Отчётность перед налоговой — это итог всей работы бухгалтерии, и владелец может проверить её сам, не разбираясь в проводках. Насторожить должны расхождения между цифрами, которые вы знаете по бизнесу, и тем, что попало в документы. Ниже — признаки, конкретные проверки и вопросы, которые стоит задать бухгалтеру.
Сверьте отчётность с тем, что вы видите в бизнесе
Начните с простого: сравните суммы в отчётности с реальными деньгами на счетах и в кассе. Если в документах одно, а по выпискам другое, это первый сигнал. Попросите показать, из чего сложились доходы и расходы за период.
Посмотрите на выручку. Она должна быть похожа на то, что вы фактически получили от клиентов. Резкое расхождение в любую сторону — повод разбираться, а не списывать на округления.
Проверьте, совпадают ли данные, которые ушли в налоговую, с тем, что вы подписывали или подтверждали. Если вы не помните, что подписывали отчётность, — это отдельная проблема, о ней ниже.
Признаки, что учёт ведётся небрежно
Есть несколько типичных тревожных сигналов. Они не доказывают ошибку сами по себе, но каждый стоит проверить.
- Отчётность сдаётся в последний момент или с опозданием. Если бухгалтер каждый раз тянет до крайнего срока, у него нет запаса времени на проверку. Спешка — частая причина ошибок.
- Вы не видите документов, на которых основана отчётность. Первичные документы, договоры, акты, выписки должны быть в порядке и доступны. Если их «нет под рукой» или «всё в системе», попросите показать.
- Цифры меняются задним числом без объяснений. Корректировки бывают, но у каждой должна быть причина. Если отчётность правили, а вам не сказали, — это плохо.
- Бухгалтер не задаёт вам вопросов. Хороший учёт требует уточнений: что за операция, есть ли документ, как её оформлять. Если вопросов нет вообще, скорее всего, операции проводят «как получится».
- Нет регулярной сверки с контрагентами и банком. Расхождения с поставщиками и покупателями накапливаются незаметно и всплывают уже в виде проблем.
- Вам не могут объяснить цифру простыми словами. Если на вопрос «почему здесь такая сумма» отвечают только терминами и не показывают расчёт, разобраться вы не сможете.
Что спросить у бухгалтера
Задайте несколько прямых вопросов. Ответы покажут, насколько учёт прозрачен.
Спросите, какие документы подтверждают доходы и расходы за период и где они хранятся. Попросите показать расшифровку крупных сумм: из чего они сложились.
Уточните, как ведётся учёт операций, по которым нет полного комплекта документов. Что делают с такими операциями и говорят ли вам о них.
Спросите, когда в последний раз сверяли расчёты с контрагентами и банком и что показала сверка. Попросите назвать расхождения, если они были.
Спросите, кто и как проверяет отчётность перед отправкой. Есть ли у кого-то, кроме исполнителя, взгляд на цифры со стороны.
Наконец, спросите, что изменилось в вашем учёте за последнее время и почему. Если ответа нет или он расплывчатый, это сигнал.
Как проверить отчётность своими глазами
Вам не нужно знать проводки. Достаточно нескольких простых действий.
Сравните итоговые суммы в отчётности с банковскими выписками за тот же период. Деньги — самый надёжный ориентир.
Посмотрите, сходятся ли между собой разные документы: то, что вы отправляли в налоговую, и то, что хранится у вас. Расхождения в цифрах между ними — повод для разбора.
Проверьте, что все крупные сделки периода отражены. Если вы точно знаете о сделке, а в учёте её нет, спросите почему.
Обратите внимание на однотипность. Если из периода в период цифры выглядят подозрительно ровными или, наоборот, скачут без причины, попросите объяснить динамику.
Что делать при тревожных сигналах
Не откладывайте разговор. Спокойно задайте вопросы бухгалтеру и попросите показать документы и расчёты. Часто проблема решается на этом этапе: находится забытый документ или объясняется корректировка.
Если объяснения не устраивают, попросите провести сверку и оформить её результат. Письменный итог сверки полезнее устных заверений.
Если сомнения остаются, имеет смысл показать отчётность и документы другому бухгалтеру или аудитору для независимой проверки. Это не обвинение, а способ понять реальное состояние учёта.
До выяснения картины не подписывайте документы, в которых не разобрались, и не отправляйте отчётность «на доверии». Подпись означает, что вы отвечаете за цифры.
Если ошибки подтвердились, обсудите с бухгалтером, как их исправить и что это значит для вас. Действовать лучше сразу, пока вопрос не превратился в проблему с налоговой.
Частые вопросы
Как понять, что бухгалтер ведёт учёт плохо, если я не разбираюсь в цифрах?
Смотрите на прозрачность: может ли бухгалтер объяснить любую сумму простыми словами и показать документы. Если нет — это уже сигнал, независимо от ваших знаний.
Обязан ли я сам проверять отчётность перед отправкой?
Отчётность уходит от вашего имени, поэтому понимать, что в ней, в ваших интересах. Вы не считаете проводки, но вправе знать, какие суммы и на чём основаны.
Что делать, если я нашёл расхождение в отчётности?
Сначала спросите бухгалтера и попросите показать расчёт и документы. Если объяснение не убедило, проведите сверку и при необходимости покажите документы независимому специалисту.
Стоит ли менять бухгалтера при первых сомнениях?
Не обязательно. Сначала разберитесь в причине: часто дело в забытом документе или недопонимании. Решение о смене принимайте, когда ясна реальная картина.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.