Качественный учёт — это когда каждая сделка в бухгалтерии совпадает с тем, что реально произошло на складе и в платежах. Проверить это можно без знания проводок: сравните документы, суммы и даты по нескольким сделкам. Ниже — что посмотреть самому и о чём спросить бухгалтера.
Начните со сверки: документы против реальности
Возьмите несколько поставок за последний месяц и пройдите по цепочке. Договор, счёт, накладная от поставщика, документ о приёмке на склад, платёжное поручение. В качественном учёте все эти бумаги есть, даты в них не противоречат друг другу, а суммы совпадают.
Сравните складской учёт с бухгалтерским. Если товар физически лежит на складе, он должен быть и в учёте. Если товар продан и отгружен, он не должен числиться как остаток. Расхождения здесь — первый признак, что учёт живёт отдельно от бизнеса.
Проверьте оплаты. Каждый платёж по банку должен быть привязан к конкретной сделке: поставке, услуге, возврату. Платежи без основания, зависшие авансы и суммы, которые «пока не разобрали», — повод задать вопросы.
Признаки, что учёт ведётся качественно
Документы появляются в учёте вовремя, а не пачкой в конце квартала. Бухгалтер задаёт вам уточняющие вопросы по сделкам, а не просто принимает бумаги. Это нормально и полезно: значит, он видит картину, а не механически вносит данные.
Вы получаете понятные отчёты, из которых видно долги перед поставщиками, задолженность покупателей и остатки. Отчёт можно прочитать без переводчика. Если вам каждый раз объясняют цифры «на пальцах» и после разговора остаётся ясность — это хороший знак.
Учёт и склад говорят на одном языке. Когда кладовщик, менеджер по продажам и бухгалтер называют одни и те же цифры по остаткам и отгрузкам, система работает. Когда у каждого своя правда — где-то потерялись документы или данные.
Что проверить самому за час
Сделайте три простые проверки. Первая — выборочная сверка: возьмите пять сделок и найдите по каждой полный набор документов. Вторая — сверка остатков: сравните, что показывает склад, с тем, что в учёте. Третья — сверка долгов: посмотрите, совпадают ли ваши представления о том, кому вы должны и кто должен вам, с отчётами бухгалтера.
Отдельно посмотрите на возвраты и списания. Возврат покупателю, списание брака, недостача — все эти операции должны быть оформлены документами и отражены в учёте. Если такие события проходят «мимо бухгалтерии», картина искажается.
Проверьте, нет ли операций, которых вы не понимаете. Незнакомая сделка, непонятный контрагент, странная сумма — это не мелочь. По каждой такой строке должен быть внятный ответ, откуда она взялась.
Что спросить у бухгалтера
Задайте вопросы прямо и посмотрите на реакцию. Как оформляются поставки, если документы от поставщика пришли позже товара? Как учитываются возвраты и списания? Где хранятся документы по сделкам и как их найти, если придёт запрос?
Спросите, как сверяются склад и учёт и как часто это делается. Уточните, что происходит, когда данные не сходятся: кто ищет причину и как расхождение закрывается. Попросите показать отчёт, по которому вы сами сможете отслеживать долги и остатки.
Хороший признак — бухгалтер сам говорит о расхождениях и предлагает, как их устранить. Плохой — ответы в духе «так исторически сложилось» или «это неважно».
Тревожные сигналы
Насторожить должны документы, которые появляются задним числом и пачками. Отсутствие первичных документов по части сделок. Остатки в учёте, которых нет на складе, или товар на складе, которого нет в учёте.
Ещё сигналы: платежи без привязки к сделкам, непонятные контрагенты, операции, которые вам не объясняют. Молчание бухгалтера о найденных расхождениях. Ситуация, когда вы не можете быстро получить документы по конкретной поставке.
Что делать при расхождениях
Не оставляйте расхождение «на потом». Сначала зафиксируйте, в чём именно не сходятся данные: сделка, сумма, дата, остаток. Затем попросите бухгалтера объяснить причину и предложить порядок исправления.
Договоритесь о регулярной сверке: сделки, склад, долги. Это проще, чем разбирать накопленные расхождения перед отчётностью или проверкой. Если объяснения не устраивают и ситуация повторяется, стоит получить второе мнение по учёту — спокойно, по документам, без обвинений.
Частые вопросы
Как часто нужно сверять учёт с реальными поставками?
Регулярно, а не от случая к случаю. Достаточно выборочной сверки по нескольким сделкам и сверки остатков — так расхождения находятся раньше, чем превращаются в проблему.
Можно ли проверить учёт, если я не разбираюсь в бухгалтерии?
Да. Смотрите на совпадение документов, сумм и дат по сделкам, на остатки и на долги. Для этого не нужно знать проводки — достаточно сравнить учёт с тем, что реально происходит в бизнесе.
Что делать, если нашёл расхождение?
Зафиксируйте, где именно не сходятся данные, и попросите бухгалтера объяснить причину и порядок исправления. Договоритесь, как такие расхождения будут находиться и закрываться дальше.
О чём спросить бухгалтера в первую очередь?
Как оформляются поставки при поздних документах, как учитываются возвраты и списания, как сверяются склад и учёт. И попросите отчёт, по которому вы сами сможете следить за остатками и долгами.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.