Качественный учёт сделок с контрагентами на упрощёнке видно по трём вещам: документы по каждой сделке собираются вовремя и в полном составе, записи в учёте совпадают с тем, что вы знаете о бизнесе, а бухгалтер отвечает на ваши вопросы по существу. Проверить это можно самому, не разбираясь в проводках. Ниже — признаки порядка, простые проверки и сигналы, при которых стоит разбираться.
Документы по сделке собираются целиком и вовремя
Сделка с контрагентом — это не только платёж. У неё есть договор, счёт, документ о передаче товара или результате работ, акт сверки. Качественный учёт начинается с того, что эти бумаги попадают к бухгалтеру сразу, а не через полгода в коробке из-под бумаги.
Проверка простая. Возьмите любую сделку за последний месяц и попросите показать её документальный набор. Если все бумаги на месте и совпадают по суммам и датам — это хороший знак. Если бухгалтер говорит «донесите потом», а сделка уже закрыта, порядок хромает.
Отдельно смотрите на счета-фактуры и первичные документы от контрагентов. Они должны быть в учёте, даже если вы на упрощёнке и налог платите не с этого. Документы нужны для подтверждения расходов и для спокойствия при проверке.
Записи в учёте совпадают с реальностью бизнеса
Вы лучше бухгалтера знаете, с кем и на каких условиях работаете. Поэтому первый тест качества — сверить учёт со своей картиной. Спросите, какие контрагенты числятся в учёте за квартал, и сравните со своим списком.
Если в учёте есть сделки, которых вы не помните, или нет тех, что вы точно закрывали, — это повод разобраться. Ошибки бывают у всех, но систематические расхождения говорят о том, что учёт ведётся не по факту, а по памяти или по платежам.
Ещё один признак — разделение сделок по назначению. Понятно, за что заплатили: за товар, за услугу, за аренду. Если всё свалено в одну кучу и бухгалтер не может объяснить, из чего сложилась сумма, качество под вопросом.
Бухгалтер объясняет, а не отмахивается
Владелец не обязан знать проводки. Но он вправе понимать, почему сделка отражена так, а не иначе, и что это значит для налогов. Качественный учёт — это когда на вопрос «почему эта сделка попала в расходы» вы получаете короткий ответ человеческим языком.
Проверьте это на простом вопросе. Спросите, как учтена конкретная сделка с контрагентом и какие документы её подтверждают. Если в ответ звучит только «так надо» или «вы всё равно не поймёте», это тревожно. Хороший учёт выдерживает вопросы.
Спросите и о рисках. Что будет, если контрагент не подтвердит сделку? Какие документы стоит запросить у него заранее? Ответы показывают, думает ли бухгалтер о последствиях для вас, а не только о сдаче отчётности.
Сверки и расхождения закрываются, а не копятся
Сверка с контрагентом — обычная рабочая процедура. Качественный учёт означает, что расхождения по сделкам выявляются и закрываются, а не тянутся из квартала в квартал. Спросите, когда последний раз сверялись с ключевыми контрагентами.
Если сверок не было давно, а расхождения есть, они всплывут в самый неудобный момент. Например, когда контрагент закроется или сменит руководство. Тогда доказать свою позицию будет сложнее.
Проверьте и обратную сторону: ваши документы должны быть в порядке для контрагента. Если он просит подтвердить сделку, а у вас нет нужной бумаги, это тоже сигнал.
Тревожные сигналы и что с ними делать
Первый сигнал — вы не можете получить документы по сделке по первому запросу. Второй — суммы в учёте не совпадают с тем, что вы платили. Третий — бухгалтер избегает разговоров о рисках и отвечает общими словами.
Четвёртый сигнал — учёт ведётся только по платежам, без документов о передаче товара или результате работ. Пятый — вы узнаёте о проблемах с контрагентом от него самого, а не от бухгалтера.
Что делать при таких сигналах. Начните с разговора: попросите показать документы по двум-трём сделкам и объяснить их. Если ответы не устраивают, проверьте учёт за квартал целиком. При серьёзных расхождениях стоит пригласить другого бухгалтера для взгляда со стороны или передать учёт туда, где порядок можно наладить.
Частые вопросы
Как понять, что учёт сделок ведётся качественно, если я не бухгалтер?
Смотрите на документы и на ответы бухгалтера. Если по каждой сделке есть полный набор бумаг, а на ваши вопросы отвечают понятно, учёт в порядке.
Какие документы должны быть по сделке с контрагентом?
Договор, счёт, документ о передаче товара или результате работ, акт сверки. Точный набор зависит от сделки, но он должен быть у бухгалтера, а не у вас в ящике.
Что делать, если бухгалтер не может объяснить, как учтена сделка?
Попросите показать документы и разобрать сделку по шагам. Если ясности нет, проверьте учёт за квартал и рассмотрите смену бухгалтера.
Как часто стоит проверять учёт сделок самому?
Достаточно выборочной проверки время от времени и сверки с ключевыми контрагентами. Регулярность важнее глубины: лучше чаще смотреть по чуть-чуть, чем раз в год разбирать всё.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.