Если вы удержали с сотрудника НДФЛ больше, чем нужно, ошибку надо исправить: сообщить человеку, вернуть деньги и показать возврат в отчётности. В 6-НДФЛ излишне удержанная сумма сама по себе не появляется — она видна через возврат, который вы сделали в пользу работника.
Сначала найдите ошибку и сообщите сотруднику
Излишнее удержание обычно всплывает при пересчёте: применили не тот вычет, посчитали доход дважды, удержали налог с суммы, которая им не облагается. Проверьте расчёт по каждому сотруднику за период, в котором заметили расхождение.
По ст. 231 НК РФ вы обязаны сообщить работнику о каждом известном вам факте излишнего удержания налога и о сумме. Срок — 10 дней со дня, когда факт стал известен. Форму сообщения закон не задаёт, поэтому подойдёт письменное уведомление в свободной форме с расчётом.
Не ждите, пока сотрудник сам придёт с заявлением. Если ошибку нашли вы, сообщение — ваша обязанность, а не жест доброй воли. Заодно проверьте, не истёк ли срок, за который переплату ещё можно вернуть.
Как вернуть деньги сотруднику
Возврат делает работодатель как налоговый агент. Основание — заявление работника. В нём должны быть банковские реквизиты: по ст. 231 НК РФ возврат идёт только в безналичной форме на счёт, указанный в заявлении. Выдать переплату наличными из кассы нельзя.
Срок — три месяца со дня получения заявления. Источник возврата — суммы НДФЛ, которые вы должны перечислить в бюджет в счёт предстоящих платежей: как по этому работнику, так и по другим сотрудникам, с доходов которых вы удерживаете налог.
Если предстоящих платежей не хватает, в течение 10 дней со дня подачи заявления направьте в налоговую по месту учёта заявление на возврат излишне удержанной суммы. Вместе с ним подайте выписку из регистра налогового учёта за соответствующий период и документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление налога.
Есть и более быстрый путь: до возврата денег из бюджета вы вправе вернуть работнику сумму за счёт собственных средств. Тогда сотрудник получает деньги сразу, а вы потом закрываете свою переплату с бюджетом.
Что показать в 6-НДФЛ
Излишне удержанный налог — это не отдельная строка отчёта. В 6-НДФЛ отражают начисленный доход, исчисленный налог, удержанный налог и возврат. Если вы вернули сотруднику переплату, возвращённая сумма попадает в отчётность того периода, в котором возврат фактически произошёл.
Практический порядок такой. Сначала убедитесь, что налог был именно удержан и перечислен — иначе возвращать нечего. Затем оформите возврат платёжным поручением с указанием назначения платежа. После этого проверьте, что сумма возврата не исказила данные о доходах и вычетах: исправления по доходам и налогу вносят в расчёт за тот период, к которому относится ошибка.
Если ошибка привела к тому, что в бюджет ушло больше, чем следовало, переплату по НДФЛ можно вернуть или зачесть. Порядок работы с единым налоговым платежом и заявлениями на возврат ведётся через налоговый орган; точные формы и сроки уточняйте в своей инспекции, они менялись.
Какие проценты вы платите за просрочку
Это главное последствие, о котором забывают. Если вы не вернули излишне удержанный налог в трёхмесячный срок, по ст. 231 НК РФ на не возвращённую вовремя сумму начисляются проценты в пользу работника — за каждый календарный день нарушения срока.
Ставка — ставка рефинансирования Центрального банка, действовавшая в дни нарушения срока возврата. Проценты платите вы, а не бюджет. Чем дольше тянете с возвратом, тем больше сумма.
Отдельно учтите: если работник уволился и налогового агента уже нет, он вправе сам подать в налоговый орган заявление о возврате излишне удержанной и перечисленной суммы — одновременно с декларацией по окончании налогового периода. В этом случае разбираться с вами он будет уже через инспекцию.
Типичные ошибки работодателя
Первая — вернуть переплату наличными или на карту, реквизиты которой не указаны в заявлении. Такой возврат не соответствует ст. 231 НК РФ, и подтвердить его документами будет сложно.
Вторая — показать возврат в 6-НДФЛ, не имея заявления работника и платёжного документа. Любая цифра в отчётности должна опираться на бумаги: заявление, расчёт, платёжку.
Третья — тянуть с сообщением работнику. Десять дней на уведомление и три месяца на возврат идут по закону, а не по вашему графику. Просрочка автоматически превращается в проценты.
Четвёртая — путать излишне удержанный налог с излишне перечисленным. Первое — деньги работника, их возвращают ему. Второе — ваша переплата в бюджет, её возвращают вам. Это разные процедуры и разные документы.
Частые вопросы
Нужно ли указывать излишне удержанный НДФЛ отдельной строкой в 6-НДФЛ?
Нет. Отдельной строки для этого нет. В отчётности отражают возврат налога работнику в том периоде, когда он фактически произошёл.
Можно ли вернуть переплату наличными из кассы?
Нет. По ст. 231 НК РФ возврат производится в безналичной форме на счёт работника, указанный в его заявлении.
Сколько у нас времени на возврат?
Три месяца со дня получения заявления от работника. Если не уложились, на не возвращённую сумму начисляются проценты за каждый день просрочки.
Что делать, если денег на возврат не хватает?
В течение 10 дней со дня подачи заявления направьте в налоговую заявление на возврат излишне удержанной суммы с выпиской из регистра налогового учёта и подтверждающими документами. Либо верните работнику деньги за счёт собственных средств.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.