Отчёт 6-НДФЛ сдают за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год. За квартальные периоды срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным периодом, за год — не позднее 25 февраля следующего года. Это правило установлено ст. 230 НК РФ.
Что это за отчёт и кому его сдавать
6-НДФЛ — расчёт по налогу на доходы физических лиц. В нём вы показываете, сколько дохода выплатили физлицам, сколько налога исчислили, удержали и перечислили в бюджет.
Сдают его налоговые агенты. Для бизнеса это значит: если вы платите зарплату сотрудникам, вознаграждения по договорам подряда или другие доходы физлицам, вы налоговый агент и отчитываетесь по этому налогу.
Отчёт подаётся в налоговую инспекцию по месту учёта. Российские организации, у которых есть обособленные подразделения, представляют сведения с учётом таких подразделений — порядок прописан в ст. 230 НК РФ.
Сроки сдачи по периодам
Сроки привязаны к отчётным периодам. За первый квартал, полугодие и девять месяцев отчёт подают не позднее 25-го числа месяца, следующего за соответствующим периодом. За год — не позднее 25 февраля года, следующего за истёкшим налоговым периодом.
Отдельно ст. 230 НК РФ устанавливает срок для документа со сведениями о доходах физлиц за истёкший год и суммах исчисленного и удержанного налога по каждому физлицу. Его подают не позднее 25 февраля года, следующего за истёкшим налоговым периодом.
Практический вывод: не откладывайте подготовку на последние дни. Если 25-е число выпадает на выходной, ориентируйтесь на правила переноса сроков и уточняйте их заранее, чтобы не получить просрочку из-за календаря.
Как не пропустить срок: порядок действий
Начните с графика. Выпишите все даты сдачи на год вперёд и поставьте напоминания за неделю до каждой. Так вы не будете вспоминать о сроке в день отправки.
Сверьте выплаты. Перед формированием отчёта проверьте, все ли доходы физлицам отражены: зарплата, отпускные, больничные, договоры подряда, прочие выплаты. Пропущенная выплата — это неполные сведения и риск вопросов от инспекции.
Проверьте налог. Сопоставьте исчисленный, удержанный и перечисленный налог. Расхождения между отчётом и платежами — частая причина уточнений и требований.
Сохраните подтверждение отправки. Отчёт удобнее сдавать электронно: так у вас останется протокол приёма с датой. Эта дата и будет доказательством, что срок соблюдён.
Ошибки, из-за которых отчёт приходится сдавать заново
Первая ошибка — сдать не в ту инспекцию. Проверьте, по какому месту учёта вы отчитываетесь, особенно если у компании есть обособленные подразделения.
Вторая — неверные суммы дохода или налога. Если обнаружили ошибку после сдачи, подайте корректировочный отчёт. Не ждите, пока расхождение найдут при проверке.
Третья — путаница с периодами. Отчёт за квартал не заменяет годовой. Каждый период сдаётся отдельно в свой срок.
Четвёртая — отсутствие отчёта при нулевых выплатах. Если доходов физлицам не было, уточните у своей инспекции порядок сдачи — не оставляйте период без внимания.
Последствия просрочки и что делать, если срок уже прошёл
За нарушение сроков сдачи отчёта налоговому агенту грозит ответственность. Точный размер штрафа и порядок его расчёта смотрите в актуальной редакции норм — законы менялись, поэтому не ориентируйтесь на старые цифры из интернета.
Если срок пропущен, сдайте отчёт как можно быстрее. Каждый день просрочки может увеличивать последствия, а добровольная сдача обычно лучше, чем отчёт, который инспекция получит после напоминания.
Проверьте, не заблокирован ли счёт. Просрочка по отчёту может привести к приостановке операций по счетам — это стоит уточнить до того, как вы обнаружите проблему при оплате.
Если ошибка в суммах, подайте корректировку. Так вы снизите риск, что расхождение превратится в требование пояснений.
Частые вопросы
Когда сдавать 6-НДФЛ за первый квартал?
Не позднее 25-го числа месяца, следующего за первым кварталом. Точную дату с учётом выходных уточняйте заранее.
Когда сдавать годовой отчёт?
Не позднее 25 февраля года, следующего за истёкшим налоговым периодом. Этот срок установлен ст. 230 НК РФ.
Что будет, если опоздать с отчётом?
Налоговый агент несёт ответственность за нарушение сроков. Размер штрафа смотрите в действующей редакции норм, а отчёт лучше сдать как можно раньше.
Нужно ли сдавать отчёт, если выплат физлицам не было?
Порядок для такого случая уточните в своей инспекции. Не оставляйте период без внимания: отсутствие отчёта может вызвать вопросы.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.