Проверить учёт можно без знания проводок. Смотрите на документы, отчёты и то, как бухгалтер отвечает на ваши вопросы. Если бумаги сходятся, отчётность сдаётся вовремя, а на вопросы вы получаете понятные ответы, риск доначислений ниже.
Начните с документов
Качественный учёт начинается с первички. Проверьте, что каждая хозяйственная операция подтверждена документом: договором, счётом, актом, чеком, накладной. Если часть расходов держится на словах или переписке в мессенджере, при проверке такие суммы снимут.
Посмотрите, как хранятся документы. Вам как владельцу должно быть понятно, где лежит договор с конкретным поставщиком и чем подтверждена оплата. Если бухгалтер отвечает «это всё в программе, я найду», попросите показать. Умение быстро достать документ говорит о порядке в учёте.
Сверьте выписку по расчётному счёту с тем, что учтено. Каждая операция по банку должна быть отражена. Неучтённое поступление или списание — прямой повод для вопросов со стороны налоговой.
Смотрите на отчётность и сроки
Отчётность должна сдаваться вовремя и без корректировок задним числом. Спросите бухгалтера, какие отчёты и когда были сданы за последний период. Если выясняется, что декларацию подали с опозданием или потом уточняли, это сигнал.
Проверьте, что суммы в отчётности совпадают с вашими представлениями о бизнесе. Если выручка в декларации заметно ниже реальных поступлений, а расходы выше, разберитесь почему. Расхождения между банком и отчётом — частая причина доначислений.
Уточните, как учитываются налоги к уплате. Вам должно быть понятно, сколько и за какой период вы платите. Если суммы меняются без объяснений, попросите разобрать расчёт по шагам.
Задайте бухгалтеру прямые вопросы
Хороший признак — бухгалтер объясняет простыми словами. Спросите, на каком режиме налогообложения вы находитесь и почему он вам подходит. Попросите показать, из чего сложилась последняя сумма налога.
Спросите, какие операции за период вызывают у него сомнения. Если бухгалтер сам говорит о рисках и предлагает, как их закрыть документами, это хороший знак. Если на все вопросы ответ «всё нормально», а пояснить расчёт не может, доверять такому учёту не стоит.
Уточните, что происходит при запросе из налоговой. Кто готовит ответ, какие документы понадобятся, сколько времени это займёт. Понятный порядок действий снижает риск ошибок в ответе.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — вы не видите отчётов и не понимаете, что сдаётся от вашего имени. Второй — документы теряются, а восстановить их сложно. Третий — бухгалтер избегает разговоров о расчётах и отвечает общими фразами.
Насторожить должно и то, что расходы подтверждены слабо: нет актов, чеков, договоров. Ещё один признак — резкие изменения сумм налогов без понятной причины. И отдельно — если учёт ведётся в спешке перед сдачей отчётности, а в остальное время им никто не занимается.
Что делать при проблемах
Сначала соберите факты: выписку по счёту, договоры, последние отчёты. Попросите бухгалтера разобрать расхождения письменно. Письменный ответ дисциплинирует и остаётся у вас как документ.
Если объяснения не устраивают, проведите независимую проверку учёта. Сторонний взгляд покажет, где пробелы и что нужно исправить в первую очередь. По итогам проверки составьте план: какие документы восстановить, какие отчёты уточнить, что изменить в порядке работы.
Не откладывайте исправления. Чем раньше закрыты пробелы в документах и отчётности, тем меньше вопросов возникнет при проверке.
Частые вопросы
Можно ли проверить учёт, если я не разбираюсь в бухгалтерии?
Да. Смотрите на документы, сроки сдачи отчётности и понятность объяснений бухгалтера. Этого достаточно, чтобы заметить основные проблемы.
Как часто стоит проверять учёт?
Регулярно, а не только перед сдачей отчётности. Периодическая сверка документов и сумм помогает ловить ошибки раньше.
Что делать, если бухгалтер не может объяснить расчёт налога?
Попросите разбор письменно. Если ясности не появилось, стоит провести независимую проверку учёта.
Опасно ли уточнять отчётность задним числом?
Само уточнение — нормальная практика при найденной ошибке. Важно понять причину ошибки и не допускать её повторения.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.