Договор с самозанятым на бухгалтерские услуги — это обычный договор возмездного оказания услуг, где исполнитель работает на НПД и сам платит налог со своего дохода. Вы как заказчик принимаете услуги по акту и проверяете, что у исполнителя есть действующий статус самозанятого. Ниже — что прописать в договоре, какие документы держать у себя и где чаще всего возникают проблемы.
Что проверить до подписания договора
Сначала убедитесь, что исполнитель действительно самозанятый. Попросите справку о постановке на учёт в качестве плательщика НПД — её можно сформировать в приложении «Мой налог». Проверьте статус и на дату подписания договора, и позже, когда будете принимать услуги.
Сверьте вид деятельности в справке с тем, что вы собираетесь поручать. Бухгалтерские услуги должны соответствовать заявленному виду деятельности. Если исполнитель — бывший сотрудник вашей компании, подумайте дважды: такие отношения налоговая проверяет особенно внимательно.
Убедитесь, что у исполнителя нет признаков трудовых отношений с вами. Самозанятый не подчиняется вашему внутреннему распорядку, не получает зарплату два раза в месяц и не сидит в вашем офисе по графику. Он оказывает услугу по своему графику и сдаёт результат.
Что прописать в договоре
Опишите конкретные услуги, а не «ведение бухгалтерии в целом». Перечислите: подготовка и сдача отчётности, расчёт налогов и взносов, оформление первичных документов, консультации по учёту. Чем точнее список, тем проще подтвердить, что услуга оказана.
Укажите порядок сдачи-приёмки. Обычно это акт об оказанных услугах за период. Пропишите, в какой форме вы получаете документы, кто их подписывает и что считается моментом оказания услуги.
Зафиксируйте порядок оплаты и состав документов от исполнителя. Самозанятый формирует чек в приложении «Мой налог» и передаёт его вам. Пропишите в договоре, что чек передаётся вместе с актом, — так вы не забудете его запросить.
Добавьте пункт об ответственности за достоверность данных и сроки. Исполнитель отвечает за то, что отчётность сдана вовремя и на основе переданных вами документов. Вы отвечаете за то, что передали полные и корректные данные.
Оговорите конфиденциальность. Бухгалтер получает доступ к зарплатам, договорам и банковским операциям. Пункт о неразглашении и о том, как исполнитель хранит и возвращает документы, здесь обязателен.
Какие документы собрать
Держите у себя комплект: договор, акты об оказанных услугах, чеки из «Мой налога», справку о статусе самозанятого. Этого достаточно, чтобы подтвердить расходы и обосновать, почему вы не платили страховые взносы с выплат исполнителю.
Чеки собирайте по каждой выплате. Если чек не сформирован, у вас нет подтверждения, что доход задекларирован. Запрашивайте чек сразу при оплате, а не задним числом.
Храните переписку и передаточные документы: что вы отправили бухгалтеру и когда. Если отчётность не сдана или сдана с ошибкой, эти документы покажут, на чьей стороне недочёт.
Частые ошибки и их последствия
Первая ошибка — работать без договора и актов, «на доверии». Тогда любые выплаты сложно объяснить, а подтвердить расходы нечем. Вторая — не проверять статус самозанятого. Если исполнитель утратил статус, его доход перестаёт быть доходом от НПД, и у вас появляются обязанности налогового агента.
Третья ошибка — признаки трудовых отношений. Регулярные одинаковые выплаты, подчинение графику, оплата отпусков и больничных — всё это повод переквалифицировать договор в трудовой. Последствие — доначисление налогов и взносов, а также штрафы.
Четвёртая ошибка — поручать самозанятому то, что он не заявил в своём виде деятельности. Пятая — не запрашивать чеки. Шестая — передавать бухгалтеру доступы к банку без ограничений и без фиксации в договоре, что он с ними делает.
Как выстроить работу без рисков
Разделите ответственность документами. Вы передаёте первичные документы по описи или в согласованном виде, исполнитель возвращает акт и чек. Каждый месяц — один комплект, без «догоним потом».
Проверяйте статус самозанятого перед каждой оплатой, а не только при подписании договора. Это занимает минуту в приложении «Мой налог» и снимает главный риск.
Не превращайте отношения в трудовые. Не включайте самозанятого в штатное расписание, не выдавайте ему пропуск как сотруднику, не оплачивайте ему отпуск и больничный. Если объём работы стал постоянным и большим, честнее взять человека в штат.
Частые вопросы
Можно ли поручить самозанятому всю бухгалтерию компании?
Да, если услуги соответствуют его виду деятельности и оформлены договором с актами. Ответственность за достоверность отчётности при этом остаётся на вас как на руководителе.
Нужно ли платить страховые взносы с выплат самозанятому бухгалтеру?
Нет, если у исполнителя действующий статус плательщика НПД и есть чек. Именно поэтому статус и чек нужно проверять и хранить.
Что будет, если самозанятый потерял статус в середине договора?
Его доход перестанет облагаться НПД, и обязанности по налогу перейдут к вам как к заказчику. Поэтому статус проверяют перед каждой выплатой.
Достаточно ли чека из «Мой налог» для подтверждения расходов?
Чек вместе с договором и актом подтверждает, что услуга оказана и оплачена. Одного чека без акта обычно мало, поэтому собирайте весь комплект.
Услуга по теме: Устная и письменная консультация.