Качество бухучёта проверяется не по толщине папок, а по тому, сходится ли одно с другим. Если приказ о приёме на работу, отпуске или изменении оклада есть, но в расчётах его следа нет, вы этого можете не заметить месяцами. Ниже — проверки, которые владелец может сделать сам, без знания проводок.
Начните с простого: сверьте документы и расчёты
Возьмите папку с приказами по сотрудникам за последние месяцы. Рядом положите расчётные документы: расчётно-платёжные ведомости, расчёты по зарплате, своды начислений. Ваша задача — не разобраться в цифрах, а увидеть, что каждому приказу соответствует изменение в расчётах.
Проверьте по цепочке. Приказ о приёме — есть ли сотрудник в расчётах с нужной даты. Приказ об отпуске — совпадает ли период и сумма отпускных. Приказ об изменении оклада — изменилась ли сумма начислений с нужного месяца. Приказ об увольнении — есть ли расчёт при увольнении и прекратились ли начисления.
Если приказ есть, а в расчётах ничего не поменялось, это первый тревожный сигнал. Возможно, документ просто не попал к тому, кто считает зарплату. Возможно, его провели позже. И то и другое искажает расчёты.
Спросите, как приказы попадают в работу
У бухгалтера или в бухгалтерской компании стоит уточнить один конкретный процесс: каким путём приказ доходит до расчётов. Кто его получает, где он регистрируется, в какой момент попадает в расчёт.
Хороший признак — понятный порядок. Приказы регистрируются в журнале или в системе, у них есть дата и номер, и бухгалтер может показать, где именно приказ отражён. Плохой признак — ответ в духе «мы всё помним» или «присылайте, разберёмся».
Спросите, что происходит, если приказ пришёл позже нужной даты. Как исправляют расчёт, как пересчитывают, кто проверяет результат. Если ответ расплывчатый, порядок, скорее всего, не выстроен.
Проверьте, совпадают ли данные о сотрудниках
Попросите список сотрудников, который используется для расчётов. Сравните его со своим списком: кто работает, кто в отпуске, кто уволился. Расхождения бывают даже в небольших компаниях.
Отдельно проверьте документы, которые меняют расчёты: приказы об отпусках, больничные, заявления об изменении условий. Убедитесь, что они не лежат у вас в столе или в переписке, а дошли до бухгалтера.
Ещё одна простая проверка — расчётные листки. Если сотрудники их получают, спросите пару человек, сходятся ли суммы с тем, что они ожидали. Жалобы на неверные отпускные или оклад — сигнал, что приказы не доходят до расчётов.
Тревожные сигналы в бухучёте
Есть признаки, которые видны без специальных знаний. Насторожить должны частые исправления в расчётах задним числом. Если суммы за прошлые месяцы регулярно меняются, значит, документы приходят с опозданием или теряются.
Плохо, когда вы не можете быстро получить ответ на вопрос по конкретному сотруднику. Если на простой вопрос «почему в этом месяце начислено столько» уходит много времени и требуются уточнения, учёт ведётся неаккуратно.
Тревожно, если приказы хранятся в разных местах: часть в бумажной папке, часть в переписке, часть в системе. Тогда рано или поздно какой-то документ не попадёт в расчёт. Ищите единую точку, где собираются все кадровые документы.
Ещё один сигнал — отсутствие сверки. Если бухгалтер ни разу не показывал вам, как приказы соотносятся с расчётами, проверьте это сами.
Что делать, если нашли расхождения
Сначала зафиксируйте, что именно не сходится. Составьте короткий список: какой приказ, за какой период, какая сумма или начисление вызывают вопрос. Так разговор будет предметным, а не общим.
Передайте список бухгалтеру и попросите объяснить по каждому пункту. Хороший ответ — конкретный: где документ, когда попал в расчёт, что исправлено. Если объяснения общие, попросите показать документы.
Договоритесь о простом правиле на будущее: все приказы по сотрудникам передаются бухгалтеру сразу и в одном порядке. Например, через одного ответственного или через общую папку. Это снижает риск, что документ потеряется.
Если расхождения повторяются, стоит пересмотреть, как организован обмен документами. Иногда достаточно навести порядок в передаче приказов, чтобы расчёты перестали расходиться.
Частые вопросы
Как быстро понять, что приказы не попадают в расчёты?
Сравните несколько последних приказов с расчётными документами. Если хотя бы по одному из них нет следа в расчётах, порядок стоит проверить.
Нужно ли владельцу разбираться в проводках?
Нет. Достаточно проверять, что каждому приказу соответствует изменение в расчётах, и задавать бухгалтеру конкретные вопросы по сотрудникам.
Что делать, если бухгалтер отвечает общими словами?
Попросите показать документы и объяснить по конкретному приказу, где и когда он отражён. Если ответа нет, обсудите порядок передачи приказов и при необходимости смените подход к учёту.
Как не допускать расхождений в будущем?
Заведите единое место для кадровых приказов и договоритесь, что бухгалтер получает их сразу после издания. Периодически сверяйте список сотрудников и начисления.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.