Работа в выходной день оплачивается не менее чем в двойном размере либо в одинарном, если сотрудник выбрал вместо денег другой день отдыха. Чтобы расчёт был верным, оформите привлечение к работе письменно и зафиксируйте фактически отработанное время. Дальше считайте оплату по правилам трудового законодательства и удерживайте НДФЛ, а на выплаты начисляйте страховые взносы.
Когда работу в выходной нужно оплачивать
Выходной — это день, который по графику или правилам внутреннего трудового распорядка является для сотрудника нерабочим. Если человек в такой день работал, эта работа оплачивается отдельно от обычной зарплаты. Не путайте с праздничными днями: порядок привлечения и оплаты там свой, и смешивать их в одном приказе не стоит.
Оплата положена за фактически отработанные часы в выходной. Если сотрудник отработал часть дня, двойной размер применяется только к этим часам. Часы, отработанные сверх нормы в обычные дни, к этой ситуации не относятся — это отдельный расчёт.
Как оформить привлечение к работе
Сначала получите письменное согласие сотрудника. Без него привлекать к работе в выходной можно только в исключительных случаях, прямо названных в законе, и это требует отдельного оформления. Согласие удобно оформить отдельным заявлением или уведомлением с подписью работника.
Затем издайте приказ о привлечении к работе. В нём укажите дату, причину, конкретных сотрудников, время работы и способ компенсации: двойная оплата или другой день отдыха. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.
Если сотрудник выбрал вместо двойной оплаты другой день отдыха, зафиксируйте этот выбор в приказе или заявлении. Тогда работа в выходной оплачивается в одинарном размере, а день отдыха не оплачивается. Менять решение задним числом неудобно: это приведёт к пересчёту зарплаты и уточнённым расчётам по налогам.
Как считать оплату
База для расчёта — ваша система оплаты труда: оклад, часовая ставка или сдельная расценка. При окладе удобно определить стоимость часа: разделите оклад на норму рабочего времени в соответствующем месяце. Дальше умножьте стоимость часа на отработанные в выходной часы и на коэффициент компенсации.
Если выбрана двойная оплата, считайте часы в выходной по двойной ставке. Если выбран другой день отдыха — по одинарной. Сдельную работу оплачивайте не менее чем по двойным сдельным расценкам. Конкретные размеры оплаты закрепите в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном акте, чтобы не спорить с сотрудником о сумме.
Отдельно проверьте, не нарушает ли доплата минимальные требования. Если сотрудник отработал выходной полностью, его выплата за этот месяц не должна оказаться ниже обычной оплаты за отработанную норму.
Какие налоги и взносы начислить
Оплата работы в выходной — это часть заработной платы. С неё удерживайте НДФЛ и начисляйте страховые взносы в общем порядке. В расчёте по форме, которую вы сдаёте в налоговую, эта сумма отражается как выплата в пользу работника.
Базу по страховым взносам определяйте по итогам каждого календарного месяца как сумму выплат в пользу каждого сотрудника с начала расчётного периода. Для плательщиков, указанных в абзаце четвертом подпункта 1 пункта 1 ст. 419 НК РФ, база определяется так же — по истечении каждого календарного месяца отдельно по каждому физлицу. Если у вас есть выплаты, которые не облагаются взносами, сверяйтесь со ст. 422 НК РФ.
Компенсационные выплаты, которые не облагаются НДФЛ, перечислены в ст. 217 НК РФ. К оплате за работу в выходной они не относятся: это именно вознаграждение за труд. Не пытайтесь оформить доплату как «компенсацию расходов» — при проверке такая подмена приведёт к доначислению налога и взносов.
Частые ошибки и последствия
Первая ошибка — платить в одинарном размере, когда сотрудник не брал другой день отдыха. Это недоплата зарплаты. При проверке инспекции труда или по жалобе работника придётся доплатить, а также пересчитать НДФЛ и взносы.
Вторая ошибка — не оформлять привлечение к работе письменно. Тогда сложно доказать, что работа в выходной была добровольной и оплаченной по правилам. Отсутствие приказа и согласия — типичное основание для претензий.
Третья ошибка — учитывать часы в выходной как обычную переработку. Это разные основания и разные расчёты. Путаница приводит к неверным суммам и к спорам с сотрудником.
Четвёртая ошибка — забыть про день отдыха, который сотрудник выбрал вместо двойной оплаты. Если такой день не предоставить, работа фактически останется недокомпенсированной. Ведите учёт выбранных дней отдыха в табеле и в личной карточке работника.
Пятая ошибка — неверно определить стоимость часа при окладе. Если делить оклад на норму другого месяца, сумма за один и тот же выходной получится разной. Закрепите порядок расчёта в локальном акте, чтобы бухгалтер и кадровик считали одинаково.
Что сделать по шагам
- Получите письменное согласие сотрудника и зафиксируйте способ компенсации.
- Издайте приказ с датой, временем и причиной привлечения к работе.
- Внесите отметку в табель учёта рабочего времени.
- Рассчитайте оплату по системе оплаты труда и выбранному коэффициенту.
- Удержите НДФЛ, начислите страховые взносы и отразите выплату в отчётности.
- Если выбран день отдыха — оформите его предоставление и отметьте в табеле.
Частые вопросы
Можно ли оплатить работу в выходной одинарной суммой?
Да, если сотрудник письменно выбрал вместо двойной оплаты другой день отдыха. Тогда работа оплачивается в одинарном размере, а день отдыха не оплачивается.
Нужно ли согласие сотрудника на работу в выходной?
Да, по общему правилу нужно письменное согласие. Исключения прямо названы в законе, и их применение требует отдельного оформления.
Облагается ли доплата за выходной страховыми взносами?
Да, это выплата в рамках трудовых отношений. С неё начисляются страховые взносы и удерживается НДФЛ в общем порядке.
Что будет, если не оформить приказ?
Нечем будет подтвердить законность и условия привлечения к работе. При проверке или жалобе это приведёт к претензиям и к пересчёту выплат.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.