Зарплатные расчёты можно проверять самому, не разбираясь в проводках. Вам достаточно сверять несколько простых вещей каждый месяц: начисления, удержания, выплаты и отчётность. Если цифры сходятся и бухгалтер отвечает на вопросы по существу, учёт, скорее всего, в порядке.
Почему это стоит делать именно вам
Зарплата — самая чувствительная часть учёта. Ошибки здесь задевают сотрудников, влияют на отчётность и на отношения с проверяющими. Бухгалтер может ошибиться или просто не успеть, а отвечать перед людьми и контролирующими органами будете вы.
Регулярная сверка занимает немного времени. Зато вы замечаете проблему в том месяце, когда она появилась, а не через год. Исправлять свежие ошибки проще и дешевле.
Ещё один довод — спокойствие сотрудников. Когда люди видят, что расчёты под контролем, меньше жалоб и вопросов. Это тоже часть управленческой работы владельца.
Что сверить по расчётным листкам
Попросите расчётные листки за месяц. Сравните их с тем, что вы знаете о людях: кто принят, кто уволен, у кого менялся оклад или режим работы. В листке должны быть видны начисления, удержания и сумма к выплате.
Проверьте, что в расчётах нет людей, которые уже не работают. И наоборот: все действующие сотрудники на месте. Это самая частая ошибка — уволенный человек ещё месяц висит в начислениях.
Посмотрите на суммы к выплате. Они должны совпадать с тем, что фактически ушло людям. Если бухгалтер называет одну цифру, а перечислено другое, попросите объяснить разницу.
Сверка выплат с банковской выпиской
Возьмите выписку по счёту и платежные ведомости. Сложите суммы, которые ушли на зарплату, и сравните с итогом по расчётным листкам. Расхождений быть не должно.
Отдельно проверьте удержания. Из начислений вычитаются обязательные платежи и то, что удерживается по исполнительным документам. Итог к выплате — это начисления минус удержания. Простая арифметика, которую можно проверить на калькуляторе.
Если сотрудник получает на карту, убедитесь, что реквизиты актуальны. Ошибка в реквизитах означает возврат и повторную выплату, а это лишняя работа и недовольство человека.
Налоги и взносы: сходятся ли суммы
С зарплаты считаются налог и взносы. Вам не нужно знать формулы, но стоит смотреть, что суммы к уплате меняются вместе с фондом оплаты труда. Если начисления выросли, а платежи остались прежними, задайте вопрос.
Проверьте, что платежи уходят вовремя и по правильным реквизитам. Просрочка или платёж «не туда» превращается в долг, даже если деньги списаны. Сверяйте назначение платежа в выписке.
Попросите бухгалтера раз в месяц присылать короткую сводку: сколько начислено, сколько удержано, сколько перечислено. Такой отчёт на полстраницы закрывает большую часть ваших вопросов.
Что спросить у бухгалтера
Задавайте конкретные вопросы, а не общие. Например: изменились ли начисления по сравнению с прошлым месяцем и почему. Есть ли сотрудники без выплат в этом месяце. Все ли платежи прошли и нет ли задолженности.
Спросите, какие документы подтверждают каждое начисление: приказы, договоры, табели. Хороший признак — бухгалтер сразу называет документ, на основании которого сделана запись. Если ответ расплывчатый, копайте дальше.
Уточните, что происходит с новыми и уволенными сотрудниками. Приняли человека — когда он появится в расчётах. Уволили — закрыты ли по нему все выплаты. Эти точки чаще всего дают сбои.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — вы не можете получить цифры. Бухгалтер отвечает общими словами, откладывает сводку, присылает данные вразнобой. Учёт, который нельзя быстро показать, сложно контролировать.
Второй — расхождения между листками, выпиской и отчётами. Даже небольшая разница означает, что где-то потерялась операция. Иногда это техническая ошибка, иногда — системная.
Третий — выплаты идут с задержкой или частями без объяснений. Четвёртый — сотрудники жалуются на суммы. Пятый — вы узнаёте о долгах по платежам от третьих лиц, а не от своего бухгалтера.
Что делать при проблемах
Сначала соберите факты: листки, выписку, сводку, переписку. С конкретными цифрами разговор идёт быстрее и предметнее. Попросите бухгалтера объяснить каждое расхождение письменно.
Если ошибки единичные и бухгалтер их признаёт, договоритесь о порядке исправления и сроке. Зафиксируйте, что именно будет сделано: перерасчёт, доплата, корректировка отчётности.
Если проблемы повторяются или ответов нет, стоит проверить учёт со стороны. Это не обязательно смена бухгалтера — иногда достаточно независимой сверки, чтобы навести порядок. Решение принимайте по фактам, а не по эмоциям.
Частые вопросы
Можно ли проверить зарплатные расчёты, не зная бухгалтерии?
Да. Сверяйте листки с выпиской и следите, чтобы суммы к выплате совпадали с фактическими переводами. Этого достаточно, чтобы заметить большинство ошибок.
Как часто стоит делать такую проверку?
Раз в месяц, после выплаты зарплаты. Регулярность важнее глубины: свежая ошибка находится быстрее и исправляется проще.
Что делать, если бухгалтер не присылает сводку?
Попросите её письменно и объясните, зачем она вам нужна. Если договориться не получается, проверьте учёт независимо.
Значит ли одна ошибка, что бухучёт ведётся плохо?
Нет. Ошибки бывают у всех. Смотрите на реакцию: готовность объяснить, исправить и не повторять важнее самого факта ошибки.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.