Расчёт зарплаты для работодателя — это не только сумма к выплате на руки. Нужно посчитать оклад за отработанное время, удержать НДФЛ, начислить страховые взносы и оформить выплату документами. Ниже — порядок действий и ошибки, которые дорого стоят.
Шаг 1. Соберите исходные данные
Перед расчётом проверьте по табелю учёта рабочего времени, сколько дней и часов отработал каждый сотрудник. Сверьтесь с кадровыми документами: приказами о приёме, переводах, отпусках, больничных. От этих данных зависит сумма за месяц.
Убедитесь, что в трудовом договоре и штатном расписании зафиксирован оклад или тарифная ставка. Если сотрудник получает премию или доплату, она должна быть прописана в договоре, локальном акте или приказе. Без документа оснований для выплаты нет.
Шаг 2. Посчитайте начисление за месяц
Начните с оклада за фактически отработанные дни. При месячном окладе и неполном месяце сумму считают пропорционально отработанным дням. Затем прибавьте премии, надбавки, доплаты за совмещение, работу в выходные, ночное время — всё, что положено по документам.
Отдельно проверьте выплаты социального характера. Некоторые доходы не облагаются налогом и взносами. Например, по ст. 217 НК РФ не облагаются взносы работодателя на накопительную пенсию в сумме уплаченных взносов, но не более 12 000 рублей в год на каждого работника. По ст. 422 НК РФ такие взносы также не облагаются страховыми взносами в том же пределе. Эти нормы применяются к выплатам с 01.01.2025.
Шаг 3. Удержите НДФЛ
НДФЛ удерживается из начисленного дохода, а не начисляется сверху. Работодатель выступает налоговым агентом: считает налог, удерживает его при выплате и перечисляет в бюджет. На руки сотрудник получает сумму за вычетом налога.
Проверьте право сотрудника на стандартные вычеты: на детей, на себя. Вычет применяется, пока доход не превысил лимит, и только при наличии заявления и подтверждающих документов. Если заявление не собрано, вычет не применяйте — иначе получите недоплату налога.
Шаг 4. Начислите страховые взносы
Взносы начисляются на выплаты в пользу работников сверх суммы зарплаты. Это отдельная нагрузка работодателя: из зарплаты сотрудника их не вычитают. Считайте взносы по каждому сотруднику и по каждому виду взносов.
Часть выплат взносами не облагается. Кроме взносов на накопительную пенсию в пределах 12 000 рублей в год, по ст. 422 НК РФ не облагаются суммы платежей по договорам добровольного личного страхования работников, заключённым исключительно на случай смерти и (или) причинения вреда здоровью. Не облагаются и пенсионные взносы по договорам негосударственного пенсионного обеспечения. Проверяйте каждую нестандартную выплату отдельно.
Шаг 5. Оформите документы и выплату
Расчёт зарплаты фиксируется в расчётной ведомости. В ней видно начисление, удержание и сумма к выплате по каждому сотруднику. Ведите ведомость по каждому месяцу — она подтверждает правильность расчётов при проверке.
Выплату оформляйте платёжной ведомостью или реестром на счёт сотрудника. В назначении платежа указывайте месяц и вид выплаты. Храните документы: табели, приказы, ведомости, заявления на вычеты. Это ваша защита при споре с сотрудником или проверке.
Частые ошибки и последствия
Первая ошибка — считать НДФЛ сверху начисленной суммы. Налог всегда внутри суммы, поэтому на руки сотрудник получает меньше. Вторая — забыть про взносы и заложить в бюджет только зарплату. Взносы увеличивают расходы работодателя.
Третья ошибка — платить «в конверте» или оформлять часть выплат как необлагаемые без оснований. Это приводит к доначислению налога и взносов, а также к штрафам. Четвёртая — не собирать заявления на вычеты и документы по необлагаемым выплатам. При проверке такие суммы снимут из расходов и доначислят налог.
Пятая ошибка — путать сроки. НДФЛ перечисляется при выплате дохода, взносы — по итогам расчётного периода. Пропуск срока даёт пени. Ведите календарь выплат и платежей, чтобы не держать сроки в голове.
Частые вопросы
Нужно ли начислять взносы на всю зарплату?
Да, страховые взносы начисляются на выплаты в пользу работников. Исключения перечислены в ст. 422 НК РФ, например взносы на накопительную пенсию в пределах 12 000 рублей в год на работника.
Облагается ли НДФЛ оплата путёвки или лечения сотрудника?
Зависит от вида выплаты и документального оформления. Часть доходов освобождена по ст. 217 НК РФ. Проверяйте каждую выплату по норме, а не по общему правилу.
Что будет, если не удержать НДФЛ?
Налог придётся доплатить из своих средств, а затем взыскать с сотрудника. Дополнительно возможны пени и штраф как налоговому агенту. Поэтому налог считайте при каждой выплате.
Можно ли не платить взносы с премии?
Нет, премия — часть оплаты труда, если она предусмотрена договором или локальным актом. Взносы начисляются на неё в общем порядке. Исключения ищите только в ст. 422 НК РФ.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.