6-НДФЛ — это расчёт по налогу на доходы физлиц, который сдаёт работодатель и заказчик выплат физлицам. Бланк берут из открытых источников: у оператора отчётности, в справочных системах или в программе учёта. Ниже — что это за отчёт, где взять форму и как не получить штраф.
Что это за отчёт и кто его сдаёт
6-НДФЛ сдают все, кто выплачивает доходы физлицам и выступает налоговым агентом. Это ООО и ИП с работниками, а также компании, которые платят физлицам по договорам подряда или оказания услуг. Если выплат физлицам не было, отчёт всё равно нужен: нулевой расчёт подтверждает, что обязанности агента нет.
Отчёт показывает, сколько дохода вы начислили, сколько налога удержали и перечислили. По нему налоговая сверяет ваши платежи с начислениями. Расхождение — повод для требования пояснений и проверки.
Форма 6-НДФЛ утверждается приказом ФНС. Номер приказа и саму форму берите в актуальной редакции на сайте налоговой или в своей программе учёта. Не скачивайте бланк с сайтов-агрегаторов: там часто лежат устаревшие версии.
Где взять бланк: рабочие способы
Самый надёжный путь — сайт ФНС. Там форма публикуется вместе с порядком заполнения. Скачайте её в день подготовки отчёта: если приказ обновили, старая версия не подойдёт.
Второй способ — программа учёта. В бухгалтерских сервисах форма обновляется автоматически, а отчёт заполняется из данных по зарплате. Это снижает риск арифметических ошибок и опечаток в реквизитах.
Третий способ — оператор электронной отчётности. Если вы сдаёте отчёты по интернету, форма уже есть в личном кабинете. Там же можно проверить её на ошибки перед отправкой.
Если вы работаете с бухгалтером на аутсорсе, бланк и заполнение — его задача. Вам достаточно передать данные по выплатам и проверить подписанный отчёт перед отправкой.
Как заполнить: порядок действий
Сначала соберите данные по выплатам за период. Нужны суммы начисленного дохода, даты выплат, суммы удержанного налога и сроки перечисления в бюджет. Источники — расчётные ведомости, платёжные поручения и выписки по счёту.
Заполняйте разделы по порядку. В первом разделе указывают сроки перечисления налога и суммы. Во втором — обобщённые суммы дохода и налога по ставкам. Сверьте каждую цифру с ведомостями: одна опечатка в сумме даёт расхождение с бюджетом.
Проверьте реквизиты: ИНН, КПП, период, подпись. Затем отправьте отчёт по интернету или на бумаге, если закон разрешает такой формат. Сохраните подтверждение отправки — оно понадобится при спорах о сроках.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — устаревший бланк. Отчёт на старой форме налоговая не примет, а срок сдачи уже идёт. Держите форму в актуальной версии и обновляйте программу учёта.
Вторая — неверные суммы налога. Если удержали и перечислили меньше, чем показали в расчёте, налоговая увидит расхождение. Придётся доплатить налог, пени и дать пояснения.
Третья — пропуск выплат по договорам подряда. Многие владельцы считают, что раз человек не в штате, отчитываться не нужно. Это не так: налоговый агент возникает при любой выплате физлицу.
Четвёртая — несдача нулевого расчёта. Отсутствие отчёта налоговая трактует как нарушение, даже если выплат не было. Сдавайте нулевую форму, чтобы закрыть обязанность.
Что будет за нарушения
За несдачу или просрочку отчёта налоговый агент отвечает по нормам НК РФ об ответственности налоговых агентов. За ошибки в расчёте, которые привели к неполной уплате налога, — по тем же нормам об ответственности за неисполнение обязанностей агента. Точные суммы штрафов смотрите в действующей редакции НК РФ: они менялись.
Кроме штрафа, начислят пени за каждый день просрочки платежа в бюджет. При крупных суммах и повторных нарушениях возможна блокировка счёта. Поэтому проверяйте отчёт до отправки, а не после требования из налоговой.
Если нашли ошибку в уже сданном расчёте, подайте уточнённый. Сделайте это до того, как расхождение обнаружит налоговая: так меньше последствий.
Частые вопросы
Где скачать актуальный бланк 6-НДФЛ?
На сайте ФНС вместе с порядком заполнения или в вашей программе учёта. Не берите форму со сторонних сайтов: там бывают устаревшие версии.
Нужно ли сдавать 6-НДФЛ, если выплат работникам не было?
Да, нулевой расчёт сдают, чтобы подтвердить отсутствие обязанности налогового агента. За несдачу предусмотрена ответственность по НК РФ.
Кто сдаёт отчёт, если физлицо работает по договору подряда?
Тот, кто выплачивает ему вознаграждение. Компания или ИП становится налоговым агентом и отражает такие выплаты в расчёте.
Что делать, если в сданном отчёте нашли ошибку?
Подайте уточнённый расчёт и доплатите налог с пенями. Чем раньше это сделать, тем меньше последствий.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.