Качественный учёт расходов держится на простом правиле: каждая сумма в отчётности опирается на документ, а документ подтверждает именно ту операцию, ради которой потрачены деньги. Проверить это владелец может сам, не разбираясь в проводках. Достаточно посмотреть на несколько вещей и задать бухгалтеру прямые вопросы.
Начните с первичных документов
Возьмите выписку по счёту за любой месяц и выберите несколько крупных списаний. К каждому должен находиться документ от поставщика: договор, счёт, акт, накладная, чек. Если по платежу документов нет, расход в учёте держится на честном слове. При проверке или споре с контрагентом такую сумму снимут.
Смотрите на совпадение деталей. В документе должны быть те же суммы, даты и формулировки услуги или товара, что и в платеже. Расхождение в названии услуги — уже повод уточнить, чем оно вызвано. Документ, оформленный не на вашу компанию или с опечаткой в реквизитах, подтверждает расход плохо.
Проверьте, что документы собираются не задним числом. Спросите бухгалтера, как устроен поток бумаг: кто их запрашивает у поставщиков и в какой момент. Если всё сводится к тому, что документы ищут перед сдачей отчётности, часть из них не найдётся.
Посмотрите, как учёт отражает реальную работу
Расходы должны соответствовать тому, чем компания действительно занимается. Аренда склада у фирмы без склада, консультации по теме, которой вы не касаетесь, или закупка, не связанная с продажами, вызывают вопросы. Это не значит, что так нельзя. Это значит, что у каждой такой суммы должно быть понятное деловое объяснение.
Отдельно проверьте расходы на подрядчиков и услуги без материального результата. По ним особенно часто нет ни акта с описанием работ, ни отчёта исполнителя. Попросите показать, что приложено к таким платежам. Если кроме счёта и платежки ничего нет, риск спора высокий.
Спросите, есть ли разделение расходов, которые вы принимаете к учёту, и тех, что вы решили не учитывать. Иногда владелец тратит деньги компании на личные цели. Такие суммы не должны попадать в расходы. Если бухгалтер их туда включает, это ошибка, а не оптимизация.
Задайте бухгалтеру прямые вопросы
Хороший признак — бухгалтер отвечает конкретно и без раздражения. Задайте несколько вопросов и посмотрите на реакцию.
- По каким расходам за последний период не хватает документов и что вы делаете, чтобы их получить?
- Как вы проверяете, что документ от поставщика относится к нашей компании и к нашей операции?
- Что вы делаете, если поставщик присылает акт без описания услуги?
- Где хранятся документы и смогу ли я найти любой из них без вас?
- Какие суммы за период вы считаете спорными и почему?
Если на часть вопросов отвечают «там всё нормально» без деталей, это сигнал. Бухгалтер, который ведёт учёт внимательно, обычно помнит, где есть пробелы, и сам о них говорит.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — документы появляются только после вашего напоминания. Значит, их сбор не встроен в работу, и часть расходов останется без подтверждения.
Второй — бухгалтер не может быстро показать документ по конкретному платежу. Хранение в беспорядке означает, что при споре вы не соберёте доказательства вовремя.
Третий — в учёте есть расходы, о которых вы не знаете. Это может быть ошибка, а может быть и хуже. Разберитесь с каждой такой суммой.
Четвёртый — вам предлагают «придумать» документ или оформить его задним числом. Это прямой риск: такой расход снимут, а к компании появятся дополнительные вопросы.
Пятый — отчётность сдаётся, но никто не может объяснить, из чего сложились цифры. Учёт, который нельзя расшифровать, сложно защищать.
Что делать при проблемах
Начните с ревизии расходов за прошедший период. Попросите бухгалтера подготовить список платежей без документов и список сумм, по которым есть сомнения. Так вы увидите масштаб.
Затем восстановите документы там, где это возможно. Запросите у поставщиков акты и счета, проверьте, что они оформлены правильно. Если документ получить нельзя, обсудите с бухгалтером, как отразить операцию корректно.
Договоритесь о порядке работы на будущее. Кто запрашивает документы, в какой момент, где они хранятся и как вы получаете к ним доступ. Это стоит зафиксировать, чтобы ситуация не повторилась.
Если бухгалтер не может объяснить цифры или предлагает сомнительные схемы, стоит рассмотреть смену специалиста или компании. Передавайте дела с описью документов, чтобы не потерять подтверждения по прошлым периодам.
Частые вопросы
Как быстро я сам пойму, что с учётом расходов проблемы?
Выберите несколько крупных платежей и попросите документы по ним. Если бумаги находятся быстро и совпадают с платежами, база в порядке. Если нет — есть над чем работать.
Обязательно ли проверять каждую сумму?
Нет. Достаточно выборочной проверки по крупным и необычным расходам. Но список платежей без документов бухгалтер должен держать под контролем постоянно.
Что делать, если поставщик не даёт закрывающие документы?
Запросите их письменно и сохраните переписку. Пока документа нет, расход подтверждён слабо. Обсудите с бухгалтером, как поступить с такой суммой.
Можно ли доверять учёту, если отчётность сдаётся вовремя?
Сдача в срок говорит о дисциплине, но не о качестве. Проверяйте, что за цифрами стоят документы и понятные деловые основания.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.