Код по ОКЗ — это классификатор занятий, в котором у каждого вида работы есть свой номер. Для специалиста по кадровому делопроизводству код подбирают по тому, что человек реально делает: ведёт документы по персоналу или, например, только считает зарплату. Если код не совпадает с обязанностями, отчётность расходится с реальностью, и это замечают при проверках.
Зачем вообще нужен код по ОКЗ
Код по ОКЗ описывает занятие человека, то есть содержание его работы, а не название должности в штатном расписании. Его указывают в отчётных документах, которые компания сдаёт о своих работниках. По коду видно, чем занят сотрудник: оформляет приём и увольнение, ведёт трудовые книжки и личные карточки или занимается расчётами.
Для владельца бизнеса это значит простое: код должен быть у каждого работника, и он должен соответствовать его обязанностям. Ошибка в коде — это не опечатка в бумажке, а неверные сведения о вашем персонале. Если проверяющий сравнит код с должностной инструкцией и увидит расхождение, придётся объясняться и исправлять документы.
Чем код по ОКЗ отличается от кода по ОКПДТР
Эти два классификатора часто путают. Код по ОКПДТР относится к должности или профессии как к позиции в перечне, он привязан к названию. Код по ОКЗ относится к занятию, то есть к содержанию труда.
На практике это выглядит так. В штатном расписании у вас должность «специалист по кадровому делопроизводству». Для кадровых документов вы используете код должности. А в отчётности о работниках нужен код занятия — и его подбирают по тому, какие задачи человек решает каждый день.
Если сотрудник числится кадровиком, но фактически занимается только воинским учётом, код занятия будет другим. Название должности при этом менять не обязательно, но код должен отражать реальную работу.
Как определить код для кадровика
Начните с должностной инструкции и трудового договора. Выпишите основные обязанности сотрудника: ведение трудовых книжек, оформление приёма и перевода, подготовка приказов, учёт отпусков, работа с личными карточками, подготовка отчётности по персоналу. Это и есть содержание занятия.
Дальше откройте классификатор занятий и найдите группу, которая описывает кадровое администрирование и работу с персоналом. Внутри группы выбирайте позицию, которая ближе всего к вашим обязанностям. Если сотрудник совмещает кадры и расчёт зарплаты, ориентируйтесь на ту часть работы, которая занимает больше времени и закреплена в инструкции как основная.
Отдельно проверьте смежные случаи. Кадровик, который занимается подбором и собеседованиями, — это одно занятие. Кадровик, который ведёт только документы и учёт, — другое. Если обязанности разделены между двумя людьми, у каждого будет свой код.
Результат зафиксируйте письменно: составьте короткую справку или пометку в кадровых документах, где указано, почему выбран этот код. Это пригодится, если возникнут вопросы.
Порядок действий для владельца бизнеса
Сначала проверьте, есть ли у вас вообще перечень работников с кодами занятий. Если отчётность уже сдавалась, поднимите прошлые документы и сверьте коды с текущими обязанностями людей. Люди меняют функции, а коды остаются прежними — это типичная ситуация.
Затем пройдите по каждому сотруднику, чья работа связана с кадрами. Сверьте должностную инструкцию, трудовой договор и фактически выполняемые задачи. Если между ними расхождение, приведите документы в порядок: обновите инструкцию или перераспределите обязанности.
После этого внесите верные коды в отчётность и в кадровые документы, где они указываются. Если ошибка уже была допущена, подготовьте исправленные сведения. Не откладывайте: чем дольше неверный код живёт в документах, тем больше вопросов он соберёт.
Назначьте ответственного. Обычно это тот, кто готовит отчётность по работникам. Он должен сверять коды при приёме нового человека и при изменении обязанностей у текущих сотрудников.
Частые ошибки
Первая ошибка — брать код из названия должности, не глядя на обязанности. Названия в компаниях произвольные: «менеджер по персоналу», «инспектор по кадрам», «документовед». Один и тот же код может подойти к разным названиям, и наоборот.
Вторая ошибка — одинаковый код для всех кадровиков. Если один ведёт документы, а второй занимается подбором, занятия у них разные. Шаблонный подход здесь не работает.
Третья ошибка — не менять код после изменения обязанностей. Сотрудник перестал вести трудовые книжки и перешёл на отчётность, а код остался прежним. Формально документы расходятся с фактом.
Четвёртая ошибка — путать код по ОКЗ с кодом должности. Из-за этого в отчётность попадает неверная позиция, и сведения о занятости оказываются искажены.
Последствия неверного кода
Самое неприятное — расхождение между отчётностью и реальными обязанностями. При проверке достаточно сравнить код, должностную инструкцию и трудовой договор, чтобы увидеть несоответствие. Дальше придётся давать пояснения и исправлять сведения.
Вторая проблема — внутренняя путаница. Если коды не отражают работу людей, вы сами не видите, кто чем занят. Это мешает распределять нагрузку, планировать замены и оценивать, нужен ли компании ещё один кадровик.
Третья проблема — вопросы при кадровых проверках. Неверные сведения о занятости сотрудников относятся к кадровым документам, а их проверяют чаще, чем кажется. Спокойнее, когда код выбран осознанно и подтверждён инструкцией.
Исправлять ошибку лучше до того, как её найдут. Это занимает немного времени, но снимает риск объяснений и переделки документов.
Частые вопросы
Нужно ли менять код, если сотрудник сменил обязанности?
Да, если содержание работы изменилось существенно. Код описывает занятие, а не название должности, поэтому при смене задач его нужно пересмотреть.
Можно ли указать один код для двух кадровиков?
Только если у них одинаковые обязанности. Если один ведёт документы, а второй занимается подбором или расчётами, коды должны различаться.
Где взять код, если в классификаторе несколько похожих позиций?
Откройте должностную инструкцию и выберите позицию, которая точнее описывает основные обязанности. Спорные случаи зафиксируйте письменно, чтобы потом было чем подтвердить выбор.
Что делать, если в прошлой отчётности код был неверным?
Подготовьте исправленные сведения и обновите кадровые документы. Заодно проверьте остальных работников: ошибки часто повторяются по шаблону.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.