Ошибки учёта редко видны в текучке: платежи проходят, отчёты сдаются, бизнес работает. Проблема обнаруживается позже — при сверке с контрагентом, запросе из банка или проверке. Проверить качество учёта можно самому, без знания проводок: по документам, срокам и тому, как бухгалтер отвечает на вопросы.
Начните с документов и сроков
Попросите показать учётную политику. Это внутренний документ, по которому компания ведёт учёт: как признаются доходы и расходы, как считается себестоимость, кто отвечает за документы. Если документа нет или он не обновлялся давно, учёт ведётся по привычке, а не по правилам компании.
Проверьте, как хранятся первичные документы. Счета, акты, накладные, чеки должны лежать так, чтобы нужный документ находился за пару минут, а не за день. Если бухгалтер говорит, что «всё в почте» или «в папке на рабочем столе», при проверке или споре с контрагентом вы потеряете время.
Спросите, какие отчёты сданы за последний период и чем это подтверждается. У вас должны быть квитанции о приёме отчётности и отметки о платежах. Отсутствие подтверждений — сигнал, что часть обязательств могла остаться без внимания.
Сверьте расчёты с контрагентами и бюджетом
Акты сверки с ключевыми поставщиками и покупателями — самый быстрый способ найти расхождения. Запросите сверку хотя бы по крупным контрагентам и сравните с данными учёта. Если суммы не совпадают, выясняйте причину сразу: позже долг может превратиться в спор или в лишние налоги.
Проверьте состояние расчётов с бюджетом. Закажите выписку о расчётах или посмотрите данные в личном кабинете: нет ли переплат, которые зависли, и задолженностей, о которых вы не знаете. Расхождения между вашими платежами и данными учёта — повод разобраться, куда отнесены суммы.
Посмотрите, как учтены деньги, выданные под отчёт. Подотчётные суммы должны закрываться документами: авансовыми отчётами и чеками. Если деньги выданы, а отчётов нет, они могут числиться за сотрудником годами, и при проверке это вызовет вопросы.
Проверьте склад, основные средства и обязательства
Сверьте данные учёта с фактическим наличием. Выборочно пересчитайте товар на складе и сравните с учётными остатками. Расхождения означают, что склад и бухгалтерия работают по разным данным, а себестоимость и налоги считаются неверно.
Посмотрите список основных средств: техника, оборудование, транспорт. В нём не должно быть объектов, которые вы уже продали или списали, и должны быть те, что реально используются. Ошибки здесь искажают расходы и налоги.
Проверьте, отражены ли обязательства, о которых вы знаете: кредиты, займы, лизинговые платежи, крупные договоры с отсрочкой. Если в учёте их нет, отчётность не показывает реальную картину, а решения вы принимаете по неверным данным.
Задайте бухгалтеру прямые вопросы
Хороший признак — бухгалтер отвечает конкретно и показывает документ или отчёт, а не ссылается на общие правила. Спросите, как формируется себестоимость и почему расходы отнесены именно к этому периоду. Ответ «так принято» без пояснений — тревожный сигнал.
Уточните, как учитываются операции, которые вы не понимаете: возвраты, взаимозачёты, сделки с иностранными контрагентами, операции с наличными. Попросите объяснить простыми словами и показать, где это видно в учёте. Если объяснение сводится к «вам это не нужно знать», качество учёта проверить не получится.
Спросите, что изменилось в работе за последний год: какие участки автоматизированы, какие документы теперь запрашиваются у контрагентов, что делается для сверки данных. Учёт, который не меняется годами при растущем бизнесе, обычно накапливает ошибки.
Тревожные сигналы и что делать
Первый сигнал — вы не можете получить простой отчёт: сколько должны вы, сколько должны вам, сколько денег на счетах и в кассе. Второй — документы запрашиваются у вас в последний момент перед сдачей отчётности. Третий — бухгалтер избегает письменных ответов и сверок.
При таких признаках начните с ревизии: запросите акты сверки, выписку по расчётам с бюджетом, список обязательств и отчёт по складу. Зафиксируйте расхождения письменно. Если ошибки подтвердились, обсудите с бухгалтером план исправления и сроки, а при необходимости привлеките стороннего специалиста для независимой проверки.
Частые вопросы
Можно ли проверить учёт, если я не разбираюсь в бухгалтерии?
Да. Начните с документов и сверок: наличие первички, подтверждения сдачи отчётности, акты сверки с контрагентами и расчёты с бюджетом. Эти проверки не требуют знания проводок.
Как часто нужно делать такую проверку?
Регулярно, а не только перед отчётностью. Достаточно выделить время на сверку ключевых контрагентов и расчётов с бюджетом, чтобы расхождения не копились.
Что делать, если бухгалтер отказывается показывать документы?
Это серьёзный сигнал. Запросите документы письменно и объясните, что они нужны для управления бизнесом. Если доступа к данным нет, рассмотрите независимую проверку учёта.
Ошибки нашлись — исправлять сразу или ждать проверки?
Исправлять сразу. Чем дольше ошибка живёт в учёте, тем больше документов и отчётов придётся переделывать и тем сложнее восстановить причину расхождения.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.