Если в 6-НДФЛ нашлась ошибка по одному сотруднику, подайте уточнённый расчёт за тот же период. В нём повторите все прежние данные и измените только строки этого работника. Неверный расчёт примут, но налоговая будет считать, что вы отчитались правильно только после «уточнёнки».
Когда нужна корректировка
Уточнённый расчёт нужен, если ошибка исказила суммы налога, доходов или вычетов. Например, вы указали не того сотрудника, потеряли его выплату, задвоили доход или применили вычет, который ему не положен.
Бывает и обратная ситуация: ошибка есть, но она ничего не меняет в бюджете. Скажем, неверно указан номер документа или дата. Такие погрешности тоже лучше исправить, но срочности нет.
Отдельно стоит случай, когда ошибка касается только одного человека, а отчёт сдали по всей компании. Пересдавать нужно весь расчёт целиком, а не отдельную строку. В корректировке будут все сотрудники, но изменения коснутся одного.
Как выглядит уточнённый расчёт
Уточнёнка — это тот же 6-НДФЛ, но с признаком корректировки. В нём вы заполняете разделы заново, а не прикладываете пояснение к старому отчёту. Налоговая не «доклеивает» новые данные к прежним: она берёт последний поданный расчёт.
Поэтому в корректировке должны быть все сотрудники, включая тех, по кому ничего не менялось. Если оставить только одного работника, остальные «исчезнут» из отчёта, и это создаст новую ошибку.
Номер корректировки указывайте по порядку: первая уточнёнка, вторая и так далее. Период и код места представления оставьте те же, что были в исходном расчёте.
Порядок действий
Сначала найдите причину расхождения. Сверьте расчёт с данными учёта: ведомостями на выплату, расчётными листками, регистрами по НДФЛ. Ошибка по одному сотруднику часто тянет за собой ошибку в общей сумме по компании.
Затем определите, за какой период нужна корректировка. Если ошибка в одном квартале, уточнёнка подаётся за этот квартал. Если искажены данные нескольких периодов, расчёт придётся исправлять за каждый из них.
После этого заполните новый расчёт. Проверьте по сотруднику суммы дохода, вычетов и налога, а также даты фактического получения дохода и удержания налога. Эти даты важны: из-за них суммы попадают в разные отчётные периоды.
Перед отправкой сравните корректировку с исходным отчётом. Разница должна быть ровно там, где вы её ждёте, и нигде больше.
Что исправлять в первую очередь
Самая частая ошибка — неверная сумма дохода по работнику. Она тянет за собой налог и вычеты. Исправляйте всю цепочку сразу, иначе в отчёте останутся несогласованные цифры.
Вторая по частоте — лишний или недостающий вычет. Если вычет применён необоснованно, налог окажется занижен. Если вычет потерян, налог завышен, и сотрудник переплатил.
Третья — путаница с датами. Доход мог попасть в чужой период, и тогда налог оказался не в том квартале. Здесь важно понять, куда именно должна попасть выплата, и исправить оба периода.
Ошибки при корректировке
Главная ошибка — подать уточнёнку только по одному сотруднику. Такой расчёт обнулит данные остальных работников. Налоговая увидит расхождение и задаст вопросы.
Вторая ошибка — исправить сумму налога, но забыть про доход и вычеты. В отчёте появляются цифры, которые не сходятся между собой.
Третья — не подать корректировку вовсе, решив, что ошибка мелкая. Если она влияет на налог, лучше исправить её самому, чем ждать проверки.
Четвёртая — путать уточнёнку с пояснением. Пояснительное письмо не заменяет исправленный расчёт. Если данные неверны, нужен именно новый расчёт.
Последствия
Если налог занижен, после корректировки его придётся доплатить. Сделайте это до подачи уточнёнки, чтобы не начислялись пени за период просрочки. Если налог, наоборот, переплачен, его можно вернуть или зачесть.
Если ошибку нашли не вы, а налоговая, последствия будут тяжелее. Проверка может привести к доначислению налога и пени. Возможны и санкции за неверные сведения в отчёте.
Отдельно следите за сотрудником. Если из-за ошибки он переплатил налог, ему положен возврат. Если недоплатил, сумму придётся удержать или взыскать. Это уже вопрос расчётов с работником, и решать его нужно вместе с исправлением отчёта.
Частые вопросы
Можно ли сдать корректировку только по одному сотруднику?
Нет. Уточнённый расчёт подаётся целиком за период, со всеми работниками. Меняются только строки того сотрудника, по которому была ошибка.
Нужно ли подавать уточнёнку, если ошибка не повлияла на налог?
Формально расчёт можно исправить, но срочности нет. Если ошибка в реквизитах или дате документа, достаточно подать корректировку в спокойном режиме.
Что будет, если не исправить ошибку?
Если налог занижен, при проверке его доначислят и начислят пени. Возможны и санкции за неверные сведения. Если налог завышен, сотрудник переплатил, и возврат придётся делать.
Нужно ли доплачивать налог до подачи корректировки?
Да, если из-за ошибки налог был занижен. Доплата до подачи уточнёнки снижает сумму пени за период просрочки.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.