Электронное кадровое делопроизводство — это ведение кадровых документов в цифровом виде с согласия работников. Часть документов можно оформлять и хранить в электронном виде, но не все. Ниже — что подготовить, в каком порядке действовать и где чаще всего ошибаются.
Что можно перевести в электронный вид
В электронный вид переводят документы, с которыми работник знакомится под подпись: приказы, уведомления, графики, расчётные листки. Работник получает их в электронном виде и подтверждает ознакомление электронной подписью.
Часть документов остаётся на бумаге. Трудовые книжки и документы, для которых закон прямо требует бумажную форму, в электронном виде не ведут. Поэтому переход — это не «всё в компьютер», а выбор документов, которые удобно и законно вести в цифре.
Отдельно решается вопрос с подписями. Для юридически значимого электронного документооборота нужна электронная подпись. Вид подписи зависит от типа документа и от того, как стороны договорились её использовать.
С чего начать: подготовка
Сначала определите перечень документов, которые хотите вести в электронном виде. Опишите, кто их формирует, кто подписывает и где они хранятся. Без этого переход превратится в хаос из файлов на разных компьютерах.
Затем проверьте, есть ли техническая база. Нужны программа для кадрового учёта или электронного документооборота, защищённые каналы передачи и места хранения файлов. Доступ к ним должен быть только у тех, кому он нужен по работе.
Назначьте ответственного за электронный документооборот. Обычно это сотрудник кадровой службы или бухгалтер, который ведёт кадры. Он отвечает за порядок, сроки и сохранность документов.
Согласие работников и оформление
Переход на электронный документооборот возможен только с согласия работников. Согласие оформляют письменно, в нём указывают, какие документы работник будет получать в электронном виде и каким способом подтверждает ознакомление.
Согласие — не разовое мероприятие. Новых сотрудников знакомят с порядком при приёме на работу, а у действующих согласие нужно получить до того, как вы начнёте выдавать документы в электронном виде. Если согласия нет, документ придётся оформлять на бумаге.
Работник вправе отказаться. Отказ не должен ухудшать его положение: такому сотруднику документы выдают в привычном бумажном виде. Отказ лучше зафиксировать письменно, чтобы потом не было споров.
Порядок перехода по шагам
- Издайте локальный акт о переходе на электронное кадровое делопроизводство. В нём опишите перечень документов, порядок их создания, подписания и хранения.
- Получите письменные согласия работников.
- Настройте программу и электронные подписи, проверьте, что документы подписываются и сохраняются корректно.
- Проведите пробный период на одном-двух документах, например на расчётных листках.
- Переведите остальные документы из перечня и закрепите порядок работы.
Пробный период помогает найти сбои до того, как в электронном виде пойдёт весь кадровый поток. Если на этом этапе что-то не работает, исправить проще и дешевле.
Ошибки и последствия
Первая ошибка — начать выдавать документы в электронном виде без письменного согласия работника. Это нарушение порядка ознакомления, и работник может оспорить, что вообще видел документ.
Вторая ошибка — хранить файлы где придётся: на личных компьютерах, в переписке, на флешках. При проверке или трудовом споре вы не сможете подтвердить, что документ существовал в нужной редакции и в нужное время.
Третья ошибка — не настроить подтверждение ознакомления. Если нет отметки о том, что работник получил документ и подписал его, электронный документ теряет смысл как доказательство.
Четвёртая ошибка — забыть про бумажные документы, которые закон требует оформлять на бумаге. Смешивать форматы можно, но границу нужно понимать заранее.
Последствия зависят от ситуации. В трудовом споре отсутствие подтверждения ознакомления играет против работодателя. При проверке инспекции труда проблемы с оформлением кадровых документов приводят к предписаниям и штрафам.
Что учесть по взносам и выплатам
Если вы компенсируете работникам расходы, связанные с электронным документооборотом, проверьте, как эта выплата облагается взносами. Не все компенсации освобождены от обложения: часть сумм облагается в общем порядке.
Отдельно смотрите на выплаты работникам, принятым после сокращения, реорганизации или ликвидации. Для таких случаев в ст. 422 НК РФ есть свои правила, и их нужно применять к конкретной ситуации, а не переносить на всех подряд.
Частые вопросы
Можно ли перевести в электронный вид все кадровые документы?
Нет. Часть документов закон требует оформлять на бумаге, в том числе трудовые книжки. Перечень документов для электронного вида определяйте заранее.
Нужно ли согласие работника на электронный документооборот?
Да, согласие оформляют письменно. В нём указывают документы и способ подтверждения ознакомления. Без согласия документы выдавайте на бумаге.
Что будет, если работник откажется от электронного формата?
Ничего страшного. Ему продолжают выдавать документы на бумаге, а отказ фиксируют письменно. Ухудшать положение работника из-за отказа нельзя.
Чем грозит отсутствие подтверждения ознакомления?
В трудовом споре вы не докажете, что работник видел документ. При проверке это может привести к предписанию и штрафу. Поэтому подтверждение ознакомления настраивают до запуска.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.