Учёт транспорта считается верным, когда каждая машина, которой вы пользуетесь, есть в бухгалтерских данных, подтверждена документами и совпадает с тем, что вы видите в жизни. Проверить это можно без знания проводок: сравните список машин, документы и слова бухгалтера между собой. Расхождения почти всегда видны на этом уровне.
Начните со списка машин
Попросите бухгалтера выгрузить перечень транспорта, который числится за вами. В нём должны быть все машины: купленные, взятые в лизинг, арендованные, полученные безвозмездно. Дальше возьмите свой список — тот, что вы держите в голове или в договорах, — и сравните построчно.
Проверьте каждую позицию по трём вопросам. Есть ли машина в учёте. На каком основании она там: договор купли-продажи, лизинг, аренда. Кто указан владельцем или пользователем. Если машина есть в жизни, но её нет в списке, это первый повод для разговора.
Отдельно пройдитесь по проданным и списанным машинам. Они не должны висеть в учёте после того, как вы перестали ими пользоваться. Обратная ошибка тоже бывает: машину сняли с учёта раньше, чем закрыли документы по ней.
Сверьте документы с учётом
Учёт держится на документах. Соберите по каждой машине то, что у вас есть: договоры, акты приёма-передачи, документы от лизинговой компании, страховые полисы, документы на регистрацию в ГИБДД. Затем попросите бухгалтера показать, какими документами подтверждена каждая машина в учёте.
Смотрите на совпадение дат и сумм. Дата постановки машины на учёт в бухгалтерии должна опираться на документ, а не на память. Стоимость машины в учёте должна сходиться с договором и платёжными документами. Если бухгалтер не может назвать документ по конкретной машине, значит, запись держится на чём-то непроверенном.
Проверьте платежи. По лизингу и аренде должны быть видны регулярные начисления и оплаты. Если платежи идут, а в учёте машины нет или она числится не там, где нужно, — это сигнал.
Задайте бухгалтеру прямые вопросы
Разговор лучше вести по конкретным машинам, а не «в целом». Так вы быстро поймёте, насколько учёт прозрачен.
Спросите: где в учёте числится каждая машина и почему именно там. Какими документами подтверждена её стоимость. Как отражены лизинг и аренда. Что происходит с машиной после продажи или возврата лизингодателю. Есть ли машины, по которым не хватает документов, и какие именно.
Хороший признак — бухгалтер отвечает по каждой позиции отдельно и называет документы. Тревожный — отвечает общими словами, просит «не лезть в проводки» или обещает разобраться позже без конкретики. Второе не значит, что учёт плохой, но проверить его вы тогда не сможете.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — расхождение между вашим списком машин и учётом. Даже одна «потерянная» или «лишняя» машина означает, что данные где-то не сходятся.
Второй — машины без документов. Если по транспорту нет договора, акта или подтверждения оплаты, запись в учёте ничем не подкреплена. При проверке или споре это станет проблемой.
Третий — путаница между видами транспорта. Лизинговая машина учитывается как собственная, арендованная — как купленная, проданная — как действующая. Такие ошибки искажают картину и мешают понять, чем вы реально владеете.
Четвёртый — бухгалтер не показывает расшифровку. Если на просьбу дать список машин с документами вы получаете отказ или общие фразы, ищите причину. Возможно, учёт просто не ведётся так подробно, как нужно.
Пятый — изменения не попадают в учёт вовремя. Купили машину, продали, вернули по лизингу — а в данных это не отражено. Задержка накапливается и превращается в расхождения.
Что делать при расхождениях
Сначала зафиксируйте список расхождений письменно: какая машина, что не сходится, какой документ нужен. Так разговор станет предметным, а не эмоциональным.
Затем попросите бухгалтера исправить записи и объяснить, как ошибка появилась. Если не хватает документов, соберите их: запросите у контрагента, в лизинговой компании, в страховой. Без документов исправить учёт не получится.
Если расхождений много или бухгалтер не может их объяснить, стоит показать учёт по транспорту другому бухгалтеру. Это не обязательно смена исполнителя — иногда достаточно взгляда со стороны. Решение принимайте по тому, насколько быстро и по документам вам отвечают.
И последнее: проверяйте учёт транспорта регулярно, а не раз в год. После каждой покупки, продажи или изменения по лизингу сверяйте, попало ли это в данные. Так расхождения не успевают накопиться.
Частые вопросы
Как часто проверять учёт транспорта?
Достаточно сверять список машин с учётом после каждого изменения: покупки, продажи, возврата по лизингу. Плюс одна общая сверка в удобный вам период.
Что делать, если машина есть, а документов на неё нет?
Запросите документы у контрагента или лизинговой компании. Пока документов нет, запись в учёте ничем не подтверждена, и это нужно исправить.
Можно ли проверить учёт, не разбираясь в бухгалтерии?
Да. Сравните свой список машин, документы и данные бухгалтера. Если они совпадают по каждой позиции, учёт по транспорту в порядке.
Бухгалтер отказывается показывать расшифровку по машинам. Это нормально?
Нет. Расшифровка нужна вам для контроля, и её можно получить в понятном виде. Отказ или общие ответы — повод разобраться в причине.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.