Качество учёта проверяется не по вежливости бухгалтера, а по документам и ответам на прямые вопросы. Вам не нужно знать проводки: достаточно посмотреть, как устроены отчёты, как хранятся первичные документы и может ли бухгалтер объяснить цифры простыми словами. Ниже — проверки, которые владелец может сделать сам.
Начните с отчёта, который вам понятен
Попросите бухгалтера подготовить короткую справку для владельца: сколько денег на счетах и в кассе, сколько должны вам контрагенты, сколько вы должны, какая сумма налогов и взносов начислена и уплачена. Такой отчёт должен сходиться с банковской выпиской и с тем, что вы видите в личном кабинете. Если бухгалтер отвечает только выгрузками из программы и не может объяснить расхождения, это повод разбираться дальше.
Спросите, как формируется сумма налога к уплате. Ответ должен быть пошаговым: какие доходы и расходы попали в расчёт, что не принято и почему. Если вместо объяснения вы слышите «так программа посчитала», проверьте расчёт на одном-двух примерах из вашей деятельности.
Проверьте первичные документы
Возьмите несколько сделок за последний месяц и попросите показать полный комплект: договор, счёт, закрывающий документ, платёжное подтверждение. Документы должны быть в наличии, подписаны и совпадать по суммам и датам. Отсутствие закрывающих документов по оплаченным сделкам — прямой риск: расход могут не признать, а вычет по налогу на добавленную стоимость окажется под вопросом.
Отдельно уточните, как хранятся документы и что будет, если они понадобятся через несколько лет. Ответ «всё в переписке» или «найдём, когда нужно» означает, что система хранения не выстроена. Проверьте, есть ли у вас доступ к электронным документам и можете ли вы выгрузить их без помощи бухгалтера.
Задайте вопросы про обязанности и сроки
Спросите, какие отчёты и платежи у вас есть, в какие сроки они сдаются и кто отвечает за каждый из них. Полезно получить от бухгалтера календарь на год: когда сдаётся отчётность, когда платятся налоги и взносы, когда нужно подать уведомления и заявления. Если календаря нет, попросите его составить — это базовая часть работы.
Уточните, как бухгалтер узнаёт об изменениях в вашей деятельности: новая сделка, новый сотрудник, смена банка, крупная покупка. Должен быть понятный порядок: вы сообщаете, бухгалтер подтверждает, что сделал и какие документы нужны. Если схема «звоните, когда что-то случится», часть операций пройдёт мимо учёта.
Тревожные сигналы в работе
Первый сигнал — вы не понимаете, откуда взялась сумма налога, и не можете получить объяснение. Второй — документы запрашиваются задним числом, уже после сдачи отчётности. Третий — бухгалтер избегает письменных ответов и всё обсуждает только по телефону.
Обратите внимание на расхождения между банковской выпиской и учётом, на «зависшие» остатки по контрагентам, на платежи, которые вы не узнаёте. Если бухгалтер не может назвать, за что уплачена сумма, разберитесь до следующего платежа. Также настораживает, когда вам предлагают не отражать операцию целиком, чтобы «было проще».
Что делать при сомнениях
Начните с письменных вопросов: отправьте их бухгалтеру и попросите ответить в переписке. Письменные ответы показывают, насколько человек владеет вашим учётом, и остаются у вас как подтверждение. Если ответы расплывчаты, запросите сверку расчётов с бюджетом и с контрагентами.
Проведите выборочную проверку: возьмите несколько месяцев и проследите путь одной-двух сделок от договора до платежа. При обнаружении расхождений дайте срок на исправление и зафиксируйте, что именно должно быть сделано. Если ситуация не меняется, рассмотрите смену бухгалтера или передачу учёта на сторону — но сначала получите все документы и доступы, чтобы не потерять данные.
Частые вопросы
Как понять, что бухгалтер ведёт учёт хорошо, если я не разбираюсь в проводках?
Смотрите на понятность отчётов и на совпадение цифр с банковской выпиской. Хороший признак — бухгалтер объясняет суммы простыми словами и сам предупреждает о сроках.
Какие документы попросить для проверки в первую очередь?
Справку по деньгам, долгам и налогам, календарь отчётности и комплект документов по нескольким сделкам. Этого достаточно, чтобы увидеть порядок в учёте.
Что делать, если бухгалтер отказывается отвечать письменно?
Отправьте вопросы в переписке и попросите ответить там же. Отказ от письменных ответов сам по себе тревожный сигнал — обсудите смену бухгалтера.
Можно ли проверить учёт, не заказывая аудит?
Да. Выборочная проверка сделок и сверка с выпиской банка дают владельцу понятную картину без специальных знаний.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.