Основные средства, которых давно нет в офисе, — типичный признак того, что учёт ведётся формально. Если списанный или проданный объект продолжает числиться в бухгалтерии, значит, хозяйственные операции не отражаются вовремя. Проверить это владелец может сам, без специальных знаний.
Что означает «висят» основные средства
В бухучёте основные средства — это имущество, которое компания использует долго: техника, мебель, оборудование, транспорт. Пока объект числится на балансе, по нему начисляют амортизацию и платят налог на имущество, если он положен. Если объект продан, сломан, потерян или выброшен, его должны снять с учёта.
Когда этого не происходит, в отчётности остаётся имущество, которого физически нет. Картина в документах расходится с реальностью. Это искажает расходы, налоги и представление владельца о том, чем владеет бизнес.
Признаки, что учёт ведётся качественно
Качественный учёт узнаётся не по толщине папок, а по тому, что данные в нём совпадают с реальностью. Вот что должно быть в порядке.
- Данные учёта совпадают с тем, что вы видите в офисе, на складе и в гараже. Каждый объект можно найти и потрогать.
- Документы на поступление и выбытие имущества есть на каждый объект. Не «где-то лежит», а подшиты и доступны.
- Отчёты бухгалтер сдаёт вовремя, и вы получаете их копии. Вы понимаете, что в них написано, хотя бы в общих чертах.
- Сверки с контрагентами и банком проводятся регулярно. Расхождений не копится.
- На ваши вопросы бухгалтер отвечает по существу и объясняет простыми словами. Если ответ сводится к «так надо», это повод насторожиться.
- Учёт ведётся в одной системе, а не в разрозненных таблицах, которые никто не сводит.
Проверки, которые владелец может сделать сам
Вам не нужно знать проводки. Достаточно нескольких простых действий.
Пройдитесь по офису и складу. Возьмите список основных средств из учёта и отметьте, что из перечисленного реально есть. Всё, чего нет, — повод для вопроса.
Спросите про каждый пропавший объект. Продан, списан, сломан, потерян? Попросите показать документы. Если документов нет, объект, скорее всего, просто забыли снять с учёта.
Сверьте банк. Попросите выписку по счёту и сравните крупные поступления и списания с тем, что бухгалтер отразил. Расхождения бывают у всех, но их должно быть немного и они должны объясняться.
Посмотрите на отчёты. Даже без глубоких знаний видно, меняются ли показатели из периода в период и объясняет ли бухгалтер эти изменения. Резкие скачки без причины — сигнал.
Проверьте, как хранятся документы. Первичные документы должны быть в порядке и доступны. Если на просьбу показать договор или акт бухгалтер отвечает «потом найду», это тревожно.
Задайте вопрос о налогах. Попросите объяснить, из чего сложились начисления за период. Ответ должен быть понятным, а не отсылать к формулировкам, которые вы не понимаете.
Что спросить у бухгалтера
Разговор лучше вести спокойно и по конкретным пунктам. Вот вопросы, которые стоит задать.
- Какие основные средства сейчас числятся в учёте и где они находятся?
- По каким объектам начисляется амортизация и почему?
- Какие документы подтверждают выбытие имущества за последний период?
- Как вы сверяете данные учёта с фактическим наличием имущества?
- Какие отчёты вы сдаёте и можете ли присылать мне копии?
- Что изменилось в налогах компании за последний период и почему?
По ответам многое становится ясно. Если бухгалтер отвечает уверенно и показывает документы — хорошо. Если уходит от темы или просит «не лезть в эти детали», стоит задуматься.
Тревожные сигналы
Есть ситуации, которые требуют реакции, а не ожидания.
- В учёте числится имущество, которого нет, и документов на его выбытие тоже нет.
- Отчёты сдаются с опозданием или вы узнаёте о них постфактум.
- Бухгалтер не может объяснить, из чего сложились суммы в отчётности.
- Документы хранятся хаотично, часть теряется.
- Вы не получаете копий отчётов и не понимаете, что происходит с налогами.
- На ваши вопросы отвечают общими фразами или раздражаются.
- Учёт ведётся в таблицах, которые никто не проверяет и не сводит.
Каждый сигнал по отдельности может быть случайностью. Несколько сразу — признак того, что учёт требует наведения порядка.
Что делать при проблемах
Сначала соберите факты. Составьте список объектов, которых нет, и попросите документы по каждому. Параллельно запросите копии последних отчётов и сверку с банком.
Затем обсудите ситуацию с бухгалтером. Возможно, часть объектов просто забыли списать, и это исправляется. Если разговор не даёт результата, стоит показать документы другому бухгалтеру или аудитору и получить второе мнение.
Дальше нужно навести порядок в учёте: снять с баланса то, чего нет, восстановить документы, настроить регулярные сверки. Это работа, но она возвращает вам контроль над бизнесом. После наведения порядка договоритесь о регулярной отчётности: копии отчётов, сверки и понятные объяснения должны приходить вам постоянно, а не по запросу.
Частые вопросы
Почему основные средства остаются в учёте после продажи или списания?
Потому что хозяйственную операцию не отразили вовремя. Для снятия с учёта нужны документы: договор, акт, накладная. Если их нет или бухгалтер о них не знает, объект продолжает числиться.
Может ли владелец сам проверить учёт, если он не бухгалтер?
Да. Достаточно сверить список имущества с реальностью, запросить документы и копии отчётов, сравнить банковские операции с учётом. Этих действий хватает, чтобы заметить проблемы.
Чем плохо, что в учёте есть лишнее имущество?
Отчётность перестаёт отражать реальное положение дел. Из-за этого могут быть неверно посчитаны налоги и расходы, а вы будете принимать решения на основе неверных данных.
Что делать, если бухгалтер не может объяснить цифры в отчётах?
Запросите документы и копии отчётов, покажите их другому бухгалтеру или аудитору. Второе мнение поможет понять, есть ли реальная проблема и как её исправить.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.