Подотчётные деньги — это суммы, которые вы выдаёте сотруднику на рабочие расходы: купить материалы, оплатить доставку, оплатить что-то для офиса. Проверить, не теряются ли эти деньги, можно без знания бухгалтерских проводок. Достаточно посмотреть, как оформляются выдачи, как сотрудники отчитываются и совпадают ли записи бухгалтера с тем, что реально происходит в компании.
Что должно быть налажено в компании
Начните с простого: есть ли у вас порядок выдачи денег под отчёт. Должно быть понятно, кто имеет право получать деньги, на какие цели и как сотрудник подтверждает расход. Если такого порядка нет, деньги уходят «по договорённости», и проверить их потом сложно.
Второй элемент — заявление сотрудника на выдачу. Оно фиксирует сумму и цель. Без заявления непонятно, зачем выданы деньги и что считать правильным расходом.
Третий элемент — документы о расходе. Это чеки, квитанции, накладные, билеты — то, что подтверждает: сотрудник потратил деньги на дело, а не на себя. Четвёртый — отчёт сотрудника о том, что он потратил. Отчёт связывает выданную сумму и подтверждающие документы.
Если все четыре элемента есть и применяются на практике, учёт подотчётных сумм уже устроен разумно. Дальше проверьте, что это не только на бумаге.
Проверки, которые владелец может сделать сам
Первая проверка — выборочная. Возьмите несколько выдач за последние месяцы и попросите показать по каждой: заявление, документы о расходе и отчёт. Если по какой-то выдаче чего-то не хватает, это сигнал.
Вторая проверка — сверка сумм. Сравните, сколько денег выдано сотруднику и сколько он подтвердил документами. Разница должна быть объяснена: либо сотрудник вернул остаток, либо деньги ещё числятся за ним. Если разница «висит» без объяснений, деньги фактически потеряны для компании.
Третья проверка — давность долгов. Посмотрите, есть ли сотрудники, за которыми числятся суммы с прошлых периодов. Старые непогашенные подотчётные суммы — типичное место, где деньги зависают.
Четвёртая проверка — реальность расходов. Выборочно посмотрите на чеки и накладные: совпадают ли даты, суммы и содержание с тем, что происходило в компании. Документ на покупку, которой не было, — прямой повод разбираться.
Пятая проверка — полнота отражения. Спросите, все ли выдачи и отчёты попали в учёт. Если сотрудник отчитался, а в учёте этого нет, картина искажается.
Что спросить у бухгалтера
Задайте вопросы прямо и попросите ответить по существу. Сколько сотрудников сейчас имеют непогашенные подотчётные суммы и за какой период? Какие документы есть по каждой выдаче? Как учитываются возвраты остатков?
Спросите, как в учёте отражаются выдачи и отчёты: где видно, что сотрудник получил деньги и где — что он их потратил. Попросите показать это на примере одной выдачи.
Уточните, что происходит, если сотрудник не отчитался. Есть ли порядок действий, кто его запускает и как это фиксируется. Если ответ расплывчатый, значит, порядок не установлен.
Спросите, как проверяются документы о расходе перед принятием к учёту. Кто смотрит, что чек относится к нужной покупке и оформлен правильно.
Наконец, попросите регулярный отчёт по подотчётным суммам — короткий, на одну страницу. В нём должно быть видно, кто сколько получил, сколько подтвердил и сколько за ним числится. Такой отчёт позволяет вам контролировать ситуацию без погружения в проводки.
Тревожные сигналы
Первый сигнал — выдачи без заявлений и без указания цели. Деньги уходят, а зачем — никто внятно не объясняет.
Второй — отчёты без подтверждающих документов или с документами, которые вызывают сомнения. Если бухгалтер принимает такие отчёты молча, контроль не работает.
Третий — суммы, которые числятся за сотрудниками долго и никто их не взыскивает. Это может означать и потерю денег, и то, что учёт не отражает реальность.
Четвёртый — расхождения между тем, что вы знаете о расходах, и тем, что видите в отчётах. Например, вы помните, что покупка была крупной, а в документах она не отражена.
Пятый — отсутствие регулярной отчётности по подотчётным суммам. Если вы не можете получить сводку по запросу, контролировать процесс невозможно.
Шестой — сотрудник получает новую сумму, не закрыв предыдущую, и это никого не смущает. Так долги накапливаются и теряют связь с реальными расходами.
Что делать при тревожных сигналах
Сначала зафиксируйте порядок выдачи и отчётности в компании. Определите, кто может получать деньги, какие документы обязательны и в какой форме сотрудник отчитывается. Это ваша управленческая задача, а не только бухгалтера.
Затем проведите сверку по всем сотрудникам, за которыми числятся подотчётные суммы. По каждой сумме должно быть понятно: выдана, подтверждена документами, возвращена или числится за сотрудником. Всё, что не объясняется, разберите отдельно.
Запросите у бухгалтера письменное объяснение по проблемным суммам. Если документы утеряны, решите, как их восстановить. Если расходы не подтверждены, определите, что делать с сотрудником и как отразить это в учёте.
Введите регулярную проверку. Раз в месяц смотрите короткую сводку по подотчётным суммам и выборочно проверяйте несколько выдач. Так вы заметите проблему раньше, чем она станет большой.
Если расхождения серьёзные и повторяются, стоит пересмотреть, как ведётся учёт в целом. Возможно, дело не в отдельных ошибках, а в том, что процесс не выстроен. Тогда имеет смысл обсудить с бухгалтером, как наладить его системно.
Частые вопросы
Как часто нужно проверять подотчётные суммы?
Достаточно смотреть сводку раз в месяц и выборочно проверять несколько выдач. Если в компании много сотрудников с подотчётными суммами, проверяйте чаще.
Что делать, если сотрудник не отчитался за полученные деньги?
Нужно зафиксировать сумму, которая за ним числится, и потребовать отчёт или возврат остатка. Порядок действий стоит заранее описать, чтобы ситуация решалась одинаково для всех.
Можно ли обойтись без заявлений на выдачу денег?
Можно, но тогда сложно доказать, зачем выданы деньги и что считать правильным расходом. Заявление защищает и компанию, и сотрудника.
Что делать, если бухгалтер не может показать документы по выдаче?
Запросите объяснение и решите, как восстановить документы. Если такие случаи повторяются, обсудите, как перестроить учёт подотчётных сумм.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.