Налоговый учет — это система обобщения информации для расчета налоговой базы. Он строится на данных первичных документов, сгруппированных по правилам НК РФ. Вести его обязана каждая организация и предприниматель, которые платят налоги.
Зачем нужен налоговый учет
По ст. 313 НК РФ налоговый учет нужен для двух целей. Первая — сформировать полную и достоверную информацию о том, как учитываются хозяйственные операции за отчетный и налоговый период. Вторая — обеспечить внутренних и внешних пользователей данными для контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты налога в бюджет.
Для владельца бизнеса это означает простое: вы должны в любой момент показать, из чего сложилась налоговая база. Не «примерно посчитали», а подтвердить каждую сумму документом и записью в регистре.
Какие функции выполняет налоговый учет
Функций несколько, и все они вытекают из ст. 313 НК РФ.
Фиксация операций. Налоговый учет собирает данные первичных документов: договоров, актов, накладных, платежек. Без первички налоговая база не собирается.
Расчет налоговой базы. Учет обобщает информацию так, чтобы из нее получалась база по конкретному налогу. Порядок группировки задает НК РФ, а не бухгалтер по своему усмотрению.
Информационная функция. Учет дает данные внутренним и внешним пользователям. Внутренние — руководитель и собственники. Внешние — налоговые органы.
Контрольная функция. Через учет видно, правильно ли исчислен налог, полностью ли он начислен и вовремя ли ушел в бюджет.
Обеспечение последовательности. Система налогового учета применяется последовательно от одного налогового периода к другому. Менять правила без оснований нельзя.
Как организовать учет: порядок действий
Систему налогового учета вы организуете самостоятельно. Это прямо записано в ст. 313 НК РФ. Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для вас обязательные формы документов налогового учета.
Шаг 1. Определите, хватает ли вам регистров бухгалтерского учета. Если в них недостаточно информации для расчета налоговой базы, у вас есть выбор. Можно дополнять применяемые регистры бухгалтерского учета дополнительными реквизитами — так вы формируете регистры налогового учета. Либо вести самостоятельные регистры налогового учета.
Шаг 2. Закрепите порядок ведения налогового учета в учетной политике для целей налогообложения. Ее утверждает руководитель. Это не формальность: именно учетная политика фиксирует, какие регистры вы применяете и как группируете данные.
Шаг 3. Обеспечьте последовательность. Правила применяются от одного налогового периода к другому. Изменять порядок учета отдельных операций или объектов можно при изменении законодательства о налогах.
Шаг 4. Организуйте хранение. По ст. 23 НК РФ вы обязаны в течение пяти лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Туда входят и документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов и уплату или удержание налогов.
Что проверить в учетной политике
Учетная политика — основной документ, который спросят при проверке. Проверьте, что в ней описано, как вы формируете регистры налогового учета: дополняете бухгалтерские или ведете отдельные. Убедитесь, что указан состав регистров и кто их заполняет.
Отдельно проверьте, что порядок учета не переписывался без причины. Если правила меняются каждый год просто «для удобства», это создает риск: нарушается принцип последовательности применения норм налогового учета.
И проверьте, что учетная политика утверждена руководителем. Документ без утверждения не закрывает вопрос организации учета.
Частые ошибки и последствия
Нет учетной политики для целей налогообложения. Формально порядок ведения налогового учета не установлен. При проверке нечем подтвердить, как вы группируете данные.
Регистры не совпадают с реальными операциями. Учет ведется «для вида», а база считается в другом файле. Тогда данные учета не подтверждают расчет налога.
Документы не хранятся пять лет. Нарушение ст. 23 НК РФ. Восстановить первичку задним числом обычно невозможно.
Правила учета меняются без изменения законодательства. Ломается последовательность, которую требует ст. 313 НК РФ. Сравнить периоды между собой становится нельзя.
Последствие у всех ошибок общее: вы не можете подтвердить налоговую базу. А значит, не можете доказать правильность исчисления и полноту уплаты налога.
Частые вопросы
Обязан ли ИП вести налоговый учет так же, как ООО?
Обязанность вести налоговый учет и хранить его данные установлена для налогоплательщиков. По ст. 23 НК РФ обеспечивать сохранность данных учета пять лет должны и организации, и индивидуальные предприниматели.
Можно ли не создавать отдельные регистры налогового учета?
Да. По ст. 313 НК РФ вы вправе дополнять применяемые регистры бухгалтерского учета дополнительными реквизитами и так формировать регистры налогового учета. Отдельные регистры — альтернативный вариант.
Кто утверждает порядок ведения налогового учета?
Руководитель. Порядок устанавливается в учетной политике для целей налогообложения, которую утверждает руководитель.
Может ли налоговая обязать применять конкретные формы налоговых регистров?
Нет. По ст. 313 НК РФ налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.