Инвентаризация — это сверка того, что записано в учёте, с тем, что есть на самом деле: деньги в кассе и на счетах, товар на складе, оборудование, долги контрагентов. Проводить её нужно регулярно, а не от случая к случаю, иначе расхождения копятся и превращаются в проблему. Для владельца это ещё и способ проверить, насколько качественно ведётся бухучёт в компании.
Зачем инвентаризация нужна владельцу
Учёт показывает картину бизнеса на бумаге. Если эта картина расходится с реальностью, вы принимаете решения по неверным данным: закупаете то, что и так лежит на складе, или не замечаете, что товар пропадает.
Инвентаризация выявляет недостачи, излишки, ошибки в документах и задолженности, о которых вы могли не знать. Она же показывает, насколько аккуратно бухгалтер отражает операции: по документам видно, совпадают ли записи с фактическим наличием.
Проводить сверку стоит перед составлением годовой отчётности, при смене бухгалтера или материально ответственного лица, при выявлении хищений и порчи имущества. Даже без особых поводов регулярная проверка держит учёт в тонусе.
Как часто проводить инвентаризацию
Обязательный минимум — сверка перед годовой отчётностью. Дальше частоту вы определяете сами, исходя из масштаба и рисков бизнеса.
Если у вас склад с дорогим или быстро расходуемым товаром, проверяйте его чаще. Если деятельность простая, достаточно плановых проверок и внезапных — по отдельным позициям.
Внезапность важнее графика. Когда все знают дату проверки заранее, недостача «находится» или документы спешно приводятся в порядок. Выборочная сверка без предупреждения показывает реальное положение дел.
Что владелец может проверить сам
Вам не нужно разбираться в проводках, чтобы оценить порядок в учёте. Начните с простых вещей.
Сверьте остаток денег в кассе с тем, что записано. Посмотрите, есть ли кассовая книга и заполняется ли она. Проверьте, совпадают ли суммы на банковских счетах с данными учёта.
Пройдитесь по складу: выборочно пересчитайте несколько позиций и сравните с учётными остатками. Посмотрите, есть ли на товар документы о поступлении.
Попросите показать, как хранятся первичные документы: накладные, акты, счета. Если бумаги лежат в куче и никто не может быстро найти нужную, это сигнал.
Проверьте, поступают ли вам регулярно отчёты: сколько денег на счетах, сколько должны вы и сколько должны вам, какая прибыль. Если вы видите только цифру на счёте и ничего больше, контролировать бизнес вы не можете.
Что спросить у бухгалтера
Задавайте вопросы по существу и требуйте понятных ответов. Хороший признак — когда бухгалтер объясняет простыми словами, а не отсылает к сложным терминам.
Спросите, когда последний раз проводилась инвентаризация и где хранятся её результаты. Уточните, какие расхождения были выявлены и как их закрыли.
Попросите показать расшифровку долгов: кто вам должен, кому должны вы, есть ли просроченная задолженность. Спросите, все ли операции за период отражены и нет ли документов, которые ждут оформления.
Поинтересуйтесь, как учитываются операции, по которым нет полного комплекта документов. И уточните, что бухгалтеру нужно от вас, чтобы работа шла без задержек.
Тревожные сигналы в учёте
Есть признаки, при которых стоит насторожиться. Отчёты приходят нерегулярно или только по вашему напоминанию. На простые вопросы вы получаете уклончивые ответы.
Данные в отчётах не сходятся между собой: например, прибыль есть, а денег на счетах нет, и объяснить это никто не может. Первичные документы теряются, оформляются задним числом или отсутствуют.
Инвентаризация не проводится или её результаты не оформлены. Недостачи и расхождения не объясняются и не закрываются.
Бухгалтер работает без договора, доступы к банку и отчётности только у него, а вы не можете посмотреть данные самостоятельно. Это создаёт риск и для учёта, и для бизнеса.
Что делать при проблемах
Сначала зафиксируйте факты: какие проверки вы провели, что нашли, какие вопросы задавали. Письменные обращения и понятные ответы дисциплинируют обе стороны.
Проведите инвентаризацию и оформите её результаты документами. Это даст точку отсчёта, от которой можно двигаться дальше.
Если расхождения серьёзные, а объяснений нет, обсудите с бухгалтером план исправления и сроки. При системных проблемах разумно рассмотреть смену специалиста или привлечение сторонней проверки учёта.
Не оставляйте тревожные сигналы без реакции. Чем раньше вы разберётесь с расхождениями, тем меньше усилий потребуется на их устранение.
Частые вопросы
Как часто нужно проводить инвентаризацию?
Обязательный минимум — перед годовой отчётностью. Дальше частоту вы определяете сами: чем дороже и подвижнее имущество, тем чаще стоит проводить сверку.
Можно ли провести инвентаризацию без бухгалтера?
Да, вы вправе организовать проверку сами. Но результаты нужно правильно оформить в учёте, поэтому участие бухгалтера или стороннего специалиста обычно необходимо.
Что делать, если нашлась недостача?
Оформите результаты инвентаризации документами и выясните причины. Дальше решите, как закрыть расхождение и как не допустить его повторения.
Как понять, что бухучёт ведётся плохо?
Признаки — нерегулярные отчёты, уклончивые ответы, расхождения между документами и фактом, потерянные первичные документы и отсутствие инвентаризаций.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.