Документы кадрового учета — это бумаги, которые подтверждают прием, перевод, отпуск, увольнение сотрудников и условия их работы. Ведет их каждый работодатель, включая ИП с наемными сотрудниками. Без этих документов вы не докажете законность своих действий при проверке или споре с работником.
Какие документы нужны каждому работодателю
Базовый набор есть у любой компании с сотрудниками. Это трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним. Это приказы о приеме, переводе и увольнении. Это личные карточки работников и трудовые книжки либо сведения о трудовой деятельности.
Дальше идут документы по времени и деньгам. Это график отпусков, табели учета рабочего времени, расчетные и платежные ведомости. Это приказы на отпуск, больничные, командировки, поощрения и взыскания.
Отдельный блок — локальные акты. К ним относятся правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных, инструкции по охране труда. Эти документы задают правила игры внутри компании.
Есть документы, которые нужны не всегда. Например, договор о полной материальной ответственности, соглашение об изменении условий труда, акты о прогуле или отказе от ознакомления. Их оформляют по ситуации.
Порядок действий: с чего начать
Сначала составьте перечень документов, которые у вас должны быть. Отталкивайтесь от численности и видов деятельности. Если сотрудников нет, кадровых документов тоже нет.
Проверьте, что по каждому работнику есть подписанный трудовой договор. В нем должны быть условия работы, оплата, режим труда и отдыха. Если условия менялись, к договору нужно дополнительное соглашение.
Заведите приказы по личному составу. Каждый прием, перевод и увольнение оформляется приказом, и работник знакомится с ним под подпись. Храните приказы отдельно от трудовых договоров.
Наладьте учет рабочего времени. Табель заполняется по каждому рабочему дню или по итогам месяца, в зависимости от режима. На основании табеля считают зарплату и отпускные.
Утвердите график отпусков. Его составляют заранее и знакомят с ним работников. Отпуска предоставляют по графику, а перенос оформляют приказом.
Заведите личные карточки и трудовые книжки. Если работник отказался от бумажной книжки, ведите сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Все кадровые записи должны совпадать с приказами.
Ошибки, которые встречаются чаще всего
Первая ошибка — работать без трудового договора или с договором, где не хватает обязательных условий. Это прямой повод для претензий и спора о том, был ли человек трудоустроен.
Вторая ошибка — расхождение дат и формулировок. В приказе одна дата приема, в договоре другая, в табеле третья. При проверке такие нестыковки читаются как неучтенный работник.
Третья ошибка — отсутствие подписей. Работник не ознакомлен с локальным актом, приказом или графиком отпусков. Формально документ есть, но доказать его применение сложно.
Четвертая ошибка — хранение документов в разных местах и без описи. Часть приказов в папке у руководителя, часть в переписке, часть утеряна. Восстанавливать их придется уже под давлением проверки или суда.
Пятая ошибка — неправильное оформление увольнения. Неверная формулировка основания, отсутствие расчета в срок, нет отметки об ознакомлении. Это типичные причины, по которым работник идет в суд.
Последствия нарушений
За нарушения в кадровом учете отвечает работодатель. Проверки проводят трудовая инспекция и другие органы, и по итогам выносят предписания. При выявлении нарушений возможны штрафы, размер которых зависит от характера нарушения и статуса компании.
Есть и другая сторона. Без документов вы не сможете подтвердить обоснованность увольнения или взыскания. Суд в таком случае чаще встает на сторону работника. Это означает восстановление, выплаты и дополнительные расходы.
Отдельно стоит вопрос персональных данных. Сведения о работниках нужно собирать и хранить в рамках закона, с согласия работника и с ограничением доступа. Утечка или избыточный сбор данных тоже создают риск претензий.
Как поддерживать порядок в документах
Составьте опись кадровых документов и закрепите ответственного. Если кадры ведет один человек, у него должен быть понятный перечень задач и сроков. Если обязанности распределены, зафиксируйте это в локальном акте.
Введите правило: сначала документ, потом действие. Приказ до перевода, приказ до отпуска, соглашение до изменения оплаты. Так вы избежите ситуации, когда факт есть, а оформления нет.
Проводите внутреннюю проверку раз в квартал. Сверяйте список сотрудников с договорами, приказами и табелями. Смотрите, нет ли людей, которые работают, но нигде не оформлены.
Храните документы в одном месте и по описи. Определите сроки хранения для каждой группы документов и не уничтожайте бумаги раньше срока. При смене ответственного передавайте дела по акту.
Частые вопросы
Нужны ли кадровые документы ИП без сотрудников?
Нет. Кадровый учет возникает, когда вы принимаете работников по трудовому договору. Пока сотрудников нет, вести трудовые договоры, приказы и табели не требуется.
Можно ли вести кадровые документы в электронном виде?
Да, часть документов можно оформлять электронно, но нужно соблюдать установленный порядок и обеспечивать доступ работника к своим документам. Бумажные документы, которые работник подписывает лично, отменять не обязательно.
Что будет, если работник не ознакомлен с приказом?
Документ есть, но доказать его применение сложнее. Работник может заявить, что не знал о решении, а у вас не будет подтверждения. Поэтому ознакомление под подпись — обязательный шаг.
Какой документ проверить первым?
Трудовой договор по каждому работнику. В нем должны быть обязательные условия и подписи сторон. Дальше сверьте приказы о приеме и табели: даты и суммы должны совпадать.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.