Закрытие месяца прошло качественно, если вы можете по итогам получить понятные ответы: что произошло с деньгами, откуда взялась прибыль или убыток и какие документы это подтверждают. Формальное закрытие выглядит иначе: цифры в отчёте есть, но проверить их нечем, а на вопросы бухгалтер отвечает общими словами. Ниже — признаки, по которым это видно без знания проводок.
Отчёт вы получаете сами, без напоминаний
Качественное закрытие заканчивается не молчанием, а коротким итогом для вас. В нём видно, сколько денег на счетах и в кассе, сколько вам должны и сколько должны вы, какая получилась прибыль или убыток. Хорошо, если к итогу приложено пояснение: что изменилось по сравнению с прошлым месяцем и почему.
Проверка: посмотрите, приходит ли такой итог каждый месяц в одном и том же виде. Если отчёт появляется только после ваших напоминаний или выглядит каждый раз по-новому, сравнивать месяцы между собой вы не сможете. А без сравнения ошибку не заметить.
Цифры в отчёте сходятся с тем, что вы видите сами
У владельца всегда есть своя картина: выписки банка, касса, счета от поставщиков, суммы от покупателей. Качественный учёт с этой картиной совпадает. Если в отчёте одна сумма долга покупателей, а по вашим письмам и счетам — другая, значит, часть документов не попала в учёт.
Проверка: возьмите выписку по счёту за месяц и сверьте несколько крупных поступлений и списаний с тем, что показывает бухгалтерия. Отдельно посмотрите остаток на конец месяца. Расхождения допустимы только с объяснением: например, деньги пришли в последний день, а документ оформлен позже.
Все операции месяца попали в учёт
Формальное закрытие часто означает, что в учёт внесли только то, что бухгалтер получил сам. А часть первичных документов осталась у вас: акты от подрядчиков, чеки, товарные накладные, документы по возвратам. В результате расходы не учтены, а долги искажены.
Проверка: перед закрытием пройдитесь по своей почте и папкам с документами за месяц. Спросите себя, всё ли вы передали. Затем попросите бухгалтера подтвердить, что эти документы в учёте. Полезно заранее договориться о простом правиле: вы отправляете документы до определённого дня, бухгалтер подтверждает получение.
Долги и обязательства не «висят» без движения
В учёте бывают суммы, которые переходят из месяца в месяц и никак не меняются. Иногда это нормально: долг действительно не закрыт. Но часто это признак того, что операцию просто не разобрали.
Проверка: попросите список того, что числится за вами и за вашими контрагентами, и просмотрите его. По каждой крупной сумме должен быть понятный ответ: откуда она, когда возникла, что с ней делают дальше. Если по половине списка ответа нет, закрытие было формальным.
Вопросы бухгалтеру, на которые нужны конкретные ответы
Задавайте вопросы, на которые нельзя ответить «всё нормально». Например: какая прибыль или убыток за месяц и из чего они сложились. Какие расходы не удалось подтвердить документами. Есть ли операции, по которым не хватает бумаг от вас. Что изменилось в налогах к уплате и почему.
Ещё один полезный вопрос: что в этом месяце вызвало у вас сомнения. Бухгалтер, который действительно разбирал операции, назовёт конкретные места. Если в ответ звучит только «всё стандартно», скорее всего, работу сделали по шаблону.
Тревожные сигналы и что с ними делать
Первый сигнал — вы не понимаете, откуда взялась итоговая сумма. Второй — отчёт не сходится с банком и вашими документами. Третий — ошибки находят не у вас, а позже: при сверке с контрагентом, при запросе из банка, при подготовке отчётности. Четвёртый — бухгалтер не может объяснить проводку или операцию простыми словами.
Что делать: не откладывайте разбор до отчётной кампании. Возьмите один месяц и пройдите по нему вместе с бухгалтером: поступления, списания, долги, прибыль. Зафиксируйте, каких документов не хватает, и назначьте, кто их передаёт. Если объяснений нет и после разбора, стоит проверить учёт за несколько месяцев или сменить подход к работе. Спокойный разбор одного месяца дешевле, чем исправление ошибок за год.
Частые вопросы
Как часто нужно проверять закрытие месяца?
Достаточно смотреть итог каждый месяц, а один раз в квартал разбирать его подробнее. Так вы замечаете расхождения, пока их легко исправить.
Что делать, если отчёт не сходится с банковской выпиской?
Попросите бухгалтера показать, какие операции не отражены, и назвать причину. Если расхождение не объясняют, разберите месяц по документам.
Можно ли оценить качество учёта, не разбираясь в проводках?
Да. Сверяйте отчёт с банком и своими документами, задавайте вопросы о происхождении сумм и следите, чтобы ответы были конкретными.
Какой документ просить по итогам месяца?
Подойдёт короткий итог с остатками, долгами и финансовым результатом, а также перечень операций, по которым не хватает документов. Формат выберите один и тот же каждый месяц.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.