Годовой баланс — это короткий отчёт о том, чем владеет компания и кому она должна. Если цифры в нём расходятся с реальностью, решение лучше принять до того, как отчётность уйдёт получателям. Ниже — что проверить самому и о чём спросить бухгалтера.
Сверьте баланс с тем, что видите своими глазами
Начните с простого: сравните строки баланса с реальностью. В разделе запасов числятся товары, которых нет на складе, или, наоборот, склад полон, а в балансе пусто. В составе основных средств висит оборудование, которое вы продали или списали. Любое такое расхождение означает, что учёт живёт отдельно от бизнеса.
Отдельно посмотрите на дебиторскую задолженность. Если в ней годами висят контрагенты, которые уже не работают с вами или закрылись, актив в балансе нарисован, а не заработан. Так же проверьте кредиторскую задолженность: долги перед поставщиками и подрядчиками, которых вы уже погасили, искажают картину.
Проверьте, сходится ли баланс с отчётом о прибылях
Баланс и отчёт о финансовых результатах — две части одной картины. Если по отчёту компания получила прибыль, а денег на счетах не прибавилось и долгов не стало меньше, спросите, куда ушла прибыль. Ответ должен быть понятным: в запасы, в дебиторку, в оборудование или в выплаты владельцам.
Обратная ситуация тоже повод для разговора. Убыток в отчёте при растущих остатках на счетах означает, что расходы записаны не туда или доходы не отражены. Владельцу не нужно знать проводки, но объяснение должно звучать на человеческом языке.
Спросите про деньги, а не про формы
Бухгалтер может сдать отчётность в срок и при этом не отвечать на главный вопрос: сколько у компании реально свободных денег и хватает ли их на обязательства. Попросите расшифровать, из чего сложились ключевые строки баланса. Хороший признак — когда ответ занимает пару минут и опирается на документы, а не на «так исторически сложилось».
Спросите, какие суммы в балансе вызывают у бухгалтера сомнения и что он предлагает с ними сделать. Если в ответ звучит только «всё нормально» без пояснений, это сигнал. Учёт с проблемами почти всегда виден самому бухгалтеру — вопрос в том, готов ли он о них говорить.
Тревожные сигналы в работе с документами
Качество учёта видно не только по цифрам, но и по порядку вокруг них. Насторожить должны ситуации, когда первичные документы приносят «задним числом» и пачками, когда договоры и акты хранятся в разных местах и их не найти по первому запросу. Если вы не можете быстро получить документ по любой сделке за прошедший год, учёт держится на памяти одного человека.
Ещё один признак — резкие изменения в цифрах без объяснений. Строка в балансе выросла или упала в разы, а внятной причины нет. Так бывает и при реальных событиях в бизнесе, и при попытке подогнать отчётность под ожидания. Разница в том, есть ли у бухгалтера документы, подтверждающие изменение.
Проверьте, как учитываются расчёты с вами как с владельцем. Выданные себе деньги, займы компании, личные покупки с корпоративной карты — всё это должно быть оформлено и отражено. Если такие операции идут «мимо учёта», при проверке они всплывут, а разбираться придётся вам.
Что делать, если сигналы есть
Не начинайте с поиска нового бухгалтера. Сначала соберите факты: выписки по счетам, список расхождений, вопросы в письменном виде. Письменные вопросы дисциплинируют обе стороны и дают вам документ, на который можно ссылаться.
Затем проведите сверку с контрагентами и проверьте, что числится за компанией по документам. Если расхождения подтвердятся, обсудите с бухгалтером план исправления: какие записи нужно уточнить, какие документы восстановить. У исправлений есть цена и последствия, поэтому решение стоит принимать осознанно, а не в спешке перед сдачей отчётности.
Если разговор не даёт результата, имеет смысл показать документы другому бухгалтеру или аудитору — свежий взгляд со стороны покажет масштаб проблемы. Менять учётного работника стоит только после того, как вы понимаете, что именно придётся исправлять и в какие сроки.
Частые вопросы
Можно ли самому проверить баланс, если я не разбираюсь в бухучёте?
Да. Сравните строки баланса с тем, что видите в бизнесе: склад, оборудование, долги контрагентов. Расхождения вы заметите без знания проводок.
Бухгалтер говорит, что всё в порядке, но прибыль есть, а денег нет. Это нормально?
Бывает, если прибыль ушла в запасы, дебиторскую задолженность или оборудование. Попросите объяснить, куда именно, и покажите подтверждающие документы.
Какие вопросы задать бухгалтеру перед сдачей годового баланса?
Спросите, из чего сложились ключевые строки, какие суммы вызывают сомнения и что планируется с ними сделать. Ответ должен быть коротким и опираться на документы.
Что делать, если я нашёл расхождения в балансе?
Соберите подтверждения: выписки, акты, список расхождений. Обсудите с бухгалтером план исправлений, а при необходимости покажите документы стороннему специалисту.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.