Качественный учёт — это когда вы в любой момент можете открыть документы и объяснить любую цифру в отчётности. Если вместо этого вы надеетесь, что «бухгалтер разберётся», риск высок. Ниже — признаки, по которым это видно без специальных знаний, и проверки, которые можно сделать самому.
Документы есть не на каждую операцию
Основа учёта — первичные документы. Если поступление товара, услуга или отгрузка прошли по банку, а подтверждающих бумаг нет, в отчётности появляются суммы, которые нечем объяснить. Проверьте сами: возьмите выписку по счёту за месяц и попробуйте к каждой крупной операции найти договор, счёт, акт или накладную. Если хотя бы часть операций «висит» без документов, это первый тревожный сигнал.
Отдельно посмотрите на сделки с контрагентами, которых вы не помните. Фирмы-однодневки, сомнительные посредники и договоры без реального результата — типичная зона внимания при проверке. Если бухгалтер не задаёт вам вопросов о таких контрагентах, значит, он их не проверяет.
Отчётность не сходится с реальностью
Сверьте несколько простых вещей. Сумма выручки в отчётности должна быть похожа на то, что реально пришло на счёт и в кассу. Остатки товара на складе должны совпадать с тем, что вы видите глазами. Зарплата в отчётах должна совпадать с тем, что люди получают на руки.
Если цифры расходятся, не спешите винить бухгалтера — возможно, вы сами не передали документы. Но сам факт расхождения означает, что учёт не отражает вашу деятельность. На проверке такие нестыковки вскрываются быстро.
Бухгалтер не задаёт вопросов
Хороший учёт начинается с вопросов. Бухгалтер должен уточнять, что за операция, зачем она нужна, есть ли документы, как она оформлена. Если вы месяцами не слышите от него ни одного вопроса, скорее всего, он просто проводит то, что вы принесли, не проверяя смысл.
Спросите напрямую: какие операции за последний квартал вызвали у него сомнения? Если ответа нет или он сводится к «всё нормально», это повод насторожиться.
Вы не понимаете свою отчётность
Владелец не обязан знать проводки. Но он должен понимать, из чего сложилась прибыль, почему налог получился именно таким, что входит в расходы. Попросите бухгалтера объяснить простыми словами, откуда взялась каждая крупная сумма в декларации.
Если объяснение сводится к «так посчитала программа» или «так надо», значит, учёт ведётся формально. На проверке отвечать придётся вам, а не программе.
Что проверить самому
Начните с трёх вещей. Первое — запросите список всех контрагентов за год и просмотрите его: все ли компании вам знакомы. Второе — сверьте остатки склада и кассы с тем, что есть на самом деле. Третье — попросите показать документы по нескольким случайным крупным операциям.
Ещё одна простая проверка — сроки. Узнайте, когда сдавалась последняя отчётность и не было ли задержек. Регулярные опоздания говорят о том, что процесс не контролируется.
Что спросить у бухгалтера
Задайте несколько прямых вопросов. Как учитываются операции без документов? Как проверяются контрагенты перед сделкой? Кто отвечает за сверку с налоговой и как часто она делается? Что происходит, если вы приносите документы с опозданием?
По ответам многое станет понятно. Если бухгалтер говорит только общими фразами и не может назвать конкретные действия, доверять такому учёту рискованно.
Тревожные сигналы и что делать
Самые опасные признаки: документы теряются, отчётность не сходится с реальностью, бухгалтер не задаёт вопросов и не может объяснить цифры. Если вы заметили хотя бы два из них, не откладывайте разбор.
Сначала соберите все документы за период, который вызывает сомнения. Затем проведите сверку с банком и складом. После этого обсудите результаты с бухгалтером и зафиксируйте, что нужно исправить и в какие сроки. Если исправить не получается, стоит рассмотреть смену того, кто ведёт учёт, — но сначала восстановите порядок в документах, иначе новый бухгалтер получит те же проблемы.
Частые вопросы
Можно ли понять качество учёта, не разбираясь в бухгалтерии?
Да. Достаточно проверить, есть ли документы по крупным операциям, сходятся ли отчётные суммы с реальными поступлениями и остатками, задаёт ли бухгалтер уточняющие вопросы.
Что делать, если документы по прошлым операциям утеряны?
Соберите копии у контрагентов и банка, восстановите подтверждения по возможности. Обсудите с бухгалтером, как отразить эти операции корректно, и не оставляйте их без объяснения.
Опасно ли, что бухгалтер не спрашивает о контрагентах?
Да. Это значит, что сделки не проверяются на реальность и надёжность партнёра. Такие операции при проверке вызывают вопросы в первую очередь.
Стоит ли менять бухгалтера при первых сигналах?
Не обязательно. Сначала обсудите проблемы и договоритесь об исправлении. Смена имеет смысл, если ошибки повторяются и исправлять их не берутся.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.