Суточные сверх нормы, установленной НК РФ, — это доход сотрудника, с которого нужно удержать НДФЛ. В расчёте 6-НДФЛ такая сумма попадает в доходы, а налог с неё — в удержанный и перечисленный. Ниже — что сделать, чтобы расчёт сошёлся.
Что считается сверхнормативными суточными
Суточные — это компенсация расходов сотрудника в командировке. Часть в пределах норм НДФЛ не облагается. Всё, что выплачено выше, становится налогооблагаемым доходом.
Для расчёта 6-НДФЛ важна не сама выплата, а дата получения дохода. Сверхнормативные суточные признаются доходом в последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт. До этой даты включать сумму в расчёт рано.
Проверьте два документа: приказ о командировке и авансовый отчёт. Сумма сверх нормы видна как разница между фактически выданными суточными и необлагаемой частью. Эту разницу и нужно провести по налоговому учёту.
Как удержать НДФЛ и когда перечислить
НДФЛ с сверхнормативных суточных удерживают из ближайшей денежной выплаты сотруднику. Это может быть зарплата, аванс или иная выплата. Удерживать налог из самих суточных нельзя — они уже выданы.
Перечислить налог нужно не позднее дня, следующего за днём удержания. Если удержали из зарплаты, срок привязан к дате выплаты зарплаты. Пропустите срок — получите недоимку и пени.
Ставка зависит от суммы доходов сотрудника за налоговый период. По ст. 224 НК РФ действует прогрессивная шкала. Применяйте ту ставку, которая соответствует совокупному доходу, а не только суточным.
Куда попадают суммы в 6-НДФЛ
Сверхнормативные суточные отражаются в разделе 2 расчёта как доход, с которого исчислен налог. Сумма входит в общую базу по строке доходов вместе с зарплатой и другими выплатами.
В разделе 1 налог с суточных попадает в поле исчисленного и удержанного налога. Если выплата пришлась на отчётный период, а удержание — на следующий, суммы разойдутся по разным строкам и периодам.
Отдельно показывать суточные в расчёте не нужно. Они идут в общей массе доходов. Но если вы платите суточные регулярно и выше нормы, проверьте, что база по каждому сотруднику сходится с расчётными листками.
Типичные ошибки
Первая ошибка — включить суточные в расчёт в день выплаты. Доход ещё не возник, налог удерживать не с чего. Расчёт придётся уточнять.
Вторая — не удержать налог вовсе, посчитав, что суточные всегда не облагаются. Это приводит к недоимке. При проверке налоговая доначислит налог, пени и штраф.
Третья — применить неверную ставку. Если у сотрудника доход перешёл в следующий диапазон, ставка меняется. Считайте налог по совокупности доходов за период.
Четвёртая — потерять авансовый отчёт. Без него нельзя подтвердить дату дохода и сумму сверх нормы. Держите документы в порядке.
Что сделать перед сдачей расчёта
Сверьте суммы суточных по всем командировкам за период. Сложите сверхнормативные части по каждому сотруднику. Проверьте, что налог удержан и перечислен в нужные сроки.
Сверьте раздел 1 и раздел 2 между собой. Исчисленный налог должен соответствовать базе и ставке. Если нашли расхождение, подайте уточнённый расчёт до того, как это сделает налоговая.
Проверьте, что выплаты и удержания попали в правильные периоды. Ошибка в датах — самая частая причина вопросов при сверке.
Частые вопросы
Нужно ли облагать суточные, если командировка длилась один день?
Да, если выплата превышает необлагаемую норму. Сверхнормативная часть становится доходом и облагается НДФЛ в общем порядке.
Когда включать сверхнормативные суточные в 6-НДФЛ?
В последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт. До этой даты дохода для целей расчёта нет.
Какую ставку применить к суточным сверх нормы?
Ту же, что и к остальным доходам сотрудника за период. Ставки установлены ст. 224 НК РФ и зависят от суммы доходов.
Что будет, если не удержать налог с суточных?
Налоговая доначислит налог, пени и штраф. Исправить ситуацию можно уточнённым расчётом, но недоимку и пени заплатить придётся.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.