Задолженность по зарплате — это сумма, которую вы начислили работнику, но не выплатили в срок. Чтобы её посчитать, нужно сложить невыплаченные суммы по каждому работнику за каждый месяц и сверить результат с расчётными документами. Дальше долг нужно отразить в учёте и закрыть: выплатить людям или удержать при расчёте.
Что входит в задолженность
Считайте не только оклад. В долг попадают все суммы, которые работник заработал, но не получил: оклад или тариф за отработанное время, премии и надбавки по вашим внутренним документам, доплаты за работу в особых условиях, оплата отпуска и больничного, если она начислена, но не выплачена.
Отдельно учитывайте суммы, которые вы уже удержали, но не перечислили. Это относится к обязательным удержаниям из дохода работника. Если деньги удержаны из зарплаты, но получатель их не получил, долг числится за вами.
Не путайте задолженность с будущими выплатами. Зарплата за текущий месяц, срок которой ещё не наступил, — это не долг. Долг начинается там, где срок выплаты прошёл, а деньги работник не получил.
Порядок расчёта
Шаг первый — соберите документы. Нужны трудовые договоры, штатное расписание, табели учёта рабочего времени, приказы о приёме, переводе и увольнении, расчётные и платёжные ведомости, выписки по счёту. Без табеля вы не докажете, сколько человек отработал, а без ведомости — сколько ему начислили.
Шаг второй — определите период. Возьмите месяц, с которого выплаты перестали проходить, и дойдите до текущего момента. По каждому месяцу проверьте, что начислено и что фактически выплачено.
Шаг третий — посчитайте по каждому работнику. Из начисленной суммы вычтите то, что человек реально получил на руки или на карту. Разница и есть долг по этому работнику. Сложите долги по всем работникам — получите общую сумму.
Шаг четвёртый — сверьте результат. Сравните свою цифру с данными бухгалтерского учёта и с выписками банка. Расхождения бывают из-за выплат, которые прошли, но не отражены в ведомости, или наоборот. Каждое расхождение нужно объяснить документом.
Шаг пятый — оформите результат. Составьте расчёт или справку, где по каждому работнику видны период долга, начисленная сумма, выплаченная сумма и остаток. Такой документ пригодится и для внутреннего контроля, и при проверке.
Как отразить долг в учёте
Задолженность по зарплате — это ваше обязательство перед работниками. Она числится в учёте до момента погашения. Пока долг не закрыт, он влияет на отчётность: вы показываете его как кредиторскую задолженность.
Проверьте, что начисление и выплата отражены в одном и том же периоде, к которому относятся. Если начисление есть, а выплаты нет, в учёте останется долг — так и должно быть. Ошибка — когда выплату провели, а начисление забыли: тогда долг «исчезает» из учёта, хотя люди денег не получили.
Отдельно следите за удержаниями. Если вы удержали сумму из дохода работника, но не перечислили её получателю, у вас два долга: перед работником в части, которая ему не дошла, и перед получателем удержания. Не смешивайте их в одну сумму.
Частые ошибки
Первая ошибка — считать долг «на глаз». Владелец помнит, что не платил два месяца, и называет примерную сумму. При сверке она расходится с документами, и разбираться приходится дольше.
Вторая — не учитывать уволенных. Человек ушёл, расчёт при увольнении не закрыт, а в общую сумму долга его не включили. Проверяйте уволенных отдельно, по каждому.
Третья — путать долг с авансом. Если вы выдали деньги вперёд, это не задолженность по зарплате, а переплата. Она учитывается иначе и не уменьшает долг перед другими работниками.
Четвёртая — не оформлять расчёт документом. Устные договорённости с работником о том, что «закроем позже», не защищают ни вас, ни его. Письменный расчёт с периодами и суммами снимает большую часть споров.
Последствия и что делать
Долг по зарплате — это не только деньги. Работники могут обратиться за защитой своих прав, и тогда вам придётся объяснять каждый период и каждую сумму по документам. Чем аккуратнее вы ведёте расчёт, тем проще пройти такую проверку.
Если долг есть, не откладывайте его закрытие. Составьте график погашения по каждому работнику, зафиксируйте его письменно и придерживайтесь. Параллельно наведите порядок в учёте: проверьте, что все начисления и выплаты отражены в тех периодах, к которым относятся.
Если сумма долга большая и закрыть её сразу не получается, честно обсудите с работниками порядок выплат и оформите договорённости на бумаге. Молчание и переносы без объяснений только увеличивают риск спора.
Частые вопросы
Как посчитать задолженность, если часть выплат прошла наличными?
Поднимите ведомости и расписки о получении денег. Из начисленной суммы вычтите всё, что работник получил, включая наличные. Если подтверждающих документов нет, выплату доказать не получится.
Нужно ли включать в долг премии, которые я не собирался платить?
Только те, что положены работнику по трудовому договору или вашему внутреннему документу о премировании. Премия, которую вы не начисляли и не обязаны были начислять, в долг не входит.
Что делать, если работник уволился, а расчёт не закрыт?
Посчитайте его долг отдельно по тем же правилам: начислено минус выплачено. Зафиксируйте сумму документом и закройте её в общем порядке погашения задолженности.
Можно ли уменьшить долг за счёт переплаты другому работнику?
Нет. Долг считается по каждому работнику отдельно. Переплата одному человеку не закрывает невыплату другому.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.