Допсоглашение меняет условия сделки, а значит, и данные, которые попали в учёт. Проверьте, что изменения дошли до документов, счетов и отчётности. Ниже — что можно посмотреть самому и о чём спросить бухгалтера.
Начните с самих документов
Сначала убедитесь, что допсоглашение существует не только в переписке. Оно должно быть подписано обеими сторонами, а у вас — лежать в том же месте, где основной договор. Если менялись цена, объём, сроки или порядок оплаты, это должно быть видно из текста, а не следовать из писем в мессенджере.
Проверьте, что в допсоглашении понятно, с какого момента действуют новые условия. От этого зависит, к какому периоду относятся операции. Если дата размыта, бухгалтер будет трактовать её по-своему, и в учёте появится расхождение с реальностью.
Сравните основной договор и допсоглашение по ключевым пунктам: сумма, количество, сроки поставки или оказания услуг, порядок расчётов. Если новый документ отменяет старый пункт, он должен прямо это указывать. Иначе в учёте останутся обе версии, и никто не поймёт, какая верная.
Сверьте первичные документы с новой редакцией
Дальше смотрите на документы, которыми оформлены сами операции. Накладные, акты, счета — всё это должно соответствовать изменённым условиям. Если допсоглашение уменьшило сумму, а акт закрыт на старую, в учёте останется завышенная операция.
Проверьте, есть ли корректировочные документы, если операция уже была оформлена до изменения. Их отсутствие — повод задать вопрос. Бухгалтер должен объяснить, каким документом он закрыл разницу и почему выбрал именно его.
Отдельно посмотрите на счета на оплату и счета-фактуры, если они у вас есть. Суммы и формулировки в них должны совпадать с новой редакцией сделки. Расхождение между счётом и актом — сигнал, что документы готовили в разное время и не сверяли.
Проверьте, как изменения отразились в расчётах с контрагентом
Возьмите акт сверки с этим контрагентом. В нём должно быть видно, что долг или переплата соответствуют новой редакции сделки. Если по бумагам вы должны одну сумму, а акт сверки показывает другую, значит, изменения не дошли до учёта.
Спросите бухгалтера, как в учёте отражена разница, если сумма сделки изменилась после того, как операция уже была проведена. Ответ должен быть конкретным: какой документ, какая дата, какая проводка. Общие слова вроде «всё учтено» здесь не подходят.
Посмотрите, не осталось ли в учёте двух версий одной и той же операции. Это бывает, когда допсоглашение провели отдельной записью, а старую не скорректировали. В результате расходы или доходы задваиваются, и отчётность перестаёт отражать реальные дела.
Признаки, что учёт ведётся качественно
Качественный учёт отвечает на вопрос «почему так» без долгих поисков. Бухгалтер может показать документ, на основании которого появилась запись. Если для ответа нужно поднимать переписку и вспоминать, что было полгода назад, это тревожно.
Хороший признак — единая логика по всем похожим сделкам. Если по одному контрагенту допсоглашение проводят одним способом, а по другому — другим без объяснений, стоит разобраться. Разные подходы допустимы, но у каждого должна быть причина.
Ещё один признак — учёт не расходится с тем, что вы знаете о бизнесе. Вы примерно представляете, сколько должны поставщику и сколько вам должны покупатели. Если цифры в отчётах удивляют, проверьте, не забыты ли изменения по сделкам.
Наконец, смотрите на скорость ответов. Вопрос по конкретной сделке не должен превращаться в исследование. Если бухгалтер быстро находит документ и объясняет запись, значит, порядок в бумагах есть.
Что спросить у бухгалтера
Задайте вопросы по конкретной сделке, а не «как дела с учётом». Так вы быстрее увидите, есть ли проблема.
- Каким документом оформлено изменение условий и в каком периоде оно отражено?
- Совпадают ли суммы в акте сверки с контрагентом с новой редакцией сделки?
- Есть ли корректировочные документы, если операция была закрыта до изменения?
- Не осталось ли в учёте старой версии операции?
- Что изменится в отчётности из-за этого допсоглашения?
Ответы должны быть короткими и предметными. Если на вопрос про документ вам отвечают рассуждением о том, как всё сложно, попросите показать бумаги.
Тревожные сигналы и что делать
Первый сигнал — допсоглашение есть, но в учёте сделка выглядит по-старому. Второй — акт сверки не сходится с вашими представлениями о долге. Третий — на вопрос о разнице вам не могут назвать документ.
Если что-то из этого совпало, не откладывайте. Попросите бухгалтера подготовить короткую справку по сделке: что было, что изменилось, какими документами оформлено. Письменный ответ дисциплинирует и остаётся у вас.
Дальше сверьте справку с самими документами. Если расхождение подтвердилось, обсудите, как его исправить и в каком периоде. Не оставляйте это на конец года: накопившиеся расхождения сложнее разобрать.
Если объяснить расхождение не получается, стоит показать документы по сделке другому бухгалтеру. Это не обязательно смена подрядчика, но взгляд со стороны помогает понять масштаб.
Частые вопросы
Допсоглашение подписано, но операция уже закрыта. Это проблема?
Не обязательно. Важно, чтобы изменение было оформлено документом и отражено в учёте. Спросите бухгалтера, каким документом закрыта разница.
Как быстро я сам увижу, что изменения не учтены?
Проще всего по акту сверки с контрагентом. Если суммы там не совпадают с новой редакцией сделки, изменения, скорее всего, не дошли до учёта.
Нужно ли мне вникать в проводки?
Нет. Достаточно понимать, каким документом оформлено изменение и совпадают ли расчёты с контрагентом. Остальное — работа бухгалтера.
Что делать, если бухгалтер не может объяснить разницу?
Попросите письменную справку по сделке и сверьте её с документами. Если расхождение остаётся, покажите бумаги другому бухгалтеру.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.