить, где именно и что смотреть.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — нет подтверждений о сдаче отчётности или они появляются только после ваших напоминаний. Второй — вы узнаёте о задолженности или требовании налоговой от третьих лиц, а не от своего бухгалтера. Третий — на ваши вопросы отвечают общими словами и не показывают документы.
Настораживает, когда бухгалтер единственный, кто имеет доступ к системам, и передавать доступ вам отказывается. Плохой признак — документы запрашиваются в последний момент, а сделки отражаются в учёте с большим опозданием. Также тревожно, если вам не могут объяснить, на основании какого документа отражена конкретная операция.
Что делать при проблемах
Сначала зафиксируйте список вопросов и попросите письменные ответы. Так проще понять, где пробел: в процессе, в документах или в отношении к работе. Если подтверждений нет, запросите их и дождитесь, пока они появятся.
Проверьте свои доступы к системам сдачи отчётности и учёта. Убедитесь, что вы можете самостоятельно посмотреть сданную отчётность и сведения о платежах. Это даст вам независимую точку контроля.
Если расхождения и пропуски повторяются, обсудите с бухгалтером, как изменится процесс: кто, что и когда присылает. Договоритесь о регулярной сверке и о том, что подтверждения приходят вам автоматически. Если договориться не получается, рассмотрите смену того, кто ведёт учёт, и заранее подготовьте передачу документов и доступов.
Частые вопросы
Как быстро понять, что с отчётностью всё в порядке?
Запросите подтверждения о сдаче по каждому виду отчётности за последний период. Если документы есть и приходят вам без напоминаний, базовая проверка пройдена.
Обязан ли бухгалтер присылать мне подтверждения?
Это вопрос договорённости. Но владельцу разумно получать копии подтверждений: так вы видите факт сдачи, а не полагаетесь на слова.
Что делать, если подтверждения по одному виду отчётности нет?
Спросите бухгалтера, сдавалась ли отчётность и где документ. Попросите показать подтверждение или объяснить, что произошло, и держите вопрос на контроле до ответа.
Нужен ли владельцу доступ к системам учёта и отчётности?
Да, это удобная точка контроля. Вы сможете сами посмотреть сданную отчётность и сведения о платежах, не отвлекая бухгалтера по каждому вопросу.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.