Годовое закрытие — это не один день перед сдачей отчётности, а проверка того, как велись дела весь год. Задайте бухгалтеру вопросы заранее, пока есть время исправить ошибки. Ниже — что именно проверить владельцу самому и о чём спросить.
Начните с простого: сверьте деньги
Самая быстрая проверка — сравнить остатки по банку и кассе с тем, что бухгалтер показывает в учёте. Попросите выписку на конец периода и учётные остатки по счетам денег. Расхождения должны быть объяснены документами, а не словами «потом поправим».
Посмотрите, совпадают ли суммы поступлений от покупателей с тем, что вы ждёте по договорам. Если клиент заплатил, а в учёте этих денег нет, значит, часть операций не проведена. Это влияет на налоги и на картину долгов.
Проверьте долги: кто вам должен и кому вы
Попросите список дебиторов и кредиторов с суммами и датами возникновения. Сверьте его со своей памятью о сделках: незнакомые контрагенты и старые долги — повод разобраться. Долги, которые висят годами, искажают отчётность и могут привести к спорам с налоговой.
Отдельно уточните, есть ли задолженность по зарплате, налогам и взносам. Бухгалтер должен видеть её по учёту, а не узнавать о ней из требований. Если суммы расходятся с вашими ожиданиями, попросите расшифровку.
Спросите про документы на расходы
Каждый расход должен подтверждаться документом: договором, актом, счётом-фактурой, чеком. Спросите бухгалтера, есть ли расходы, принятые к учёту без подтверждения. Такие суммы рискованны: при проверке их могут снять, и налог придётся пересчитать.
Уточните, как учитываются операции, по которым документы пришли позже или не пришли совсем. Хороший признак — бухгалтер сам ведёт список недостающих бумаг и напоминает о них. Плохой — когда о проблеме вы узнаёте первым.
Посмотрите, как оформлены сделки с директором и сотрудниками
Выплаты директору, займы компании учредителю, подотчётные суммы — частая зона ошибок. Спросите, как оформлены такие операции и есть ли по ним документы. Деньги, выданные без основания и отчёта, легко превращаются в претензию.
Проверьте, что зарплата и взносы начислялись по всем сотрудникам, включая тех, кто работал часть года. Сверьте список работников в учёте с фактическим. Лишние или пропавшие люди в списке — сигнал, что кадровые документы и учёт расходятся.
Задайте бухгалтеру прямые вопросы
Спросите, какие операции за год вызывают у него сомнения и что он предлагает с ними сделать. Ответ «всё нормально» без деталей должен насторожить. Хороший бухгалтер сам назовёт слабые места и предложит вариант решения.
Попросите показать, как формируется отчётность: из каких данных берутся цифры. Уточните, кто отвечает за подготовку первичных документов и как быстро они попадают в учёт. Если документы приходят с задержкой, ошибки к закрытию почти неизбежны.
Спросите, что изменилось в вашей деятельности за год: новые виды выручки, сотрудники, сделки с имуществом. Учёт должен успевать за бизнесом. Если бухгалтер не знает о новых направлениях, он не сможет отразить их правильно.
Тревожные сигналы и что с ними делать
Первый сигнал — вы не понимаете цифры в отчётах и не можете получить объяснение простыми словами. Второй — бухгалтер избегает встреч и отвечает общими фразами. Третий — документы теряются, а ошибки находятся только после напоминаний.
Если видите такие признаки, не откладывайте разбор до сдачи отчётности. Запросите письменные расшифровки по спорным суммам и встретьтесь до закрытия года. При серьёзных расхождениях имеет смысл проверить учёт силами другого бухгалтера — до того, как отчётность уйдёт.
Частые вопросы
Можно ли проверить бухгалтерию, если я не разбираюсь в учёте?
Да. Начните со сверки денег, долгов и документов на расходы. Эти проверки не требуют знаний проводок, но показывают, насколько учёт соответствует реальным делам.
Что делать, если бухгалтер не даёт расшифровки?
Запросите их письменно и зафиксируйте дату обращения. Если ответа нет, это повод передать учёт другому исполнителю до закрытия года.
Когда лучше задавать эти вопросы?
До начала годового закрытия, пока есть время исправить документы и проводки. После сдачи отчётности менять что-то сложнее и дороже.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.