Кадровый учёт и бухгалтерия описывают одних и тех же людей, но ведут их разные документы. Расхождения между ними — самый частый признак того, что учёт ведётся небрежно. Проверить это владелец может сам, не разбираясь в проводках.
Почему данные расходятся
Кадровые документы фиксируют события: человека приняли, перевели, отправили в отпуск, уволили. Бухгалтерия начисляет по этим событиям выплаты и налоги. Если кадровик и бухгалтер не обмениваются документами вовремя, события остаются только на бумаге в отделе кадров.
Вторая причина — разные люди ведут два участка и не сверяются. Третья — учёт держится на одном человеке, и никто не проверяет его работу. Четвёртая — документы оформляют задним числом, когда сроки уже прошли.
Расхождение почти всегда означает одно из двух: либо выплаты посчитаны неверно, либо отчётность не совпадает с реальностью. И то и другое обнаруживается при проверке.
Признаки качественного учёта
Хороший учёт узнаётся по порядку, а не по толщине папок. Документы хранятся так, что нужный можно найти за пару минут. По каждому сотруднику есть полный набор: договор, приказ о приёме, документы по отпускам и изменениям условий.
Выплаты совпадают с кадровыми документами. Суммы в расчётных листках можно объяснить, откуда они взялись. Отчётность сдаётся вовремя, а не в последний день и не после напоминания.
Бухгалтер сам сообщает вам об изменениях, которые касаются ваших выплат и отчётности. Вы не узнаёте о них от контрагента или из требований проверяющих. На ваши вопросы отвечают понятным языком, без отсылок к тому, что «вам этого не понять».
Что владелец может проверить сам
Начните со сверки списков. Возьмите перечень сотрудников из кадровых документов и сравните с теми, по кому идут выплаты и отчисления. Люди, которые есть в одном списке и нет в другом, — первый сигнал.
Проверьте уволенных. По ним выплаты и отчисления должны прекратиться. Если человек уволился, а начисления продолжаются, разбирайтесь.
Посмотрите на расчётные листки. Суммы должны быть объяснимы: оклад, премия, удержания. Если цифры меняются без видимых причин, спросите почему.
Сверьте договоры с начислениями. Условия оплаты в договоре и суммы в учёте должны совпадать. Расхождение — повод задать вопрос.
Проверьте, как хранятся документы. Попросите найти документ по конкретному сотруднику. Если поиск занимает полдня или документ «где-то есть», порядок в учёте под вопросом.
Посмотрите на сроки. Отчётность и выплаты должны идти по графику. Постоянные переносы и спешка в последний день говорят о том, что процесс не выстроен.
Что спросить у бухгалтера
Задайте вопросы, на которые нужен короткий и понятный ответ. Кто отвечает за обмен документами между кадровым учётом и бухгалтерией? Как вы узнаёте о приёме, переводе и увольнении?
Как часто вы сверяете списки сотрудников с начислениями? Кто проверяет вашу работу, кроме вас самих? Что вы делаете, если документ пришёл с опозданием?
Попросите показать, как выглядит сверка. Если вам объясняют процесс по шагам — это хороший знак. Если отвечают общими словами, порядка, скорее всего, нет.
Спросите, что изменилось в правилах за последнее время и как это коснулось ваших выплат. Ответ покажет, следит ли человек за изменениями.
Тревожные сигналы и что делать
Сигналы стоит воспринимать серьёзно, когда их несколько. Списки сотрудников не совпадают. По уволенным идут начисления. Суммы в листках нельзя объяснить. Документы теряются. Отчётность сдаётся с опозданием. На вопросы отвечают раздражённо или уклончиво.
При таких сигналах не ждите проверки. Начните со сверки: составьте список сотрудников по кадровым документам и список по начислениям, отметьте расхождения. Запросите у бухгалтера письменные объяснения по каждому пункту.
Если объяснения не устраивают, передайте учёт другому исполнителю. Перед передачей опишите, какие документы и данные должны быть переданы, и проверьте полноту. Расхождения, найденные сейчас, исправить проще, чем после проверки.
Частые вопросы
Как часто нужно сверять кадровые документы с начислениями?
Регулярно, а не раз в год. Приём, перевод и увольнение — повод для сверки сразу. Плановую проверку удобно делать перед сдачей отчётности.
Можно ли поручить кадровый учёт и бухгалтерию одному человеку?
Можно, но тогда нужен внешний контроль. Один человек не проверяет сам себя, поэтому сверку стоит делать вам или другому исполнителю.
Что делать, если бухгалтер отказывается объяснять суммы?
Настаивайте на письменном объяснении по каждой сумме. Отказ — сам по себе тревожный сигнал. В такой ситуации разумно искать другого исполнителя.
Нужно ли проверять учёт, если отчётность сдаётся вовремя?
Да. Сданная вовремя отчётность не значит верная. Расхождения между кадровыми документами и начислениями видны только при сверке.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.