Налоговый учет нужен, чтобы правильно считать налог и подтвердить расчет документами. Его данные должны показывать, как сложились доходы и расходы, какая их доля уменьшает налог в текущем периоде, какие убытки и резервы переносятся на будущее и сколько вы должны бюджету. Вести учет обязана сама компания или ИП — это не отчетность для налоговой, а ваша внутренняя база для декларации.
Что именно должен показывать налоговый учет
Статья 313 НК РФ перечисляет содержание данных налогового учета. В них отражается порядок формирования суммы доходов и расходов. Отдельно фиксируется порядок определения доли расходов, которые учитываются для налогообложения в текущем налоговом или отчетном периоде.
Еще один блок — сумма остатка расходов или убытков, которую вы отнесете на расходы в следующих налоговых периодах. Сюда же относится порядок формирования сумм создаваемых резервов. И последнее — сумма задолженности по расчетам с бюджетом по налогу.
Проще говоря, налоговый учет отвечает на четыре вопроса. Сколько вы заработали и потратили. Какую часть расходов можно принять сейчас. Что переносится на будущие периоды. Сколько в итоге вы должны бюджету.
Это не то же самое, что бухгалтерский учет. Бухгалтерский учет показывает финансовый результат бизнеса для собственника и отчетности. Налоговый учет объясняет, из чего сложилась сумма налога. Данные могут совпадать, но правила разные, поэтому и учет ведется по своим правилам.
Чем подтверждаются данные налогового учета
Статья 313 НК РФ называет три вида подтверждений. Первый — первичные учетные документы, включая справку бухгалтера. Второй — аналитические регистры налогового учета. Третий — расчет налоговой базы.
Первичка — это основа. Договоры, акты, накладные, платежные документы, кассовые документы. Если операции нет в первичных документах, в налоговом учете ее быть не должно. Справка бухгалтера нужна там, где нет отдельного документа от контрагента: например, для расчета нормируемых расходов или распределения показателей.
Аналитические регистры — это сводные таблицы, куда вы переносите данные из первички и группируете их по видам доходов и расходов. Расчет налоговой базы — итоговый документ, где вы собираете все вместе и получаете сумму налога.
На практике удобно выстроить цепочку: документ от контрагента или внутренний документ, затем запись в регистре, затем строка в расчете базы. Если цепочка рвется, при проверке вы не сможете объяснить цифру в декларации.
Какие реквизиты обязательны в регистрах
Формы аналитических регистров налогового учета вы разрабатываете сами. Но статья 313 НК РФ устанавливает обязательные реквизиты, без которых регистр не считается документом налогового учета.
В регистре должны быть: наименование регистра; период или дата составления; измерители операции в натуральном выражении, если это возможно, и в денежном выражении. Эти требования — минимум. Вы можете добавить свои графы, если они помогают собрать базу.
Что стоит сделать на практике. Заведите отдельный регистр по доходам и отдельный по расходам. Добавьте регистр по нормируемым расходам и регистр по переносимым убыткам. Если создаете резервы, нужен регистр по каждому резерву.
Не усложняйте без необходимости. Регистр должен быть понятен человеку, который не вел эти операции. Если через полгода вы сами не сможете объяснить, откуда взялась цифра, регистр составлен плохо.
Порядок действий для владельца бизнеса
Начните с перечня операций, которые у вас реально есть. Выручка, закупки, зарплата, аренда, банковские комиссии, реклама, ремонт, транспорт. Для каждой операции определите, каким первичным документом она подтверждается.
Затем решите, как вы группируете операции. Крупные компании делают это по видам расходов, небольшие — по простым таблицам. Главное, чтобы группировка совпадала с тем, как вы заполняете декларацию.
Дальше назначьте ответственного. Кто-то должен отвечать за то, что каждый документ попал в регистр в том периоде, к которому относится. Если документы приходят с опозданием, зафиксируйте порядок: как вы их принимаете, как проверяете и как переносите в учет.
Отдельно пропишите работу с расходами, которые принимаются не полностью. Определите, кто считает долю таких расходов и на каком документе основывается расчет. Это место, где чаще всего возникают расхождения с налоговой.
Последний шаг — сверка. Перед сдачей декларации сравните сумму налога в расчете базы с тем, что вы указали в отчетности. Расхождение означает, что где-то потерялся документ или неверно применено правило.
Ошибки и последствия
Первая ошибка — вести налоговый учет «в голове» или только в бухгалтерской программе без отдельных регистров. Пока проверки нет, это незаметно. Когда налоговая запрашивает пояснения по конкретной сумме, объяснить ее нечем.
Вторая ошибка — принимать в расходы операцию, у которой нет первичного документа. Статья 313 НК РФ прямо называет первичные учетные документы подтверждением данных налогового учета. Нет документа — нет подтверждения.
Третья ошибка — путать периоды. Расход, относящийся к одному периоду, попадает в регистр другого. Тогда искажается и база текущего периода, и остаток расходов, который переносится на будущее.
Четвертая ошибка — не вести учет переносимых убытков и резервов. В результате вы теряете право учесть эти суммы позже или, наоборот, учитываете их дважды.
Последствия зависят от того, что именно нашлось. Если база занижена, налог доначислят. Если данных нет вообще, вы не сможете подтвердить и правомерно учтенные расходы. Восстановить учет задним числом можно, но это долгая работа, и часть документов к тому моменту может быть недоступна.
Частые вопросы
Обязан ли ИП вести налоговый учет так же, как ООО?
Статья 313 НК РФ адресована налогоплательщикам, и порядок подтверждения данных един для всех. Конкретный объем регистров зависит от того, какие операции у вас есть и какой режим налогообложения вы применяете.
Можно ли вместо регистров использовать таблицы в обычной программе?
Да, форма регистра законом не задана. Важно, чтобы в таблице были обязательные реквизиты из статьи 313 НК РФ и чтобы данные сходились с первичными документами и расчетом базы.
Что делать, если первичный документ от контрагента пришел с опозданием?
Зафиксируйте порядок приема таких документов и отражайте операцию в том периоде, к которому она относится. Если период уже закрыт, оцените, нужно ли уточнять расчет и декларацию.
Нужен ли налоговый учет, если деятельность убыточна?
Да. Убыток тоже нужно подтверждать документами и регистрами, иначе вы не сможете перенести его на будущие периоды. Кроме того, в учете должна быть видна сумма задолженности перед бюджетом.
Услуга по теме: Первичка: счета, акты, накладные, УПД, счета-фактуры.