6-НДФЛ — это отчёт по налогу на доходы физлиц, который сдаёт каждый работодатель. В расчёт попадают выплаты сотрудникам и удержанный с них налог. Заполнять его нужно по правилам Налогового кодекса, а ошибки приводят к штрафу и требованиям из налоговой.
Что входит в расчёт
6-НДФЛ состоит из титульного листа, первого раздела и второго раздела. В первом разделе показывают общие суммы: сколько дохода начислено, сколько налога удержано и перечислено, сколько сотрудников получили выплаты. Во втором разделе выплаты и налог расписывают по датам — когда доход фактически получен, когда налог удержан и когда перечислен в бюджет.
Дата фактического получения дохода определяется по ст. 223 НК РФ. Для зарплаты это, как правило, последний день месяца, за который она начислена. Для отпускных и больничных — день выплаты. От этой даты зависит, в какой строке второго раздела окажется выплата.
Если вы совмещаете разные системы налогообложения, доходы и налог по ним нужно разделять. Сотрудник, который получает выплаты по разным основаниям, может попасть в расчёт несколько раз — это нормально, главное, чтобы суммы не задваивались.
Порядок заполнения по шагам
Сначала заполните титульный лист. Укажите период, за который сдаёте расчёт, код налогового органа, организацию или ИП, ИНН, КПП, код места представления. Проверьте, что номер корректировки стоит верно: для первичного расчёта это ноль.
Затем соберите данные по выплатам за период. Вам понадобятся расчётные ведомости, платёжные поручения на перечисление налога и документы на вычеты. Сверьте каждую выплату с датой фактического получения дохода по ст. 223 НК РФ.
После этого заполните первый раздел — общие суммы. Затем второй раздел — построчно по датам. В конце проверьте, что итог налога в первом разделе совпадает с суммой строк второго раздела. Расхождение — первый признак ошибки.
Сроки и ответственность
Сдать расчёт нужно за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год. Если вы выплачивали больничные или отпускные, по ним действует отдельный порядок отчётности — уточните его перед сдачей, чтобы не пропустить срок.
За опоздание с расчётом налоговая начисляет штраф за каждый месяц просрочки. За недостоверные сведения — тоже штраф, отдельно по каждому документу. Если налог не удержан или удержан не полностью, это фиксируется в расчёте и влечёт последствия для компании.
Не пытайтесь «подогнать» суммы под нужный результат. Налоговая сверяет 6-НДФЛ с другими отчётами и с платежами в бюджет. Расхождение вызовет требование пояснить данные.
Частые ошибки
Первая ошибка — неверная дата получения дохода. Из-за неё выплата попадает не в тот период, и суммы в разделах не сходятся. Проверяйте даты по ст. 223 НК РФ, а не по дате платёжного поручения.
Вторая — забытые вычеты. Если сотрудник написал заявление на стандартный или имущественный вычет, налог нужно считать с учётом него. Имущественные вычеты регулирует ст. 220 НК РФ, и при упрощённом порядке документы приходят от банка.
Третья — неверное распределение выплат по разным ставкам. Если в компании есть сотрудники с разным статусом, налог считается отдельно. Смешивание ставок в одном блоке строк даёт ошибку.
Четвёртая — отсутствие перерасчёта. Если вы доплатили зарплату за прошлый период, это нужно отразить в текущем расчёте. Не оставляйте такие суммы «на потом».
Как проверить расчёт перед сдачей
Сверьте итоговые суммы налога с фактическими платежами в бюджет за период. Если есть расхождение, найдите выплату, по которой оно возникло. Проверьте, что все сотрудники, получившие доход, попали в расчёт.
Сравните данные с расчётом по страховым взносам: суммы выплат должны быть сопоставимы. Резкое расхождение привлечёт внимание налоговой. Если расхождение объяснимо — например, выплаты не облагаются взносами — сохраните подтверждающие документы.
Проверьте, что в расчёте нет выплат, которые вы не отражали ранее. Каждая сумма должна подтверждаться ведомостью или платёжным документом. Если документов нет, сначала восстановите учёт, потом сдавайте отчёт.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать 6-НДФЛ, если сотрудников нет?
Если в компании нет выплат физлицам, расчёт с нулевыми показателями обычно не сдаётся. Уточните порядок в своей налоговой, чтобы не получить штраф за отсутствие отчёта.
Что будет, если указать неверную дату получения дохода?
Налоговая может потребовать пояснения, а суммы в разделах не сойдутся. Исправьте данные в уточнённом расчёте, чтобы избежать штрафа за недостоверные сведения.
Можно ли сдать уточнённый расчёт?
Да, если нашли ошибку после сдачи. Укажите номер корректировки и исправленные суммы. Чем раньше вы это сделаете, тем меньше риск штрафа.
Как считают налог, если доход сотрудника превысил 5 миллионов рублей?
По ст. 225 НК РФ при превышении этой суммы налог считается как 650 тысяч рублей плюс процентная доля от суммы, уменьшенной на 5 миллионов рублей. Ставку уточните в ст. 224 НК РФ.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.