Качественный учёт по каждой сделке — это когда любую операцию можно восстановить от начала до конца: есть подтверждающий документ, понятно, откуда взялась сумма, и видно, как операция отразилась в отчётности. Проверить это можно без знания проводок. Достаточно выбрать несколько сделок и пройти по ним весь путь.
Признак первый: у каждой сделки есть документ-основание
Любая операция должна опираться на документ: договор, счёт, акт, накладную, чек, платёжное поручение, выписку по счёту. Если бухгалтер не может быстро показать, чем подтверждается конкретная сумма, это тревожный сигнал.
Проверка простая. Возьмите несколько поступлений и списаний по расчётному счёту за прошлый месяц и попросите показать документы по каждому. Хороший признак — документы находятся сразу и относятся именно к этой операции, а не «примерно к тому периоду».
Признак второй: сделка видна целиком
У сделки обычно несколько шагов: договор, отгрузка или оказание услуги, счёт, оплата, закрывающие документы. В качественном учёте эти шаги связаны между собой. По одному документу можно найти остальные.
Попросите показать любую сделку с контрагентом от договора до оплаты. Если бухгалтер ведёт вас по цепочке документов и называет даты и суммы, всё в порядке. Если ответы обрываются на «это в другой папке» или «это надо уточнять», стоит разобраться.
Признак третий: расхождения не копятся
Ошибки бывают у всех. Важно, как с ними поступают. В хорошем учёте расхождение между документом и учётом находят и закрывают, а не откладывают до отчётности.
Спросите, есть ли на текущий момент незакрытые вопросы по документам: не хватает актов, не сходятся суммы, есть сомнительные операции. Ответ «всё чисто» без пояснений должен настораживать так же, как длинный список проблем без плана их решения.
Что владелец может проверить сам
Вам не нужно разбираться в плане счетов. Достаточно нескольких регулярных действий.
Раз в месяц просматривайте выписку по счёту и сверяйте крупные операции с документами. Смотрите, совпадают ли суммы в договоре, счёте и оплате. Проверяйте, что закрывающие документы по оказанным услугам и отгруженным товарам получены или выставлены.
Отдельно смотрите на контрагентов. Если по сделке нет договора или он подписан задним числом, это повод задать вопрос. Если оплата ушла, а документов на неё нет, разбирайтесь сразу, а не в конце года.
Полезно раз в квартал открывать отчётность и сверять её с тем, что вы знаете о бизнесе. Выручка в отчёте должна быть похожа на то, что вы реально заработали. Если цифры расходятся с вашей картиной, попросите объяснить.
Что спросить у бухгалтера
Задавайте конкретные вопросы, а не общие. Например: покажите документы по этой сделке. Как эта операция попала в отчётность. Какие документы нам ещё не передал контрагент. Что нужно от меня, чтобы закрыть этот вопрос.
Хороший признак — бухгалтер отвечает по существу и сам говорит о проблемах, не дожидаясь проверки. Плохой — ответы в духе «так надо» или «вы всё равно не поймёте». Учёт существует для того, чтобы владелец понимал состояние дел, а не наоборот.
Спросите, как хранятся документы и можно ли их быстро найти. Если всё держится на одном человеке и его личной почте, при его отсутствии вы останетесь без подтверждений по сделкам.
Тревожные сигналы и что делать
Настораживает, когда документы появляются только к отчётности, а не по ходу работы. Когда суммы в учёте не совпадают с выпиской. Когда на ваши вопросы отвечают общими словами. Когда нет доступа к первичным документам.
При таких сигналах не откладывайте. Запросите документы по нескольким сделкам и пройдите по ним сами. Попросите письменно перечислить, чего не хватает. Если картина не проясняется, имеет смысл показать учёт другому бухгалтеру и получить второе мнение.
Частые вопросы
Как часто проверять учёт, если бизнес небольшой?
Достаточно регулярной сверки: раз в месяц смотреть выписку и крупные сделки, раз в квартал — отчётность. Главное — делать это постоянно, а не раз в год.
Что делать, если документы по сделке не сохранились?
Запросите копии у контрагента и восстановите подтверждения. Если это невозможно, зафиксируйте ситуацию и обсудите с бухгалтером, как отразить операцию корректно.
Можно ли проверить учёт, не разбираясь в бухгалтерии?
Да. Выбирайте сделки и просите показать документы и объяснить, как операция попала в отчётность. Понятный ответ без терминов — хороший признак.
О чём спросить бухгалтера в первую очередь?
Попросите показать документы по нескольким сделкам и назвать незакрытые вопросы. По ответу сразу станет понятно, насколько учёт прозрачен.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.