Качественный учёт сделок с контрагентами — это когда по каждой сделке есть документы, суммы в них совпадают с записями в учёте, а вы как владелец можете за несколько минут увидеть, откуда взялась любая цифра в отчётности. Проверить это можно самому, без специальных знаний: задать несколько вопросов и посмотреть на несколько документов. Ниже — признаки, по которым видно, что учёт выдерживает проверку, и сигналы, при которых стоит разбираться.
Документы по сделке собираются сразу, а не задним числом
Начните с любой крупной сделки за последние месяцы. Попросите подобрать по ней весь комплект: договор, счёт, документ о передаче товара или оказании услуги, платёжное подтверждение. Если бухгалтер выдаёт комплект за несколько минут и документы датированы реальными датами, это хороший признак.
Тревожно, когда документы появляются только после вашего вопроса. Если бумаги приходится «восстанавливать», допечатывать и подписывать задним числом, при проверке это заметно: сверяются даты, движения по счёту и отметки контрагента.
Отдельно посмотрите, есть ли по сделке документ, подтверждающий, что контрагент реально существует и работает. Это не формальность: именно на таких сделках чаще всего возникают вопросы.
Сверка с контрагентами ведётся регулярно
Спросите бухгалтера, когда последний раз делали сверку расчётов с ключевыми поставщиками и покупателями. Хороший ответ — сверка идёт по графику, а расхождения разбираются сразу, а не копятся.
Попросите показать акт сверки по одному контрагенту и сравните его с тем, что вы знаете о сделке: суммы, даты, наличие долга. Если цифры в акте совпадают с вашей картиной, учёт по этому контрагенту в порядке.
Сигнал проблемы — расхождения, которые «висят» месяцами, или долг в учёте, о котором вы ничего не знаете. Такие расхождения при проверке превращаются в вопросы о том, учтены ли доходы и расходы.
Сделки с сомнительными контрагентами видны заранее
Спросите, как в компании проверяют нового контрагента перед сделкой. Речь о простых вещах: существует ли организация, соответствует ли её вид деятельности тому, что вы покупаете, отвечает ли она на связь, не выглядит ли договор шаблонным.
Если ответа нет и сделки заключаются «по звонку», риск накапливается незаметно. Проверка налоговой смотрит как раз на цепочки сделок и на то, проявила ли компания разумную осмотрительность при выборе партнёра.
Проверить можно и самому: возьмите договор с новым крупным контрагентом и посмотрите, есть ли в деле хоть какие-то следы проверки — переписка, запрошенные документы, отметки о том, что партнёра проверяли.
Учёт и отчётность сходятся между собой
Попросите бухгалтера показать, как данные из учёта сделок попадают в отчётность. Вам не нужно понимать проводки — достаточно увидеть, что цифры по доходам и расходам в отчётности совпадают с тем, что отражено в учёте по сделкам.
Проверьте простую вещь: сумму поступлений на счёт за месяц сравните с тем, что учтено как выручка. Расхождение бывает объяснимым — например, это заём или возврат, — но объяснение должно быть готовым, а не придуманным на месте.
Тревожно, если бухгалтер говорит «там всё правильно» и не может показать, откуда взялась конкретная сумма. При проверке первым делом запрашивают именно такие расшифровки.
Вы получаете понятную картину, а не только отчёты
Хороший признак — вы регулярно получаете короткую сводку: сколько должны вам, сколько должны вы, какие сделки ещё не закрыты документами. Это не отчёт для налоговой, а рабочий инструмент для вас.
Спросите, что произойдёт, если контрагент не пришлёт документ вовремя. Ответ должен быть конкретным: кто напоминает, что делается, как это отражается в учёте. Если ответ «разберёмся потом», проблема останется незамеченной до проверки.
Ещё один вопрос: кто, кроме бухгалтера, может открыть учёт по сделке и объяснить её. Если всё держится на одном человеке и никаких записей не остаётся, это уязвимое место.
Что делать при тревожных сигналах
Сначала соберите факты: возьмите несколько сделок и пройдите по ним путь от договора до отчётности. Запишите, где именно цепочка рвётся — нет документа, не сходится сумма, нет сверки.
Затем обсудите это с бухгалтером предметно, по конкретным сделкам, а не в общем. Попросите план: какие документы нужно получить, что сверить, что исправить в учёте.
Если разговор не даёт результата и вы не видите, как устроен учёт, стоит получить второе мнение — показать документы по нескольким сделкам стороннему бухгалтеру. Это дешевле, чем разбираться с последствиями уже после проверки.
Частые вопросы
Как быстро понять, что с учётом сделок что-то не так?
Попросите собрать документы по одной крупной сделке и показать, где её сумма в отчётности. Если цепочка собирается долго или рвётся, стоит разбираться глубже.
Нужно ли мне разбираться в проводках, чтобы проверять учёт?
Нет. Достаточно проверять, что документы по сделке есть, суммы совпадают и вы можете увидеть, откуда взялась цифра в отчётности.
Что спросить у бухгалтера в первую очередь?
Спросите про сверку с контрагентами, про проверку новых партнёров и про то, как закрываются сделки без документов. Ответы покажут, есть ли система.
Опасно ли, если документы по сделке приходят с задержкой?
Сама задержка — не приговор, но важно, как она закрывается. Если документы дособираются, а расхождения разбираются, риск ниже, чем при «восстановлении» бумаг задним числом.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.