6-НДФЛ — это расчёт сумм налога на доходы физических лиц, который сдают налоговые агенты. Выглядит он как обычный отчёт на нескольких страницах: титульный лист и разделы с суммами налога и доходами. Работодатель на ООО или ИП заполняет его по выплатам своим работникам и другим физлицам.
Из чего состоит отчёт
Документ начинается с титульного листа. Дальше идут разделы, в которых показывают налог к уплате и доходы, по которым вы считаетесь налоговым агентом. Точный состав разделов и порядок их заполнения смотрите в действующей форме и порядке её заполнения — их утверждает налоговая служба. В отчёте не нужно описывать каждую выплату построчно: суммы группируются по срокам.
Если вы выплачиваете доходы разным категориям получателей, отчёт всё равно один. В нём отражаются все ваши выплаты как налогового агента за период.
Титульный лист
Титульный лист — это «лицо» отчёта. В нём указывают номер корректировки, период, за который сдаётся расчёт, и код налогового органа. Также нужны данные организации или ИП и код места представления.
Отдельно проставляется количество страниц и приложений, если они есть. Подписывает титульный лист руководитель или представитель по доверенности. Если подпись ставит представитель, к отчёту прикладывают документ, подтверждающий его полномочия.
Ошибки на титульном листе встречаются часто. Например, неверный период или код места представления. Из-за этого налоговая может не увидеть отчёт или запросить пояснения.
Разделы с суммами налога
В разделах отчёта показывают, сколько налога вы начислили, удержали и перечислили. Суммы распределяются по срокам перечисления налога. Это значит, что выплаты, у которых совпадает срок уплаты, попадают в одну группу.
Отдельно отражаются суммы налога, которые вы вернули физлицам или не удержали. Если налог удержать невозможно, это тоже фиксируется в расчёте. По каждому такому случаю нужно будет сообщить в налоговую и самому работнику.
Проверьте, что начисленный, удержанный и перечисленный налог сходятся между собой. Расхождение — первый повод для вопросов со стороны налоговой.
Раздел с доходами
В этом разделе показывают доходы, которые вы выплатили физлицам, и суммы налога по ним. Сюда попадают зарплата, премии, отпускные, больничные, выплаты по гражданско-правовым договорам. Суммы указываются по каждому получателю.
Доходы, которые не облагаются налогом, в этот раздел не включают. Перечень таких доходов есть в ст. 217 НК РФ. Например, там упомянуты доходы, полученные при реализации мер государственной поддержки семей с детьми.
Если вы платите доходы по договорам гражданско-правового характера, они тоже отражаются в расчёте. Физлицо, которое выполняло для вас работы или оказывало услуги, получает доход, а вы как заказчик выступаете налоговым агентом.
Как заполнять и что проверить
Заполняйте отчёт по данным учёта выплат. Перед сдачей сверьте суммы с расчётными ведомостями и платёжками по налогу. Если выплата пришлась на конец периода, проверьте, к какому сроку относится налог.
Сдавайте расчёт в электронном виде, если у вас больше десяти работников. При меньшей численности допустима бумажная форма. Сроки сдачи и порядок представления смотрите в действующих правилах — они меняются, поэтому сверяйтесь с актуальной информацией перед отчётом.
Храните документы, по которым считали налог. Если налоговая запросит пояснения, ведомости и договоры помогут подтвердить суммы.
Ошибки и последствия
Самая частая ошибка — неверные сроки перечисления налога. Из-за этого суммы попадают не в ту группу, и отчёт расходится с уплатой. Вторая ошибка — пропуск выплат по гражданско-правовым договорам.
Третья ошибка — неверные данные о получателях дохода. Опечатка в реквизитах или сумме приводит к тому, что налоговая не может сопоставить сведения.
За непредставление расчёта и за ошибки в нём предусмотрена ответственность. Конкретные размеры штрафов смотрите в действующих нормах Налогового кодекса. Если нашли ошибку сами, подайте уточнённый расчёт с номером корректировки.
Частые вопросы
Нужно ли включать в 6-НДФЛ выплаты по договору подряда?
Да, если вы выплачиваете доход физлицу по гражданско-правовому договору. В этом случае вы выступаете налоговым агентом и отражаете такие суммы в расчёте.
Что делать, если налог удержать невозможно?
Нужно сообщить об этом в налоговую и самому работнику. Такие случаи отражаются в расчёте отдельно.
Можно ли сдать 6-НДФЛ на бумаге?
Да, если численность работников позволяет. При большей численности расчёт сдают в электронном виде.
Как исправить ошибку в уже сданном расчёте?
Подайте уточнённый расчёт с номером корректировки. Укажите верные суммы и приложите пояснения, если налоговая их запросит.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.