Дубли по одному контрагенту появляются, когда одна и та же сделка попадает в учёт дважды: по двум документам, по двум договорам или по двум записям в книге. Проверить это можно без знания проводок: сравните сумму по контрагенту в книге покупок или продаж с суммой по договорам и актам сверки. Если цифры расходятся, попросите бухгалтера показать, из каких документов сложилась каждая сумма.
С чего начать проверку
Возьмите список контрагентов, с которыми у вас регулярные сделки: поставщики, подрядчики, крупные покупатели. Выберите тех, по кому за период было больше всего операций. Именно там дубли появляются чаще: документы приходят партиями, счета и акты идут отдельно, и одна поставка может быть заведена дважды.
Дальше запросите у бухгалтера два отчёта за один и тот же период: обороты по счёту расчётов с контрагентом и книгу покупок или продаж. Попросите выгрузить их в таблицу, где видна дата, номер и сумма каждого документа. Такую выгрузку владелец читает без специальных знаний.
Сравните три вещи: сумму по договору, сумму по первичным документам и сумму, которая попала в учёт. Если все три совпадают, сделка отражена один раз. Если учёт показывает больше, чем документы, ищите лишнюю запись.
Признаки, что дублей, скорее всего, нет
У каждой записи в учёте есть документ-основание: счёт, акт, накладная, чек. Бухгалтер может назвать номер и дату документа по любой сумме. Если на вопрос «откуда эта сумма» ответ приходит сразу, это хороший знак.
Номера документов в учёте не повторяются. Один и тот же счёт или акт не должен встречаться дважды за период. Проверить это просто: отсортируйте выгрузку по номеру документа и посмотрите, есть ли одинаковые строки.
Суммы по контрагенту сходятся с актом сверки. Акт сверки — документ, который подтверждает расчёты между вами и контрагентом. Если сальдо в учёте совпадает с актом, значит, лишних операций, скорее всего, нет.
Оплаты и поступления совпадают с банковской выпиской. Каждая сумма из выписки должна быть привязана к сделке. Если в учёте есть поступление, которого нет в банке, или наоборот, это повод разобраться.
Проверки, которые владелец может сделать сам
Первое: закажите акты сверки с ключевыми контрагентами и сравните их с тем, что показывает учёт. Расхождения по одному контрагенту — сигнал, что где-то задвоилась сделка или потерялся документ.
Второе: посмотрите на количество операций по контрагенту за период. Если по одному договору прошло больше операций, чем вы помните, попросите расшифровку. Иногда за дубль принимают предоплату и последующую оплату — это разные операции, и их нужно различать.
Третье: проверьте, не заведены ли два договора с одним контрагентом на одну и ту же поставку. Такое бывает, когда договор переоформляют или заключают новую версию, а старую не закрывают.
Четвёртое: сверьте склад или объём услуг. Если по учёту товара пришло больше, чем реально лежит на складе, или услуг оказано больше, чем вы заказывали, ищите лишнюю запись.
Пятое: посмотрите, как учтены возвраты и корректировки. Возврат оформляют отдельным документом, и он не должен выглядеть как новая продажа или новая закупка.
Что спросить у бухгалтера
Спросите прямо: «Покажите, из каких документов сложилась сумма по этому контрагенту за период». Ответ должен быть конкретным: номера, даты, суммы. Общие слова без расшифровки — повод копать дальше.
Попросите объяснить, как в учёте различаются предоплата, отгрузка и окончательный расчёт. Если бухгалтер не может показать это на примере вашей сделки, есть риск, что операции задваиваются.
Уточните, что происходит при повторной загрузке документов из банка или из программы контрагента. Иногда дубли появляются именно на этом шаге, и бухгалтер должен знать, как он их отлавливает.
Спросите, сверяют ли расчёты с контрагентами и как часто. Регулярная сверка — самый надёжный способ поймать дубль до того, как он попадёт в отчётность.
Тревожные сигналы
Сумма по контрагенту в учёте больше, чем в акте сверки. Это главный признак: либо задвоена сделка, либо не учтён возврат или корректировка.
В выгрузке есть строки с одинаковыми номером и датой документа. Скорее всего, документ завели дважды.
Бухгалтер не может быстро назвать основание для суммы. Значит, учёт ведётся не по документам, а «по памяти» или по сводным записям.
Одни и те же расходы или доходы повторяются из периода в период без новых документов. Проверьте, не переносятся ли старые операции автоматически.
Расхождения появились после смены бухгалтера или программы. При переносе данных дубли возникают чаще всего.
Что делать при находке
Не исправляйте учёт самостоятельно. Сначала зафиксируйте расхождение: контрагент, период, сумма, номера документов. Это поможет бухгалтеру быстро найти лишнюю запись.
Попросите бухгалтера сделать сверку по этому контрагенту за весь период сотрудничества, а не только за последний месяц. Дубль мог появиться раньше и тянуться из периода в период.
После исправления запросите новый акт сверки с контрагентом и обновлённую выгрузку. Убедитесь, что суммы совпали и лишняя запись ушла.
Если расхождения повторяются, обсудите, как устроена загрузка документов и кто проверяет операции перед попаданием в учёт. Иногда достаточно договориться о регулярной сверке с ключевыми контрагентами.
Частые вопросы
Как быстро понять, есть ли дубль по контрагенту?
Сравните сумму по контрагенту в учёте с актом сверки и с первичными документами. Если учёт показывает больше, попросите расшифровку по документам.
Можно ли найти дубль без доступа к бухгалтерской программе?
Да. Попросите выгрузку операций по контрагенту в таблице и акт сверки. Этого достаточно, чтобы увидеть повторяющиеся номера документов и расхождения в суммах.
Что делать, если бухгалтер не даёт расшифровку сумм?
Настаивайте на письменном ответе с номерами и датами документов. Если расшифровки нет, стоит проверить учёт по этому участку отдельно.
Дубль в учёте — это ошибка бухгалтера или моя?
Бывает по-разному. Дубль появляется и при повторной загрузке документов, и когда сделка оформлена двумя договорами. Важно найти причину, чтобы она не повторялась.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.