Расчёт зарплаты иностранцам ведётся так же, как и российским работникам: вы начисляете оклад или ставку, удерживаете налог и платите страховые взносы. Отличие в том, что по иностранцам нужно внимательно следить за статусом работника и за тем, как его доходы отражены в отчётности. Ошибка в расчёте по взносам может привести к тому, что расчёт по страховым взносам признают непредставленным.
С чего начать: статус работника и документы
До первого начисления зарплаты определите, на каком основании иностранец работает в вашей компании. От этого зависит, как оформлять выплаты и какие документы хранить. Проверьте патент, разрешение на работу или иной документ, который даёт право на труд, и срок его действия.
Сверьте данные из документов работника с тем, что вы внесли в кадровые и расчётные документы. Фамилия, имя, отчество, дата рождения, данные документа, удостоверяющего личность, должны совпадать везде: в трудовом договоре, приказе, табеле и расчётной ведомости. Расхождение в персональных данных — одна из причин, по которой расчёт по страховым взносам могут не принять.
Если срок действия документа истекает, у вас есть время решить вопрос с работником и не доводить ситуацию до выплат без основания. Заранее поставьте себе напоминание о дате окончания документа.
Как считать налог и взносы
Зарплату иностранцу считайте от фактически отработанного времени и условий трудового договора. Порядок начисления тот же: оклад или тарифная ставка, доплаты, премии, удержания. Итог фиксируйте в расчётной ведомости и расчётном листке.
По налогу на доходы и по страховым взносам ставки и правила зависят от статуса работника. Не берите ставку «по памяти» и не переносите её с прошлого года: проверяйте действующие нормы на дату выплаты. Если сомневаетесь в статусе или в ставке, зафиксируйте основание, по которому применили правило, — это поможет при проверке.
Отдельно проверьте, какие выплаты иностранцу облагаются взносами, а какие нет. Ошибка здесь приводит к расхождению между суммой взносов по каждому работнику и общей суммой по компании.
Отчётность по взносам: где чаще всего ломается расчёт
Расчёт по страховым взносам считается непредставленным в двух случаях. Первый — в нём есть ошибки. Второй — суммы одноимённых показателей по всем физическим лицам не соответствуют этим же показателям в целом по плательщику взносов. Также расчёт признают непредставленным, если в нём указаны недостоверные персональные данные, идентифицирующие застрахованных лиц (ст. 431 НК РФ).
Если расчёт признали непредставленным, вам направят уведомление. При сдаче в электронной форме — не позднее дня, следующего за днём получения расчёта. При сдаче на бумаге — не позднее 10 дней, следующих за днём получения расчёта.
Дальше у вас есть ограниченный срок на исправление. При электронном уведомлении — пять дней с даты его направления. При бумажном — десять дней. В этот срок нужно представить расчёт, в котором устранено несоответствие.
Если уложились в срок, датой представления расчёта считается дата представления первоначального расчёта, который признали непредставленным. То есть вы не теряете исходную дату сдачи. Если не уложились, расчёт считается непредставленным, и это уже другой разговор с налоговой.
Проверяйте расчёт перед отправкой: сверяйте итоговые суммы по компании с суммами по каждому работнику. Отдельно просматривайте персональные данные — их ошибки встречаются чаще всего при приёме иностранцев.
Порядок действий для бухгалтера и владельца
- Соберите документы работника и проверьте срок их действия.
- Сверьте персональные данные во всех документах: трудовой договор, приказ, табел, расчётная ведомость.
- Начислите зарплату за фактически отработанное время.
- Примените ставки по налогу и взносам, действующие на дату выплаты, с учётом статуса работника.
- Проверьте расчёт по взносам: суммы по каждому работнику должны сходиться с итогом по компании.
- Отправьте расчёт и держите на контроле уведомления из налоговой.
Если получили уведомление о том, что расчёт признан непредставленным, не откладывайте. Сразу найдите несоответствие, исправьте и отправьте расчёт заново в отведённый срок.
Частые ошибки и последствия
Самая частая ошибка — несовпадение сумм по работникам и по компании в расчёте по взносам. Вторая — недостоверные персональные данные иностранца: например, данные документа, удостоверяющего личность, введены с ошибкой. Третья — ставка налога или взносов применена без учёта статуса работника.
Последствие одно: расчёт признают непредставленным, придёт уведомление, и у вас будет короткий срок на исправление. Если исправите вовремя, дата сдачи сохранится. Если нет — расчёт будет считаться непредставленным со всеми вытекающими последствиями для отчётности.
Частые вопросы
Что будет, если в расчёте по взносам суммы по работникам не сойдутся с итогом по компании?
Такой расчёт считается непредставленным. Вам направят уведомление, и нужно будет представить исправленный расчёт в установленный срок (ст. 431 НК РФ).
Сколько времени даётся на исправление расчёта?
Пять дней с даты направления уведомления в электронной форме или десять дней, если уведомление направлено на бумаге. В этот срок нужно сдать расчёт с устранённым несоответствием.
Сохранится ли дата сдачи, если исправить расчёт вовремя?
Да. Датой представления считается дата представления расчёта, который первоначально признали непредставленным.
Что делать, если в расчёте указаны недостоверные данные иностранца?
Исправить персональные данные и представить расчёт заново в срок из уведомления. Иначе расчёт останется непредставленным.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.