Кадровое делопроизводство — это набор документов, которыми вы оформляете приём, перевод, отпуск и увольнение сотрудников, а также фиксируете их права и обязанности. Начать стоит с трёх вещей: определить, кто отвечает за кадры, завести обязательные документы и выстроить порядок оформления каждого нового сотрудника. Без этого компания не сможет подтвердить законность работы с людьми при первой же проверке или споре.
Кто отвечает за кадры
В небольшом ООО или у ИП кадровое делопроизводство обычно ведёт сам руководитель, бухгалтер или привлечённая организация. Решите это сразу и зафиксируйте: если обязанности передаются сотруднику, их нужно описать в трудовом договоре или дополнительном соглашении. Если ведёт внешняя компания — оформите договор на ведение кадрового учёта.
Ответственный должен понимать, что кадровые документы касаются каждого работника и хранятся годами. Поэтому важно, чтобы у него был доступ к бумагам и время на оформление без задержек.
Обязательные документы
Начните с базового набора. Это трудовые договоры с каждым сотрудником и дополнительные соглашения к ним. Это приказы о приёме, переводе и увольнении. Это личные карточки работников и трудовые книжки, если они ведутся на бумаге.
Дальше идут документы по отпускам, больничным и дисциплине. Понадобятся график отпусков, табели учёта рабочего времени, положения об оплате труда и о персональных данных. Отдельно заведите журналы, где фиксируется ознакомление сотрудников с приказами и локальными актами.
Не копируйте чужие шаблоны без проверки. Документ должен соответствовать тому, как вы реально работаете: какие должности есть, как считается зарплата, какой режим дня.
Порядок оформления сотрудника
Приём на работу начинается до первого рабочего дня. Сначала получите от кандидата документы, затем ознакомьте его под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка и положением об оплате труда. После этого заключите трудовой договор в письменной форме и издайте приказ о приёме.
Проверьте, что в договоре есть обязательные условия: место работы, трудовая функция, дата начала, оплата, режим работы и отдыха. Если сотрудник принимается на должность, где нужны допуски или медосмотр, отразите это в документах до начала работы.
Заведите личную карточку и внесите запись в трудовую книжку, если она ведётся. Дальше ведите табель: он подтверждает, сколько человек фактически работал и что ему начислено.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — работать без письменного трудового договора или оформлять его задним числом. Это создаёт спор о том, был ли человек в штате, и какие выплаты ему положены.
Вторая — расхождение документов между собой. В приказе одна должность, в договоре другая, в табеле третья. При проверке или увольнении такое расхождение толкуется не в вашу пользу.
Третья — отсутствие подписей об ознакомлении. Если сотрудник не расписался в том, что знает правила и приказы, доказать их применение сложно.
Четвёртая — хранение документов в личных папках и переписке. Кадровые бумаги должны лежать в одном месте и быть доступны ответственному.
Что сделать в первую очередь
Составьте список сотрудников и сверьте по каждому: есть ли договор, приказ, личная карточка, подписи об ознакомлении. Отметьте, чего не хватает, и восстановите документы.
Затем заведите папку кадровых документов и определите порядок: кто готовит договор, кто подписывает, где хранится оригинал. Пропишите, что происходит при приёме, отпуске и увольнении.
После этого проверьте локальные акты: правила распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных. Убедитесь, что сотрудники с ними ознакомлены под подпись.
Частые вопросы
Нужно ли кадровое делопроизводство ИП без сотрудников?
Нет. Кадровые документы появляются, когда вы принимаете работников. Пока их нет, вести трудовые договоры и приказы не требуется.
Можно ли вести кадры в электронном виде?
Можно, но не все документы. Часть бумаг сотрудник должен подписывать лично, поэтому оригиналы всё равно понадобятся. Продумайте, где хранятся сканы и где бумажные подлинники.
Что будет, если не оформить трудовой договор?
Работник сможет доказать фактическое допущение к работе, и отношения признают трудовыми. Тогда вам придётся оформить документы и сделать положенные выплаты.
Кто может вести кадры в маленькой компании?
Сам руководитель, бухгалтер или внешняя организация по договору. Главное — закрепить ответственность документально и обеспечить хранение бумаг.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.