Инвентаризация — это сверка того, что записано в учёте, с тем, что реально есть на складе, в офисе или на производстве. Проверить её можно по документам и по тому, как бухгалтер отвечает на ваши вопросы. Ниже — что посмотреть и о чём спросить.
Что должно остаться после инвентаризации
Результат работы — не устный отчёт, а комплект документов. Попросите показать описи и акты по каждому объекту: складу, офису, оборудованию. В них должны быть даты, состав комиссии и подписи участников.
Сверьте описи с учётными данными. Если в описи одна цифра, а в бухгалтерской программе другая, значит, расхождения не разобраны. По каждому расхождению должно быть письменное объяснение и решение: что списывают, что ставят на учёт, кто отвечает за недостачу.
Посмотрите, есть ли отдельный документ по итогам. В нём обычно перечисляют найденные расхождения и что с ними сделали. Если такого документа нет, инвентаризация, скорее всего, осталась формальностью.
Признаки, что работа проведена, а не нарисована
Первое — описи заполнены по конкретным объектам, а не одной строкой «товары на складе». В нормальной описи видно наименования, единицы измерения и количество.
Второе — в документах есть следы реальной сверки. Например, пометки о пересчёте, исправления с подписями, отдельные строки по позициям, которых не оказалось на месте.
Третье — расхождения не исчезли бесследно. Если недостача есть, по ней должно быть решение. Если излишек — его должны поставить на учёт, а не «забыть».
Четвёртое — сроки. Инвентаризацию проводят до составления отчётности, а не после. Спросите, когда именно пересчитывали имущество и когда подписали документы. Если даты документов появились позже отчётных, это повод задать вопросы.
Пятое — участие материально ответственных лиц. Кладовщик, завхоз или другой сотрудник, отвечающий за имущество, должен быть в составе комиссии или хотя бы расписаться в описи. Без его подписи сверка ничего не подтверждает.
Что владелец может проверить сам
Начните с выборочной проверки. Возьмите опись и пересчитайте несколько позиций своими руками. Достаточно нескольких наименований, чтобы понять, совпадает ли бумага с реальностью.
Сравните остатки в бухгалтерской программе с описью. Расхождение само по себе не преступление, но оно должно быть объяснено. Попросите бухгалтера показать, где в учёте отражён результат сверки.
Посмотрите, как оформлены полномочия комиссии. Есть ли документ, которым создана комиссия, и указаны ли в нём люди, которые действительно работают в компании. Комиссия из людей, которых вы не знаете, — плохой знак.
Проверьте, что списание и оприходование подтверждены документами. Если имущество списали, должно быть основание. Если поставили на учёт — тоже.
Наконец, задайте себе простой вопрос: можете ли вы по документам восстановить, что происходило с имуществом в этом году. Если ответ «нет», учёт ведётся некачественно, даже когда отчёты сданы вовремя.
Что спросить у бухгалтера
Спросите, какие объекты попали в инвентаризацию и почему именно они. Ответ должен быть конкретным: склад, офис, оборудование, а не «всё проверили».
Спросите, кто входил в комиссию и кто подписывал описи. Попросите показать подписи.
Спросите, какие расхождения нашли и как их закрыли в учёте. Если расхождений «не было совсем», уточните, как это подтверждается.
Спросите, где хранятся документы и как их найти, если придёт проверка или понадобится банку. Бухгалтер должен ответить без подготовки.
Спросите, что изменилось в учёте после сверки. Если ничего не изменилось, значит, либо всё идеально, либо работу не делали.
Тревожные сигналы
Описи есть, но все одинаковые по структуре и подозрительно аккуратные. Так бывает, когда документы готовят задним числом.
Нет подписей материально ответственных лиц. Или подписи есть, но люди уже уволились, а документы датированы позже.
Расхождения в учёте не отражены. Недостачи не списаны, излишки не поставлены на учёт, объяснений нет.
Бухгалтер отвечает общими словами и просит «не лезть в учёт». Это не аргумент. Вы владелец и вправе видеть документы.
Документы хранятся только в переписке или в личной папке бухгалтера. При смене бухгалтера вы останетесь без подтверждений.
Что делать, если что-то не сходится
Сначала зафиксируйте, что именно вызывает сомнения: конкретные описи, позиции, даты. Так разговор будет предметным.
Попросите письменные объяснения и копии документов. Устные заверения ничего не стоят, а копии останутся у вас.
Проведите собственную выборочную сверку с участием материально ответственных лиц. Результат оформите документом, даже простым.
Если расхождения серьёзные, обсудите с бухгалтером порядок исправления и сроки. Если договориться не получается, ищите другого бухгалтера и передавайте ему документы по описи.
Частые вопросы
Как понять, что инвентаризацию не проводили, а документы составили для вида?
Признаки — одинаковые описи, отсутствие подписей материально ответственных лиц и расхождения, которые никак не отражены в учёте. Выборочный пересчёт своими руками быстро покажет, совпадает ли бумага с реальностью.
Обязан ли бухгалтер показывать мне описи и акты?
Да, это документы вашей компании. Вы вправе их запросить и получить копии. Отказ показать документы — сам по себе тревожный сигнал.
Что делать, если нашёл расхождение между описью и учётом?
Зафиксируйте расхождение и попросите бухгалтера объяснить, как оно отражено в учёте. Если объяснения нет, требуйте исправления и письменного подтверждения.
Можно ли проверить работу бухгалтера без специальных знаний?
Да. Достаточно выборочного пересчёта, сверки описи с учётом и проверки подписей. Этого хватает, чтобы отличить реальную работу от формальных бумаг.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.